هدف از پیاده‌سازی ERP
«رشد» هدف هر کسب‌وکاری است. این رشد باعث تقویت برند، بالا رفتن سهم بازار، افزایش ظرفیت تولید و البته افزایش درآمد و سوددهی بیشتر می‌شود. اما رشد کسب‌وکارها با وجود مزایای بسیاری که برای صاحبانشان دارد پیچیدگی‌هایی را نیز با خود به همراه می‌آورد. مثلا بشدت باعث سنگین‌تر شدن بار کاری مدیران می‌شود. مدیریت فعالیت‌ها و بخش‌های مختلف سازمان مثل حسابداری، منابع انسانی، عملیات زنجیره تامین و خدمات مشتریان و هماهنگ‌کردن فرایندهای آنها برای رسیدن به عملکرد بهینه، بسیار دشوار است. اینجاست که خدمات یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به کار می‌آید. هدف از ERP بهبود کارآیی فرایندها در سراسر سازمان است. سیستم‌های ERP این کار را با بهینه کردن نحوه به کارگیری منابع انجام می‌دهند. این سیستم‌ها به شکلی منسجم و یکپارچه امور کسب‌وکار را سازمان‌دهی می‌کنند. آنها میان کارکردهای مجزا وحدت و انسجام ایجاد می‌کنند و کاری می‌کنند که فرایندها و تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده‌های دقیق و یکدست انجام شود. به زبان ساده ERP مثل سیستم اعصاب مرکزی هر کسب‌وکار است. این سیستم اطلاعات مهم را جمع‌آوری و منظم می‌کند تا عملیات مختلف کسب‌وکار با کارآیی بالا انجام شود. مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با استفاده از داشبوردهای سیستم ERP و گزارش‌گیری در لحظه آسان می‌شود. مدیریان به کمک این امکانات می‌توانند داده‌ها را ببینند و بهره‌وری و سوددهی را در یک نگاه بسنجند. سیستم‌هایERP به رشد بیشتر کسب‌وکار، کیفیت مطلوب‌تر خدمات و محصولات، ارتباطات بهتر و فضای کاری رضایت‌بخش‌تر می‌انجامند. وقتی این موارد را در کسب‌وکار خود مشاهده می‌کنید، قطعا زمان کنار گذاشتن نرم‌افزارهای قدیمی و پیاده‌سازی یک سیستم ERP فرا رسیده است: فعالیت‌های روزمره کسب‌وکار بیش از حد زمان می‌برد، مدیریت فرایندها دشوار شده است، یافتن پاسخ سوال‌های مربوط به کسب‌وکار مانند درآمد، موجودی کالاها، اقلام برگشتی و مانند آن دشوار است، فرصت‌ها برای تجربه فعالیت‌های جدید و رشد و شکوفایی کسب‌وکار مدام از دست می‌رود و انتظارات مشتریان به موقع برآورده نمی‌شود.نرم‌افزار ERP چگونه کار می‌کند؟
سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) از ماژول‌ها یا نرم‌افزارهای مختلف کسب‌وکاری تشکیل شده که با هم یکپارچه‌سازی شده‌اند. هر ماژول ERP معمولا روی یک زمینه مشخص کسب‌وکار متمرکز است، اما همه به پایگاه داده مشترکی دسترسی دارند و با یکدیگر همکاری می‌کنند تا نیازهای شرکت را برآورده کنند. این پایگاه داده واحد، امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات و ارتباط بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند. شرکت‌ها می‌توانند ماژول مورد نظرشان را انتخاب کنند. سیستم‌های ERP همچنین به رفع نیازهای خاص هر صنعت کمک می‌کنند.چرا باید یک سیستم ERP در کسب‌وکار خود داشته باشیم؟
وجود سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در یک کسب‌وکار لازم است زیرا:سیستم‌های ERP کارآیی و بهره‌وری کسب وکارها را به مقدار چشمگیری افزایش می‌دهند
انجام دستی کارها، استفاده از صفحات گسترده (spreadsheets) و نرم‌افزارهای قدیمی و سیستم‌های غیریکپارچه، مانع کارآمدی فرایندها و رسیدن به بهره‌وری مطلوب در کسب‌وکار شما هستند. به کمک سیستم‌های ERP بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام می‌شوند. بنابراین هم خطاهای انسانی کمتر می‌شود و هم کارکنان خواهند توانست بر وظایف دیگر خود تمرکز کنند و آنها را با کیفیت بهتر انجام دهند. این سیستم‌ها کسب‌وکاری داده-محور و محیط کاری مبتنی بر همکاری را فراهم می‌کنند، به مدیران کمک می‌کنند ناکارآمدی‌ها را شناسایی و برطرف کنند و به این ترتیب بهره‌وری کل سازمان را بالا می‌برند.سیستم‌های ERP باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های غیرضروری کسب‌وکارها می‌شوند
کارآیی بیشتر و عملکرد بهتر ناشی از اداره کردن کسب‌وکار به کمک سامانه ERP باعث کاهش هزینه‌های کسب‌وکار می‌شود. مثلا سیستم ERP با خودکارسازی عملیات، سبب می‌شود کارهای بیشتری در زمان کوتاهتر و باصرف منابع کمتر انجام شود، از جمله با تعداد کارکنان کمتر، که این موضوع باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.سیستم‌های ERP چابکی کسب‌وکارها را افزایش می‌دهند
در محیط دائما در حال تغییر کسب‌وکار، قابلیت سازگاری و انطباق با تغییر ضروری است. گزارش‌هایی که سیستم‌های ERP ارائه می‌دهند به آگاهی از روند فروش و شناسایی تقاضای بازار کمک می‌کنند. با دسترسی به داده‌های دقیق و شفاف، خطای پیش‌بینی‌ها نیز کمتر می‌شود. از سوی دیگر به کمک این سیستم‌ها می‌توان به سرعت تغییرات لازم را مطابق با روندها و تقاضای بازار اعمال کرد. مثلا تولیدکنندگان می‌توانند طی مدت کوتاهی روند تولید و مشخصات محصولات خود را با کمترین کاهش در مقدار تولید و کیفیت تغییر دهند. با خودکارسازی فرایندها، سرعت انجام کارها نیز بیشتر می‌شود که تحویل به موقع محصولات و خدمات و رضایت بیشتر مشتریان را در پی دارد.سیستم‌های ERP امکان رشد و شکوفایی کسب‌وکار را فراهم می‌کنند
رشد کسب‌وکار با از بین بردن ناکارآمدی‌ها و زمان و منابع تلف شده تسهیل می‌شود. اگر به دلیل کارآیی پایین و استفاده از نرم‌افزارهای قدیمی قادر به تامین تقاضا نیستید، می‌توانید با پیاده‌سازی سیستم ERP به رشد مورد نظر در کسب‌وکار خود برسید. ERP ها با قابلیت پیشرفته اتوماسیون و دیگر ابزارهای صرفه‌جویی در منابع، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند آسانتر رشد کنند و پاسخگوی افزایش صورت گرفته در تقاضا باشند.سیستم‌های ERP باعث همکاری و ارتباط بهتر هم در داخل سازمان و هم با تامین‌کنندگان و مشتریان می‌شوند
راهکارهای ERP می‌توانند به صورت کانون‌های خوبی برای همکاری و ارتباطات باشند. کاربران در سراسر سازمان به کمک سیستم ERP به فعالیت‌هایی چون به اشتراک گذاشتن فایل‌ها و گفت‌وگو و تعامل با یکدیگر می‌پردازند. اما راهکارهای ERP فقط برای ارتباطات داخل سازمان مفید نیستند، بلکه در بهبود ارتباط با مشتریان و شرکت‌های همکار نیز تاثیر دارند. به کمک سیستم‌های ERP می‌توان اطلاعات و آگاهی بیشتری درباره تامین‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات به دست آورد و از تبادل بهینه اطلاعات با آنها بهره برد. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند برای پیگیری امور مربوط به تیکت‌های پشتیبانی مشتریان، اقلام برگشتی و پاسخ‌های نظرسنجی‌ها به کار روند.سیستم‌های ERP امکان تصمیم‌گیری بهتر مدیران را فراهم می‌کنند
سیستم‌های ERP اطلاعات مربوط به فرایندهای کسب‌وکار را گردآوری می‌کنند و مدیران و کارکنانی که اجازه دسترسی داشته باشند می‌توانند به کمک آنها به سرعت، نمایی کلی از عملکردها و پروژه‌ها را مشاهده کنند. اطلاعات به‌روز پروژه‌ها با یک دکمه در دسترس خواهد بود و اسناد مهم بطور ایمن در سیستم نگهداری می‌شوند و در دسترس قرار می‌گیرند. ابزارهای پایش در سیستم جامع ERP ها داده‌های مربوط را در لحظه جمع می‌کنند و به گونه‌ای ارائه می‌دهند که جامع و به آسانی قابل فهم باشد. بنابراین دسترسی به گزارشهای دقیق آسان می‌شود. اما گزارش‌دهی از داده‌های جمع شده فقط نیمی از ماجراست، راهکارهای تعبیه شده در ERP به کسب بینش و آگاهی از اطلاعات خام کمک می‌کنند، که باعث می‌شود صاحبان کسب‌وکار بتوانند آگاهانه‌تر و چابک‌تر تصمیم بگیرند. همچنین از آنجا که سیستم‌های ERP کار تمام بخش‌ها و فرایندهای کسب‌وکار را هماهنگ می‌کنند، مدیران با سهولت بیشتری می‌توانند دریابند که چگونه تغییرات در یک حوزه سازمان بر حوزه‌های دیگر اثر می‌گذارد.ویژگی‌های عمومی نرم افزارهای ERP
یکپارچگی در سراسر سازمان، قابلیت خودکارسازی، برخورداری از دیدگاه فرایندگرا، مطابقت با به‌روش‌ها (Best practices) و قابلیت سفارشی‌سازی، قابلیت ارائه گزارشهای لحظه‌ای (real-time)، ماژولار بودن و ارائه رابط کاربری متحدالشکل از ویژگی‌های راهکارهای جامع مدیریت منابع سازمانی هستند. شالوده ERP، توانایی یکپارچه‌سازی فرایندهای مختلف و ایجاد محیط کار نرم‌افزاری واحد و متمرکز است. به این طریق، همه یا دست کم بیشتر فرایندهای تکراری که در نرم‌افزارهای متعدد اجرا می‌شد حذف می‌شود. وجود پایگاه داده مشترک برای تمام بخش‌ها سبب می‌شود داده‌ها فقط یک بار و با تعریف و ویژگی‌های واحدی وارد شود. به این ترتیب خطر بروز خطا نیز کمتر می‌شود. یکپارچه‌سازی داده‌ها و فرایندها در سرتاسر سازمان در کنار قابلیت خودکارسازی فرایندها در بالابردن کارآیی سازمان بسیار موثر است. مثلا ثبت یک سفارش جدید می‌تواند به طور خودکارسبب شود عملیات بررسی اعتبار حساب مشتری به راه بیفتد، موجودی کالا استعلام شود و زمان‌بندی توزیع به‌روز شود. همچنین در نهایت وقتی سفارش ارسال شد، فاکتور فرستاده شود. به این ترتیب این نرم‌افزار دیدگاهی فرایندگرا دارد و فرایندهای یکپارچه (end-to-end) در آن در نظرگرفته شده‌اند. بنابراین می‌تواند در زمینه تحول کسب‌وکارها و حرکت به سمت فرایندگرایی نیز آنها را یاری دهد. این سیستم بر اساس به‌روش‌های صنایع ایجاد شده است و تجارب موفق شرکت‌ها را به کار می‌بندد، از این رو عملا دانش و رویه‌های شرکت‌های موفق را در اختیار کسب‌وکارهایی که از این سیستم استفاده می‌کنند قرار می‌دهد. سیستم‌های ERP که گستره کاملی از فرایندهای کسب‌وکار را مدیریت می‌کنند برای اینکه بتوانند به خوبی عمل کنند و قابل استفاده باشند باید بسیار انعطاف‌پذیر باشند. بنابراین آنها نه تنها به همان شکل اولیه خود قادر به انجام بیشتر وظایف ضروری خود هستند، بلکه قابلیت سفارشی‌سازی هم دارند تا بتوانند وظایف ویژه‌ای را نیز انجام دهند. سیستم‌های ERP قابلیت پایش فرایندها، گزارش‌گیری و انجام انواع عملیات در لحظه (real-time) را ارائه می‌دهند. پویایی کسب‌وکارها و فرایندهای آنها ایجاب می‌کند از سیستم‌هایی برای مدیریت شرکت‌ها استفاده شود که قادر به پایش و پردازش داده‌ها در لحظه باشند تا مدیران بتوانند کارها را همگام با دنیای واقعی پیش ببرند. ماژولار بودن سیستم ERP سبب می‌شود هر کسب‌و کار فقط برای نرم‌افزارهای مورد نیاز خود هزینه کند و مجبور به تهیه نرم‌افزاری نباشد که برای آن کاربردی یا لازم نیست. همچنین ویژگی ماژولار بودن سبب می‌شود هزینه سرمایه‌گذاری برای کسب‌وکار به مرور و در زمان تهیه ماژول‌های مختلف پرداخت شود. هزینه پیاده‌سازی ERP و دشواری‌های آن برای سازمان نیز به همین ترتیب در زمان تقسیم خواهد شد. این ویژگی در پیاده‌سازی‌های دولایه (سیستم نیز سودمند است. یک شرکت مادر ممکن است از ERP بزرگ و پیچیده‌ای استفاده کند در حالی که شرکت کوچک زیرمجموعه آن چند ماژول از ERP دیگری را به کار ببرد. همچنین این ویژگی باعث می‌شود کارکنان به مرور به بخش‌های جدید سیستم عادت کنند بدون اینکه بخش‌های دیگر سیستم تحت تاثیر آن قرار بگیرد. رابط کاربری متحدالشکل و شبیه بودن همه ماژول‌ها از نظر ظاهر، حس و کارکردها صرف نظر از اینکه به کدام بخش سازمان مربوط است، استفاده از سیستم را آسانتر می‌کند و برای کارکنانی که ممکن است از بخشی به بخش دیگر منتقل شوند یا مدام بین بخش‌ها جابجا شوند مفید است.معمول‌ترین ماژول‌های ERP در کسب‌وکار
برخی ماژول‌های متداول در سیستم‌های ERP عبارتند از: منابع انسانی (HR)، مالی، زنجیره تأمین، تولید، فروش، مدیریت دارایی‌ها، خرید، موجودی، سفارش‌ها .مزایای استفاده از ERP در کسب‌وکار
مزایای استفاده از سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی در کسب‌وکارها عبارتند از:- تسریع، ساده‌سازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار و بالابردن بهره‌وری
- کاهش خطای انسانی
- فراهم کردن امکان تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه مدیران
- شفافیت بیشتر داده‌ها و فرایندها
- ارتباط بهتر میان بخش‌های مختلف شرکت و قابلیت به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین این بخش‌ها
- ارتباط بهتر با شرکت‌های همکار، مشتریان و تامین‌کنندگان
- افزایش کیفیت خدمات مشتریان به‌دلیل زمان پاسخ‌گویی کوتاهتر
- بهبود مدیریت اطلاعات و دانش سازمان
- بهبود تحلیل‌های مدیریتی
- دسترسی دقیق و به موقع به داده‌های قابل اتکا و گزارشهای دقیق و به روز
- حذف عملیات و داده‌های غیرضروری و تکراری
- خودکارسازی و استانداردسازی عملیات
- کمک به پایبندی شرکت‌ها به استانداردها و الزامات قانونی مانند تنظیم دقیق و بهنگام گزارشهای مالی، رعایت قوانین و ضوابط زیست محیطی، حفظ ایمنی کارکنان و مطابقت محصولات و خدمات با دستورالعمل‌های سازمان‌های نظارتی.
- کنارگذاشتن نرم‌افزارهای قدیمی و رفع نیاز به تعامل با شرکت‌های نرم‌افزاری متعدد برای اموری مثل پشتیبانی
- ارائه لایه‌ای اضافه از امنیت داده برای تمام فرایندهای کسب‌وکار و پایگاه داده مشترک.
- عملکرد بهتر واحدهای تشکیل دهنده کسب‌وکار و بهبود کیفیت کالا و خدمات
- کاهش هزینه‌ها
- فراهم کردن امکان رشد کسب وکار
- افزایش رقابت‌پذیری کسب‌وکار
- کمک به انطباق سریع با تغییرات بازار
- کاهش ریسک
معایب استفاده از ERP
با وجود اهمیت ERP در کسب و کارها، پیاده‌سازی این سیستم‌ها مشکلات خاص خود را نیز دارد. برخی معایب پیاده‌سازی و استفاده از سیستم‌های ERP در کسب‌وکارها از این قرارند:- نصب این سیستم هزینه‌بر است و خدمات مشاوره نیز بسیار پرهزینه هستند.
- مقاومت در برابر به اشتراک‌گذاشتن اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند باعث کاهش کارآیی سیستم شود.
- استفاده از سیستم می‌تواند، به ویژه در ابتدا، برای کارکنان دشوار باشد.
- پیاده‌سازی سیستم ERPزمان می‌برد و باید منابعی را در سازمان به آن اختصاص داد.
- تضمینی برای موفقیت کامل شرکت در پیاده‌سازی وجود ندارد. فرهنگ سازمانی، آگاهی از اینکه چگونه باید کارکنان را در فرایند پیاده‌سازی دخالت داد، پیش‌بینی تغییرات منفی که ممکن است در سازمان پیش بیاید و آموزش نیروی کار سازمان از عوامل موثر در پیاده‌سازی موفق هستند.
- فواید استفاده از سیستم ERP بلافاصله بعد از پیاده‌سازی آن خود را نشان نمی‌دهند و پس از مدتی مشخص می‌شوند.
- ERP فرایندها را یکپارچه می‌کند و انجام وظایف مدیریتی مربوط به هر کدام از آنها را بهینه می‌کند، اما عموما قادر نیست فرایندهای اشتباه را اصلاح کند و مشکلات ناشی از خط‌مشی‌های نادرست سازمان را برطرف کند. البته این سیستم ممکن است بتواند موارد مشکل‌ساز را در این فرایندها و خط مشی‌ها شناسایی کند تا سازمان‌ها بتوانند اصلاحات لازم را انجام دهند.
حسن نکوهی
با سلام و عرض خسته نباشید
سیستم ERP مزیت های خیلی زیادی داره که شما به خوبی بهش پرداختید
ممنون از مقاله خوبتون
من یه مقاله دیگه در اقتصاد آفرین با عنوان مزایای استفاده از سیستم های یکپارچه (ERP) در کسب و کارها خوندم اونم بهتون پیشنهاد میکنم.