ERP چیست و چه مزایایی برای کسب و کار دارد؟

هدف از پیاده‌سازی ERP

«رشد» هدف هر کسب‌وکاری است. این رشد باعث تقویت برند، بالا رفتن سهم بازار، افزایش ظرفیت تولید و البته افزایش درآمد و سوددهی بیشتر می‌شود. اما رشد کسب‌وکارها با وجود مزایای بسیاری که برای صاحبانشان دارد پیچیدگی‌هایی را نیز با خود به همراه می‌آورد. مثلا بشدت باعث سنگین‌تر شدن بار کاری مدیران می‌شود. مدیریت فعالیت‌ها و بخش‌های مختلف سازمان مثل حسابداری، منابع انسانی، عملیات زنجیره تامین و خدمات مشتریان و هماهنگ‌کردن فرایندهای آنها برای رسیدن به عملکرد بهینه، بسیار دشوار است. اینجاست که خدمات یک سیستم برنامه‌ ریزی منابع سازمانی ERP به کار می‌آید. هدف از ERP بهبود کارآیی فرایندها در سراسر سازمان است. سیستم‌های ERP این کار را با بهینه کردن نحوه به کارگیری منابع انجام می‌دهند. این‌ سیستم‌ها به شکلی منسجم و یکپارچه امور کسب‌وکار را سازمان‌دهی می‌کنند. آنها میان کارکردهای مجزا وحدت و انسجام ایجاد می‌کنند و کاری می‌کنند که فرایندها و تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده‌های دقیق و یکدست انجام شود. به زبان ساده ERP مثل سیستم اعصاب مرکزی هر کسب‌وکار است. این سیستم اطلاعات مهم را جمع‌آوری و منظم می‌کند تا عملیات مختلف کسب‌وکار با کارآیی بالا انجام شود.
مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با استفاده از داشبوردهای سیستم ERP و گزارش‌گیری‌ در لحظه‌ آسان می‌شود. مدیریان به کمک این امکانات می‌توانند داده‌ها را ببینند و بهره‌وری و سوددهی را در یک نگاه بسنجند. سیستم‌هایERP به رشد بیشتر کسب‌وکار، کیفیت مطلوب‌تر خدمات و محصولات، ارتباطات بهتر و فضای کاری رضایت‌بخش‌تر می‌انجامند.
وقتی این موارد را در کسب‌وکار خود مشاهده می‌کنید، قطعا زمان کنار گذاشتن نرم‌افزارهای قدیمی و پیاده‌سازی یک سیستم ERP فرا رسیده است: فعالیت‌های روزمره کسب‌وکار بیش از حد زمان می‌برد، مدیریت فرایندها دشوار شده است، یافتن پاسخ سوال‌های مربوط به کسب‌وکار مانند درآمد، موجودی کالاها، اقلام برگشتی و مانند آن دشوار است، فرصت‌ها برای تجربه فعالیت‌های جدید و رشد و شکوفایی کسب‌وکار مدام از دست می‌رود و انتظارات مشتریان به موقع برآورده نمی‌شود.

نرم‌افزار ERP چگونه کار می‌کند؟

سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) از ماژول‌ها یا نرم‌افزارهای مختلف کسب‌وکاری تشکیل شده که با هم یکپارچه‌سازی شده‌اند. هر ماژول ERP معمولا روی یک زمینه مشخص کسب‌وکار متمرکز است، اما همه به پایگاه داده مشترکی دسترسی دارند و با یکدیگر همکاری می‌کنند تا نیازهای شرکت را برآورده کنند. این پایگاه داده واحد، امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات و ارتباط بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند. شرکت‌ها می‌توانند ماژول مورد نظرشان را انتخاب کنند. سیستم‌های ERP  همچنین به رفع نیازهای خاص هر صنعت کمک می‌کنند.

چرا باید یک سیستم ERP در کسب‌وکار خود داشته باشیم؟

وجود سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی در یک کسب‌وکار لازم است زیرا:

سیستم‌های ERP کارآیی و بهره‌وری کسب وکارها را به مقدار چشمگیری افزایش می‌دهند

انجام دستی کارها، استفاده از صفحات گسترده (spreadsheets) و نرم‌افزارهای قدیمی‌ و سیستم‌های غیریکپارچه، مانع کارآمدی فرایندها و رسیدن به بهره‌وری مطلوب در کسب‌وکار شما هستند. به کمک سیستم‌های ERP بسیاری از کارها به صورت خودکار انجام می‌شوند. بنابراین هم خطاهای انسانی کمتر می‌شود و هم کارکنان خواهند توانست بر وظایف دیگر خود تمرکز کنند و آنها را با کیفیت بهتر انجام دهند. این سیستم‌ها کسب‌وکاری داده-محور و محیط کاری مبتنی بر همکاری را فراهم می‌کنند، به مدیران کمک می‌کنند ناکارآمدی‌ها را شناسایی و برطرف کنند و به این ترتیب بهره‌وری کل سازمان را بالا می‌برند.

سیستم‌های ERP باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های غیرضروری کسب‌وکارها می‌شوند

کارآیی بیشتر و عملکرد بهتر ناشی از  اداره کردن کسب‌وکار به کمک سامانه ERP باعث کاهش هزینه‌های کسب‌وکار می‌شود. مثلا سیستم‌ ERP با خودکارسازی عملیات، سبب می‌شود کارهای بیشتری در زمان کوتاهتر و باصرف منابع کمتر انجام شود، از جمله با تعداد کارکنان کمتر، که این موضوع باعث کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.

سیستم‌های ERP چابکی کسب‌وکارها را افزایش می‌دهند

در محیط دائما در حال تغییر کسب‌وکار، قابلیت سازگاری و انطباق با تغییر ضروری است. گزارش‌هایی که سیستم‌های ERP ارائه می‌دهند به آگاهی از روند فروش و شناسایی تقاضای بازار کمک می‌کنند. با دسترسی به داده‌های دقیق و شفاف، خطای پیش‌بینی‌ها نیز کمتر می‌شود. از سوی دیگر به کمک این سیستم‌ها می‌توان به سرعت تغییرات لازم را مطابق با روندها و تقاضای بازار اعمال کرد. مثلا تولیدکنندگان می‌توانند طی مدت کوتاهی روند تولید و مشخصات محصولات خود را با کمترین کاهش در مقدار تولید و کیفیت تغییر دهند. با خودکارسازی فرایندها، سرعت انجام کارها نیز بیشتر می‌شود که تحویل به موقع محصولات و خدمات و رضایت بیشتر مشتریان را در پی دارد.

سیستم‌های ERP امکان رشد و شکوفایی کسب‌وکار را فراهم می‌کنند

رشد کسب‌وکار با از بین بردن ناکارآمدی‌ها و زمان و منابع تلف شده تسهیل می‌شود. اگر به دلیل کارآیی پایین و استفاده از نرم‌افزارهای قدیمی قادر به تامین تقاضا نیستید، می‌توانید با پیاده‌سازی سیستم ERP به رشد مورد نظر در کسب‌وکار خود برسید. ERP ها با قابلیت پیشرفته اتوماسیون و دیگر ابزارهای صرفه‌جویی در منابع، به کسب‌وکارها کمک می‌کنند آسان‌تر رشد کنند و پاسخگوی افزایش صورت گرفته در تقاضا باشند.

سیستم‌های ERP باعث همکاری و ارتباط بهتر هم در داخل سازمان و هم با تامین‌کنندگان و مشتریان می‌شوند

راهکارهای ERP می‌توانند به صورت کانون‌های خوبی برای همکاری و ارتباطات باشند. کاربران در سراسر سازمان به کمک سیستم ERP به فعالیت‌هایی چون به اشتراک گذاشتن فایل‌ها و گفت‌وگو و تعامل با یکدیگر می‌پردازند. اما راهکارهای ERP فقط برای ارتباطات داخل سازمان مفید نیستند، بلکه در بهبود ارتباط با مشتریان و شرکت‌های همکار نیز تاثیر دارند. به کمک سیستم‌های ERP می‌توان اطلاعات و آگاهی بیشتری درباره تامین‌کنندگان و ارائه‌دهندگان خدمات به دست آورد و از تبادل بهینه اطلاعات با آنها بهره برد. این سیستم‌ها همچنین می‌توانند برای پیگیری امور مربوط به تیکت‌های پشتیبانی مشتریان، اقلام برگشتی‌ و پاسخ‌های نظرسنجی‌ها به کار روند.

سیستم‌های ERP امکان تصمیم‌گیری بهتر مدیران را فراهم می‌کنند

سیستم‌های ERP اطلاعات مربوط به فرایندهای کسب‌وکار را گردآوری می‌کنند و مدیران و کارکنانی که اجازه دسترسی داشته باشند می‌توانند به کمک آنها به سرعت، نمایی کلی از عملکردها و پروژه‌ها را مشاهده کنند. اطلاعات به‌روز پروژه‌ها با یک دکمه در دسترس خواهد بود و اسناد مهم بطور ایمن در سیستم نگهداری می‌شوند و در دسترس قرار می‌گیرند.

ابزارهای پایش در سیستم جامع ERP ها داده‌های مربوط را در لحظه جمع می‌کنند و به گونه‌ای ارائه می‌دهند که جامع و به آسانی قابل فهم باشد. بنابراین دسترسی به گزارش‌های دقیق آسان می‌شود. اما گزارش‌دهی از داده‌های جمع‌ شده فقط نیمی از ماجراست، راهکارهای تعبیه شده در ERP به کسب بینش و آگاهی از اطلاعات خام کمک می‌کنند، که باعث می‌شود صاحبان کسب‌وکار بتوانند آگاهانه‌تر و چابک‌تر تصمیم بگیرند. همچنین از آنجا که سیستم‌های ERP کار تمام بخش‌ها و فرایندهای کسب‌وکار را هماهنگ می‌کنند، مدیران با سهولت بیشتری می‌توانند دریابند که چگونه تغییرات در یک حوزه سازمان بر حوزه‌های دیگر اثر می‌گذارد.

ویژگی‌های عمومی نرم ‌افزارهای ERP

یکپارچگی‌ در سراسر سازمان، قابلیت خودکارسازی، برخورداری از دیدگاه فرایندگرا، مطابقت با به‌روش‌ها (Best practices) و قابلیت سفارشی‌سازی، قابلیت ارائه گزارش‌های لحظه‌ای (real-time)، ماژولار بودن و ارائه رابط کاربری متحدالشکل از ویژگی‌های راهکارهای جامع مدیریت منابع سازمانی هستند.

شالوده ERP، توانایی یکپارچه‌سازی فرایندهای مختلف و ایجاد محیط کار نرم‌افزاری واحد و متمرکز است. به این طریق، همه یا دست کم بیشتر فرایندهای تکراری که در نرم‌افزارهای متعدد اجرا می‌شد حذف می‌شود. وجود پایگاه داده مشترک برای تمام بخش‌ها سبب می‌شود داده‌ها فقط یک بار و با تعریف و ویژگی‌های واحدی وارد شود. به این ترتیب خطر بروز خطا نیز کمتر می‌شود. یکپارچه‌سازی داده‌ها و فرایندها در سرتاسر سازمان در کنار قابلیت خودکارسازی فرایندها در بالابردن کارآیی سازمان بسیار موثر است. مثلا ثبت یک سفارش جدید می‌تواند به طور خودکارسبب شود عملیات بررسی اعتبار حساب مشتری به راه بیفتد، موجودی کالا استعلام شود و زمان‌بندی توزیع به‌روز ‌شود. همچنین در نهایت وقتی سفارش ارسال شد، فاکتور فرستاده ‌شود. به این ترتیب این نرم‌افزار دیدگاهی فرایندگرا دارد و فرایندهای یکپارچه (end-to-end) در آن در نظرگرفته شده‌اند. بنابراین می‌تواند در زمینه تحول کسب‌وکارها و حرکت به سمت فرایندگرایی نیز آنها را یاری دهد.

این سیستم بر اساس به‌روش‌های صنایع ایجاد شده است و تجارب موفق شرکت‌ها را به کار می‌بندد، از این رو عملا دانش و رویه‌های شرکت‌های موفق را در اختیار کسب‌وکارهایی که از این سیستم استفاده می‌کنند قرار می‌دهد. سیستم‌های ERP که گستره کاملی از فرایندهای کسب‌وکار را مدیریت می‌کنند برای اینکه بتوانند به خوبی عمل کنند و قابل استفاده باشند باید بسیار انعطاف‌پذیر باشند. بنابراین آنها نه تنها به همان شکل اولیه خود قادر به انجام بیشتر وظایف ضروری خود هستند، بلکه قابلیت سفارشی‌سازی هم دارند تا بتوانند وظایف ویژه‌ای را نیز انجام دهند.

سیستم‌های ERP قابلیت پایش فرایندها، گزارش‌گیری و انجام انواع عملیات در لحظه (real-time) را ارائه می‌دهند. پویایی کسب‌وکارها و فرایندهای آنها ایجاب می‌کند از سیستم‌هایی برای مدیریت شرکت‌ها استفاده شود که قادر به پایش و پردازش داده‌ها در لحظه‌ باشند تا مدیران بتوانند کارها را همگام با دنیای واقعی پیش ببرند.

ماژولار بودن سیستم ERP سبب می‌شود هر کسب‌و کار فقط برای نرم‌افزارهای مورد نیاز خود هزینه کند و مجبور به تهیه نرم‌افزاری نباشد که برای آن کاربردی یا لازم نیست. همچنین ویژگی ماژولار بودن سبب می‌شود هزینه سرمایه‌گذاری برای کسب‌وکار به مرور و در زمان تهیه ماژول‌های مختلف پرداخت شود. هزینه پیاده‌سازی ERP و دشواری‌های آن برای سازمان نیز به همین ترتیب در زمان تقسیم خواهد شد. این ویژگی در پیاده‌سازی‌های دولایه (سیستم نیز سودمند است. یک شرکت مادر ممکن است از ERP بزرگ و پیچیده‌ای استفاده کند در حالی که شرکت‌ کوچک زیرمجموعه آن چند ماژول از ERP دیگری را به کار ببرد. همچنین این ویژگی باعث می‌شود کارکنان به مرور به بخش‌های جدید سیستم عادت کنند بدون اینکه بخش‌های دیگر سیستم تحت تاثیر آن قرار بگیرد.

رابط کاربری متحدالشکل و شبیه بودن همه ماژول‌ها از نظر ظاهر، حس و کارکردها صرف نظر از اینکه به کدام بخش سازمان مربوط است، استفاده از سیستم را آسان‌تر می‌کند و برای کارکنانی که ممکن است از بخشی به بخش دیگر منتقل شوند یا مدام بین بخش‌ها جابجا ‌شوند مفید است.

معمول‌ترین ماژول‌های ERP

برخی ماژول‌های متداول در سیستم‌های ERP عبارتند از: منابع انسانی (HR)، مالی، زنجیره تأمین، تولید، فروش، مدیریت دارایی‌ها، خرید، موجودی، سفارش‌ها .

مزایای استفاده از ERP

مزایای استفاده از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی در کسب‌وکارها عبارتند از:

• تسریع، ساده‌سازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار و بالابردن بهره‌وری
• کاهش خطای انسانی
• فراهم کردن امکان تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه مدیران
• شفافیت بیشتر داده‌ها و فرایندها
• ارتباط بهتر میان بخش‌های مختلف شرکت و قابلیت به اشتراک‌گذاری اطلاعات بین این بخش‌ها
• ارتباط بهتر با شرکت‌های همکار، مشتریان و تامین‌کنندگان
• افزایش کیفیت خدمات مشتریان به‌دلیل زمان پاسخ‌گویی کوتاه‌تر
• بهبود مدیریت اطلاعات و دانش سازمان
• بهبود تحلیل‌های مدیریتی
• دسترسی دقیق و به موقع به داده‌های قابل اتکا و گزارش‌های دقیق و به روز
• حذف عملیات و داده‌های غیرضروری و تکراری
• خودکارسازی و استانداردسازی عملیات
• کمک به پایبندی شرکت‌ها به استانداردها و الزامات قانونی مانند تنظیم دقیق و بهنگام گزارش‌‌های مالی، رعایت قوانین و ضوابط زیست محیطی، حفظ ایمنی کارکنان و مطابقت محصولات و خدمات با دستورالعمل‌های سازمان‌های نظارتی.
• کنارگذاشتن نرم‌افزارهای قدیمی و رفع نیاز به تعامل با شرکت‌های نرم‌افزاری متعدد برای اموری مثل پشتیبانی
• ارائه لایه‌ای اضافه از امنیت داده برای تمام فرایندهای کسب‌وکار و پایگاه داده مشترک‌.
• عملکرد بهتر واحدهای تشکیل دهنده کسب‌وکار و بهبود کیفیت کالا و خدمات
• کاهش هزینه‌ها
• فراهم کردن امکان رشد کسب وکار
• افزایش رقابت‌پذیری کسب‌وکار
• کمک به انطباق سریع با تغییرات بازار
• کاهش ریسک

معایب استفاده از ERP

با وجود اهمیت ERP در کسب و کارها، پیاده‌سازی این سیستم‌ها مشکلات خاص خود را نیز دارد. برخی معایب پیاده‌سازی و استفاده از سیستم‌های ERP در کسب‌وکارها از این قرارند:

• نصب این سیستم هزینه‌بر است و خدمات مشاوره نیز بسیار پرهزینه هستند.
• مقاومت در برابر به اشتراک‌گذاشتن اطلاعات بین بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند باعث کاهش کارآیی سیستم شود.
• استفاده از سیستم می‌تواند، به ویژه در ابتدا، برای کارکنان دشوار باشد.
• پیاده‌سازی سیستم ERPزمان می‌برد و باید منابعی را در سازمان به آن اختصاص داد.
• تضمینی برای موفقیت کامل شرکت در پیاده‌سازی وجود ندارد. فرهنگ سازمانی، آگاهی از اینکه چگونه باید کارکنان را در فرایند پیاده‌سازی دخالت داد، پیش‌بینی تغییرات منفی که ممکن است در سازمان پیش بیاید و آموزش نیروی کار سازمان از عوامل موثر در پیاده‌سازی موفق هستند.
• فواید استفاده از سیستم ERP بلافاصله بعد از پیاده‌سازی آن خود را نشان نمی‌دهند و پس از مدتی مشخص می‌شوند.
• ERP فرایندها را یکپارچه می‌کند و انجام وظایف مدیریتی مربوط به هر کدام از آنها را بهینه می‌کند، اما عموما قادر نیست فرایندهای اشتباه را اصلاح کند و مشکلات ناشی از خط‌مشی‌های نادرست سازمان را برطرف کند. البته این سیستم ممکن است بتواند موارد مشکل‌ساز را در این فرایندها و خط مشی‌ها شناسایی کند تا سازمان‌ها بتوانند اصلاحات لازم را انجام دهند.

نگاهی به تاریخچه ERP

در سال 1913 مهندسی به نام فورد ویتمن هریس (Ford Whitman Harris) مدل EOQ(Order Quantity Economic به معنی مقدار سفارش اقتصادی) را توسعه داد که سیستم تولیدی برای زمان‌بندی تولید روی کاغذ بود. در سال 1964 شرکت بلک اند دکر (Black and Decker) نخستین شرکتی بود که راهکار MRP (سرواژه Material Requirements Planning به معنی برنامه‌ریزی الزامات مواد) را به کار برد که از مدل EOQ و رایانه بزرگ (mainframe) استفاده می‌کرد. در دهه 70 و 80 میلادی فناوری‌های رایانه‌ای پیشرفت کرد و خارج از حوزه تولید، نرم‌افزارهایی ابتدایی برای رسیدگی به فعالیت‌های کسب‌وکار به کار رفتند. فعالیت‌های مالی، منابع انسانی و مدیریت ارتباط با مشتریان از آن جمله بودند. در سال 1983 MRP II (Manufacturing Resource Planning به معنی برنامه‌ریزی منابع تولید) توسعه یافت که ماژول‌های مختلفی داشت و امور تولید را در سیستم داده مشترکی یکپارچه‌سازی می‌کرد. در دهه 90 میلادی گروه گارتنر (Gartner Group)، که شرکت مشاوره و تحقیقات فناوری اطلاعات است، اصطلاح سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP را برای تمایز این سیستم‌ها از سیستم‌های MRP، ایجاد کرد. در این دهه و دهه بعد سیستم‌های ERP گسترش یافتند و هوش تجاری (هوشمندی کسب‌وکار) را نیز در برگرفتند و همزمان کارکردهای دیگری چون اتوماسیون نیروی فروش، اتوماسیون بازاریابی و تجارت الکترونیک (eCommerce) را نیز عهده‌دار شدند. بین سال‌های 2000 تا 2005 نرم‌افزارهای ERP بر بستر ابری به میدان آمدند و گزینه‌ دیگری در کنار گزینه ERP های اختصاصی سنتی را در اختیار کسب‌وکارها قرار دادند. امروزه مدل‌های SaaS ( Software as Service به مفهوم ارائه نرم‌افزار بر بستر ابر) و XaaS (Anything as Service به مفهوم ارائه هر نوع سرویس بر بستر ابر) از مدل‌های عرضه ERP هستند. دسترسی از راه دور مبتنی بر وب در سیستم‌های ERP ابری، امکاناتی را فراهم کرده‌ که راهکارهای موبایل از آن جمله‌اند. همچنین این نوع دسترسی، تلفیق با صنایع در حال تغییر و فناوری‌های هوشمند را ممکن کرده است مانند اینترنت اشیا، اینترنت همه‌چیز و حتی رسانه‌های اجتماعی.

سابقه به‌کارگیری ERP در ایران

موضوع استفاده از سیستم‌ های جامع برنامه ریزی منابع سازمانی ERP از اواخر دهه 70 و اوایل دهه 80 شمسی در ایران مطرح شد و برای نخستین بار گروه‌های صنعتی ایران خودرو و مپنا به سراغ پیاده‌سازی سیستم‌هایERP رفتند. نرم‌افزارهای انتخابی آنها SAP و Oracle بودند. اما تجربه پیاده‌سازی این نرم‌افزارهای خارجی تجربه موفقی نبود و به دلیل مغایرت با فرایندهای سازمانی در ایران با شکست مواجه شد. اما از دهه 90 شمسی استفاده از ERP ها در ایران رواج پیدا کرد. در ابتدا نرم‌افزارهای خارجی مورد استقبال قرار گرفتند اما پس از وضع تحریم‌ها مشکلاتی در استفاده از این نرم‌افزارها به وجود آمد که سبب شد شرکت‌های داخلی به توسعه نرم‌افزارهای ERP رو بیاورند و استفاده از این نرم‌افزارهای داخلی به مرور مورد اقبال کسب‌وکارها در ایران قرار گرفت.

یکپارچه‌سازی ERP با سایر نرم‌افزارهای سازمانی

یکپارچه‌سازی ERP با سایر سیستم‌های کسب‌وکار برای دسترسی کل سازمان به داده‌ها و بالا بردن کارآیی و بازدهی فرایندها ضروری است. به کارگیری استراتژی صحیح یکپارچه‌سازی ERP نیز برای کارآمد شدن عملیات و ارتباط برقرار کردن سیستم‌ها لازم است. یکپارچه‌سازی ERP با سیستم‌های دیگر مانند CRM، HR و e-commerce چندین فایده دارد. این کار باعث می‌شود داده‌های این نرم‌افزارها در سیستم ERP همیشه به روز باشد، به اشتراک‌گذاری اطلاعات میان واحدهای مختلف کسب‌وکار آسانتر شود و امکان خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار و بهینه کردن آنها وجود داشته باشد. شرکت‌ها نه تنها باید ERP ها را با سیستم‌های داخلی خود در مراکز داده‌شان یکپارچه‌سازی کنند، باید راهی نیز برای یکپارچه‌سازی داده‌ها در اپلیکیشن‌های موبایل و نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر بیایند. حتی اگر داده‌ها از لحاظ فرمت، سازگاری داشته باشند، همچنان ارتباط برقرار کردن محصولات نرم‌افزاری شرکت‌های مختف با یکدیگر به نحو موثر، چالشی است که باید بر آن غلبه کرد.

سه رویکرد برای یکپارچه‌سازی ERP با سایر نرم‌افزارهای سازمانی وجود دارد: 1- از طریق رابط برنامه‌نویسی اپلیکیشن (API). بیشتر ERP ها به کتابخانه‌ای از API ها مجهز هستند که نحوه تعامل ERP و دیگر سیستم‌های خارجی را تعریف می‌کنند. توسعه‌گران می‌توانند API سیستم ERP را با API سیستم‌های دیگر مرتبط کنند. 2- بیشتر شرکت‌های عرضه‌کننده ERP ابزار خود را برای یکپارچه‌سازی ERP با سیستم‌های دیگر شرکت ارائه می‌دهند. 3- به جز شرکت عرضه‌کننده سیستم ERP، شرکت‌های نرم‌افزاری دیگر (شخص ثالث) نیز نرم‌افزارهای یکپارچه‌سازی عرضه می‌کنند.

ویژگی‌های بهترین سیستم ERP

بهترین سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی سیستمی است که برای کاربر ساده و قابل اتکا باشد، امکان ارائه کارکردهای مناسب و متنوع و سفارشی‌سازی را داشته باشد، طبق تجربیات به روز و براساس فناوری‌های نوین توسعه یافته باشد و از همه مهمتر اینکه با نیازهای کسب‌وکار شما همخوانی داشته باشد.

نکات مهم در انتخاب یک سیستم ERP مناسب برای کسب‌وکار

اگر قصد دارید برای کسب‌وکار خود سیستم ERP راه‌اندازی کنید، باید چند نکته مهم را در نظر داشته باشید:

انطباق با سازمان شما از نظر کارکرد

این مهم‌ترین و زمان‌برترین جنبه انتخاب ERP است. به جز ارزیابی سیستم‌های ERP مختلف و مشاوره گرفتن در این زمینه، باید درون سازمان گفت‌وگوهایی برای مشخص کردن ویژگی‌های ERP مورد نیاز سازمان صورت بگیرد. بحث‌ها باید شامل سوالاتی از این دست باشدکه مشکل سیستم‌های فعلی شما چیست و چرا می‌خواهید به سراغ ERP بروید یا به عبارتی کاربردهای ERP برای کسب و کار شما چیست؟ کدام فرایندهای دستی کسب‌وکارتان می‌توانند خودکار‌سازی شوند؟ چه سیستم‌های دیگری باید با ERP یکپارچه‌سازی شوند؟ در کدام زمینه‌های کسب‌وکار مشکل شفافیت دارید؟ در کدام زمینه‌ها از نظر گزارش‌گیری قابل اطمینان دچار مشکل هستید؟ به این ترتیب باید در پایان به فهرستی از ویژگی‌های مورد نیاز ERP برسید که مدیران کلیدی سازمان با آن موافق باشند و IT و در مجموع گروه اجرایی آن را تایید کنند.

فناوری و ویژگی‌های کلی

بجز ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاص مورد نیاز هر کسب‌وکار، نکاتی درباره فناوری و ویژگی‌های کلی نرم‌افزار وجود دارد که در زمان انتخاب آن باید در نظر گرفته شود. وجود ابزارهای مناسب گزارش‌گیری برای کاربر نهایی، ارائه UI (رابط کاربری) و UX (تجربه کاربر) مطلوب، امنیت داده‌ها، هوش تجاری پیشرفته، زمان پاسخ (response time) مناسب و عملکرد قابل اتکا و ناچیز بودن مدت قطع سیستم، قابلیت یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر، قابلیت سفارشی‌سازی و قابلیت‌های داده‌کاوی از آن جمله‌اند. تلفیق با فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی (AI)، یادگیری ماشین، اینترنت اشیا، زنجیره بلوکی (blockchain) و واقعیت افزوده نیز مزایای سیستم‌های ERP را افزایش می‌دهند.

تجربه شرکت‌های دیگر

گرچه ممکن است به دنبال سیستم ERP ویژه حوزه یا کسب‌وکاری خاص نباشید، برخی سیستم‌های ERP ممکن است در حوزه‌های معین مثلا مانند تولید و توزیع عملکرد بهتری داشته باشند و برای این حوزه‌ها بهینه‌سازی شده باشند. توجه به این مسئله می‌تواند فهرست نرم‌افزارهای مناسب کسب‌وکار شما را کوتاه‌تر و گزینه‌ها را محدودتر کند. اینکه شرکت عرضه‌کننده سیستم ERP مشتریان راضی و تجربه موفق در سازمان‌های هم‌‌حوزه شما داشته باشد مزیت مطلوبی است.

قیمت

برای انتخاب یک سیستم ERP هزینه کلی مالکیت (TCO)، مدل دریافت هزینه (دریافت حق اشتراک یا دریافت هزینه در ابتدا)، هزینه پیاده‌سازی و هزینه دریافت لایسنس باید در نظر گرفته شود. در این زمینه توجه به نرخ بازگشت سرمایه (ROI) راه‌اندازی سیستم موردنظر ضروری است.

انتخاب عرضه‌کننده و محصول موفق

محصول چه مدت در بازار بوده است؟ نقشه راه نرم‌افزار چیست؟ چه مقدار برای تحقیق و توسعه نرم‌افزار سرمایه‌گذاری شده است؟ شرکت چه تعداد مشتری و چه وضعیتی از نظر مالی دارد؟

پشتیبانی

نوع و کیفیت خدمات پشتیبانی و آموزش‌هایی که شرکت عرضه‌کننده سیستم ارائه می‌دهد از معیارهای مهم انتخاب سیستم مناسب است که باید پیش از خرید ERP درباره آن تحقیق کرد.

پیاده‌سازی

لازم است درباره مدت زمان پیاده‌سازی و میزان مشارکتی که از جانب شما می‌طلبد از عرضه‌کننده سیستم ERP پرس‌وجو کنید و آن را در انتخاب هر سیستم در نظر بگیرید.

مقیاس‌پذیری

باید در زمان انتخاب سیستم ERP این نکته را در نظر داشته باشید که این نرم‌افزار باید نه تنها در حال حاضر بلکه در آینده نیز با استراتژی‌های کسب‌وکار شما مطابقت داشته باشد. نرم‌افزار باید بتواند از برنامه‌های آینده شما برای کسب‌وکارتان پشتیبانی و اجرای آنها را تسهیل کند. این برنامه‌ها ممکن است شامل رشد کسب‌وکار، حرکت به سمت بازارهای جدید، ادغام با سازمان دیگر یا موارد مشابه آن باشد.