برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی نرم‌افزار است که سازمان‌ها برای مدیریت فعالیت‌های کسب و کار روزمره مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و انطباق، و عملیات زنجیره تامین از آن استفاده می‌کنند. کاربرد ERP در صنایع مختلف بسیار وسیع است. یک مجموعه کامل ERP ضمن یکپارچه سازی مدیریت عملکرد سازمانی، به افزایش دقت برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، پیش بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک شایانی میکند.
کاربرد ERP در صنایع معدنی
فرایندهای پیچیده معدن‌کاری نیاز به یک سیستم جامع نرم‌افزاری دارد تا آسانتر و حتی بطور خودکار انجام شود. مدیریت پروژه‌ها و تخصیص منابع در کسب‌وکارهای حوزه معدن اهمیت فراوانی دارد و پیشبرد مطلوب عملیات معدن‌کاری در گرو این دو عامل است. نظارت بر پروژه‌های متعدد دشوار است و منابع نیز در مکان‌های متعددی دور از دسترس پراکنده‌اند. ERP به حل این مشکلات کمک میکند؛ مثلا کار دنبال کردن پیشرفت پروژه‌ها آسان می‌شود یا مدیران می‌توانند دریابند به کدام کارگران وظیفه‌ای محول نشده و هریک از آنها برای انجام وظایف گوناگون چقدر تبحر دارند. اجرای کارآمد پروژه معدن‌کاری به حمل و نقل و لجستیک نیز بستگی دارد. مدیریت رانندگان، برنامه‌ریزی مسیر، مدیریت محموله، مدیریت ظرفیت بار و مانند آنها با کارکردهایی که سیستمهای ERP ارائه می‌دهند میسر است.
در معدن‌کاری انواع تجهیزات به کار می‌رود که باید به خوبی مدیریت شوند و در صورت آسیب دیدن می‌توانند پروژه را با تاخیر و مشکل موجه کنند. ماژول مدیریت دارایی به خودکارسازی کار مدیریت تجهیزات و ماشین‌آلات کمک میکند و می‌تواند همه دارایی‌های شرکت از ابزارآلات تا اسناد را در یک سیستم یکپارچه‌سازی کند. برنامه نگهداری و تعمیر تجهیزات نیز می‌تواند خودکار انجام شود و کاربرد ERP می‌تواند این باشد که فرارسیدن زمان تعمیرات و بازرسی تجهیزات را به مسئولان این کار اطلاع دهد.
افزون بر اینها، توجه به عملکرد کارگران که در نقاط مختلف پراکنده‌اند و ارزیابی این عملکرد دشوار است. محاسبه حقوق کارگران نیز که ممکن است بر اساس ساعات کارشان باشد آسان نیست، اما سیستم ERP با گزارش‌‌دهی و تحلیل و ثبت زمان‌های حضور کارگران و محاسبات سیستمی در این زمینه به شرکت‌ها کمک میکند.کنترل بهتر امور مالی نیز از دیگر مزایایی است که به کار بردن سیستمهای ERP در این حوزه در بر دارد.
کاربرد ERP در صنایع فلزی
صنایع فلزی به دلیل برخی ویژگی‌های کاری خود به خوبی می‌توانند از سیستمهای ERP بهره بگیرند. مثلا آنها در فرایند تولید خود باید استراتژی‌های برنامه‌ریزی متعددی را به کار بگیرند که استفاده از ERP از پیچیدگی‌های این کار کم میکند یا اینکه این صنایع معمولا با تعداد زیادی فهرست طولانی قطعات یا مواد اولیه (BOM یا Bill Of Materials) سروکار دارند که سیستمهای ERP قابلیت‌های بسیار مفیدی در زمینه کار روی این فهرست‌ها در اختیار کاربران قرار می‌دهد. کنترل موجودی کالا، تحلیل روندهای بازار و ارائه پیش‌بینی‌های دقیق، محاسبه ساعات و هزینه‌های صرف شده در یک پروژه و رسیدگی به امور مالی بعضی از کاربردهای سیستمهای ERP در صنایع فلزی است.
بکارگیری ERP در حوزه انرژی
سیستمهای ERP قادر به تامین نیازهای مختلف شرکت‌ها و سازمان‌های مرتبط با حوزه انرژی-از صنایع مربوط به نفت و گاز گرفته تا انرژی‌های نوین و تجدیدپذیر و تولید برق- و بالا بردن بهره‌وری آنها هستند. کمک به مدیریت دارایی‌ها و تجهیزات، بهبود عملکرد از نظر حفظ محیط زیست، مدیریت بهتر ریسک، ساده‌سازی پروژه‌های عظیم و تسهیل ارائه آموزش‌های فنی به کارکنان جدید بعضی از قابلیت‌های ERP برای صنایع فعال در حوزه انرژی هستند.
راهکارهای ERP در کشاورزی
سیستمهای ERP به مدیریت منظم‌تر کسب‌وکارهای حوزه کشاورزی کمک می‌کنند. برای نمونه، آنها کارآیی فرایندهایی مانند تهیه بذر و کود، کنترل برداشت و انبار، مدیریت منابع انسانی و تجهیزات و ماشین‌آلات کشاورزی را بالا می‌برند و کار تولید و توزیع محصولات کشاورزی را کارآمدتر می‌کنند.
کاربرد ERP در دانشگاه
مدیریت اطلاعات دانشجویان مانند جزئیات پذیرش و ورودشان به دانشگاه، تراکنش‌های مربوط به شهریه، اطلاعات حضور و غیاب، نمرات و زمان‌بندی واحدها با استفاده از سیستمهای ERP به آسانی انجام می‌شود. با توجه به ارائه سطوح مختلف دسترسی به داده‌ها، اشخاص مختلف از کارمندان و مدیران گروه و روسا تا دانشجویان و استادان می‌توانند بسته به وظیفه و نقششان به اطلاعات مناسب دسترسی داشته باشند. از دیگر نمونه‌های کاربرد ERP برای دانشگاه‌ها امکان ارتباط بهتر بین اشخاص، پیگیری پیشرفت تحصیلی دانشجویان و بهبود مدیریت مالی را می‌توان نام برد.
بکارگیری ERP در حوزه سلامت
سیستمهای ERP قادر به ارائه خدمات درخشانی در حوزه سلامت و درمان هستند. دسترسی آسان به سوابق پزشکی بیماران، نگهداری از اطلاعات محرمانه آنها، پایش دقیق هزینه‌ها و کاهش هزینه‌های عملیاتی در مراکز درمانی از آن جمله‌اند. افزون بر اینها، شفافیتی که این سیستم‌ها در زمینه اطلاعات درمان و رویه‌های درمانی به کار رفته ایجاد می‌کنند به حفاظت از حقوق بیماران و کادر درمان می‌انجامد.
ERP در داروسازی
از نمونه‌های کاربرد ERP در حوزه داروسازی، مدیریت خودکارسازی شده مراحل پیش‌فرمولاسیون و فرمولاسیون و پایش مواد خام و فرآورده‌های دارویی است. سیستم ERP رسیدگی به امور پیچیده و مهم را در صنایع دارویی تسهیل میکند، مثلا قیمت‌گذاری دارو از روی عوامل متعددی که به بخش‌های مختلف شرکت مربوط هستند، یا مدیریت موجودی دارو و پیروی از استانداردها و ضوابط قانونی که با موضوع ایمنی و سلامت عمومی نیز در ارتباط است.
راهکارهای نرم‌افزاری
راهکارهای ERP برای سازمان‌های بزرگ ضروری هستند. اما یکی از تصورات نادرست رایج درباره سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی آن است که آنها مختص شرکت‌های بزرگ هستند، در حالی‌که هدف از راه‌اندازی سیستمهای ERP کنترل بهتر کسب‌وکار است و هیچ کسب‌وکاری وجود ندارد که از این موضوع بی‌نیاز باشد. شاید ضرورت استفاده از سیستمهای ERP در شرکت‌های بزرگ جدی‌تر باشد اما سیستم های ERP به طور روزافزون با موفقیت در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به کار گرفته می‌شوند و آنها را در فعالیت‌های روزمره‌شان یاری می‌کنند. البته در مورد این کسب‌وکارها نحوه راه‌اندازی ERP با شرکت‌های بزرگ متفاوت خواهد بود.
راهکارهای ERP برای سازمان‌های بزرگ
علت آن که شرکت‌های بزرگ به راهکارهای جامع مدیریت منابع سازمانی وابسته هستند آن است که کاربرد ERP در مدیریت کارآمد فرایندها و داده‌های کسب‌وکار ضروری است. به دلیل حجم بالای اطلاعات، تعدد فرایندها و پیچیدگی آنها در کسب‌وکارهای بزرگ، مدیریت درست منابع و فعالیت‌های گوناگون سازمان بدون راهکاری جامع و یکپارچه که از پیچیدگی‌های کار کم کند عملی نیست. مثلا اگر قرار باشد اطلاعات و سوابق مشتریان بین انواع بسته‌های نرم‌افزاری پراکنده باشد، داده‌های حسابداری، مالی و منابع انسانی غیرمتمرکز باشند، فرایندها پایش و یا خودکارسازی نشود و فعالیت بخش‌های مختلفی مثل موجودی کالا و ارسال سفارشات به هم متصل و با هم در ارتباط نباشد کار کسب‌وکارهای بزرگ با اختلال جدی مواجه می‌شود. فعالیت هماهنگ دفاتر گوناگون سازمان در نقاط جغرافیایی متفاوت و مدیریت شعبه‌های مختلف کسب‌وکار که ممکن است در شهرها یا حتی کشورهای متفاوتی مستقر باشند به کمک سیستمهای ERP ممکن می‌شود.
بعضی کسب‌وکارهای بزرگ ممکن است به دلیل نیازهای خاصشان به سراغ سیستمهای ERP اختصاصی بروند اما در شرکت‌های کوچک این راهکارها گزینه مناسبی نیستند. شرکت‌های بزرگ در دنیا اغلب برای پیاده‌سازی سیستم ERP خود از همکاری با شرکت‌های مشاوره‌دهنده بهره می‌برند. این شرکت‌ها گروه‌های پیاده‌سازی داخلی نیز دارند که بسیاری از اعضای آنها در این زمینه تخصص دارند و بطور تمام وقت کار می‌کنند.
راهکارهای ERP برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط
کسب‌وکارهای کوچک نیز می‌توانند از سیستم های جامع برنامه ریزی منابع سازمانی بهره ببرند، اما آنها بر خلاف شرکت‌های بزرگ، قادر به پرداخت هزینه بالای سیستمهای ERP که غول‌های تجاری و سازمان‌های بزرگ از آنها استفاده می‌کنند نیستند.
شرکت‌های کوچک معمولا کار خود را با نرم‌افزارهای ابتدایی شروع می‌کنند و حتی بسیاری مواقع به استفاده از صفحات گسترده و نرم‌افزارهای پردازش کلمه بسنده می‌کنند اما در نهایت به یک راهکار ERP اولیه نیاز خواهند داشت تا بر مشکلات کارآیی خود غلبه کنند. علت آن است که این گونه کسب‌وکارها به بازگشت مشتریان خود برای خریدهای بعدی متکی هستند و اگر این مشتریان کالاها و خدمات مناسب موردنظرشان را با قیمت مناسب دریافت نکنند یا از رقبا خدمات بهتری دریافت کنند، نه تنها به استفاده از خدمات و محصولات رقبا روی خواهند آورد بلکه این موضوع را به اطرافیان خود انتقال خواهند داد، که برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط بسیار آسیب‌زاست. بنابراین لازم است که کارها با بازدهی و کارآیی بالا انجام شود. جنبه دیگر کاربرد ERP این است که با خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار، نیاز به انجام دستی کارهایی چون رسیدگی به موجودی کالاها، امور حسابداری و حقوق و دستمزدها را رفع خواهند کرد.
یکی از دلایل اینکه دیده می‌شود شرکت‌های بزرگ به ERP وابسته هستند و بسیاری از شرکت‌های کوچک اینگونه نیستند آن است که در گذشته شرکت‌های کوچک و متوسط قادر به تامین هزینه هنگفت سیستمهای ERP شامل هزینه‌های پیاده‌سازی، دریافت لایسنس نرم‌افزار و همچنین تهیه سخت‌افزارهای لازم نبودند. اما با پدید آمدن ERP ابری بار مالی تهیه ERP روی شرکت‌ها با توجه به حذف هزینه سخت افزار و نگهداری و پایین آمدن چشمگیر هزینه پیاده‌سازی کاهش یافت. برای دسترسی به سیستمهای ERP ابری حق اشتراک پرداخت می‌شود. شرکت‌های کوچک و متوسط با بودجه محدود می‌توانند ماژول‌هایی را که اکنون به آن نیاز دارند تهیه کنند و با رشد کسب‌وکارشان سیستم ERP خود را نیز متناسب با آن بسط و گسترش دهند.
