ماژول‌های سیستم ERP در یک نگاه

ماژول‌های سیستم ERP شامل انواع مختلف مالی، مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تأمین، تولید، فروش، مدیریت دارایی و خرید است.

ماژول‌ مالی

این ماژول‌ یکی از اجزای ضروری در میان ماژول‌های سیستم ERP است که کار مدیریت منابع و داده‌های مالی را بر عهده دارد و به تهیه گزارش‌های مالی دقیق و در لحظه کمک می‌کند.

ماژول مدیریت منابع انسانی

بیشتر سیستم‌های ERP ماژول مدیریت منابع انسانی دارند که قابلیت‌هایی مانند رسیدگی به امور مربوط به زمان حضور و حقوق کارکنان را فراهم می‌کند.

ماژول مدیریت زنجیره تامین

این ماژول یکی دیگر از اجزای مهم سیستم‌های ERP است که جریان مواد اولیه و کالاها را در زنجیره تامین سازمان دنبال می‌کند. این ماژول ابزارهایی برای مدیریت در لحظه (real time) موجودی کالا، عملیات انبار و حمل‌ونقل دارد و می‌تواند به شفافیت وانعطاف‌پذیری بهتر زنجیره تامین شامل تولید، ارسال، خدمات و مانند آن کمک کند.

ماژول تولید

یکی از اجزای مهم در میان انواع ماژول‌های سیستم ERP ماژول تولید است. این ماژول به شرکت‌ها کمک می‌کند فرایندهای پیچیده تولید را ساده‌سازی کنند. از کارکردهای این ماژول زمان‌بندی تولید و مدیریت کیفیت است. شرکت‌ها به کمک ماژول‌ تولید می‌توانند سطح تولیدشان را با تقاضا مطابقت دهند. ماژول توليد براي رسيدن به اين هدف به پايش محصولات در انتظار تولید، در حال تولید و تکمیل شده و گزارش‌دهي درباره آنها مي‌پردازد و گام‌ها و فرایندهای مختلف تولید را هماهنگ مي‌کند.

ماژول فروش

این ماژول به ارتباط با مشتریان و مشتریان بالقوه رسیدگی می‌کند و به نمایندگان فروش اطلاعاتي می‌دهد که با اتکا بر آنها می‌توانند با روش‌هایی چون تبلیغ مناسب و ترفندهای فروش، میزان فروش و مشتریان را افزایش دهند. این ماژول شامل کارکردهایی چون مدیریت سفارش، قراردادها، مدیریت عملکرد فروش، صدور فاکتور و پشتیبانی نیروی فروش است.

ماژول مدیریت دارایی (EAM)‌

یکی از ماژول‌های سیستم ERP می‌تواند ماژول مدیریت دارایی باشد که صنايع و کسب‌وکارهای سرمایه‌بر، می‌توانند به کمک آنها زمان وقفه در کارها را به حداقل برسانند و کاری کنند که ماشین‌‌آلات و تجهیزات‌شان همواره با حداکثر کارآیی کارکنند. یکی از کارکردهای این ماژول ممکن است نگهداری و تعمیر پیش‌بینانه (PdM) باشد که در آن با اندازه‌گیری برخی پارامترها زمان خرابی قطعات پیش‌بینی می‌شود و تصمیم‌گیری برای انجام تعمیرات بر اساس این زمان پیش‌بینی شده صورت می‌گیرد. همچنین این ماژول ممکن است کارکرد سلامت، ایمنی و محیط زیست (HSE) را در بر داشته باشد.

ماژول خرید

این ماژول به کسب‌وکارها کمک می‌کند مواد و خدماتی را که برای تولید کالاهایشان نیاز دارند یا اقلامی را که قصد بازفروششان را دارند خریداری کنند. این ماژول کار خرید را متمرکز و خودکار می‌کند، از جمله درخواست قیمت و تهیه قراردادها. این ماژول می‌تواند با تحلیل‌های مبتنی بر هوش مصنوعی یا AI مذاکره با تامین‌کنندگان را بهبود ببخشد. ماژول‌ خرید به هماهنگ کردن خرید با تقاضا و کاهش احتمال خرید بیش از حد یا کمتر از مقدار لازم کمک می‌کند.

انواع سیستم‌های ERP

تفاوت On-Premise و Cloud چیست؟

در نرم افزارهای On-premise، همه چیز از پیاده‌سازی گرفته تا استفاده در داخل شرکت اتفاق می‌افتد و سرورها نیز در داخل شرکت قرار داد.همچنین تعمیر و نگهداری، ایمنی و به روز رسانی سرور ها نیز از وظایف خود سازمان می باشد. این شرکت ها نرم‌افزاری را که خریداری می‌کنند روی سرورهای خود نصب می کنند و اغلب باید بر روی نرم‌افزار های پایگاه داده پیشرفته، سرورهای قدرتمند و سیستم‌عامل سرمایه‌گذاری کنند.
از آنجایی که هیچ مالکیت شخص ثالثی وجود ندارد، شرکتی که از نرم‌افزار داخلی استفاده می‌کند مالکیت کامل آن را در اختیار دارد.

تعریف رایانش ابری

در این مدل محل ذخیره سازی اطلاعات بر روی فضاهای ابری است که از سوی شرکت‌ها در اختیار خریداران قرار می‌گیرد.
نرم افزار Cloud که با نام سَس (SaaS سرواژه Software-as-a-Service) نیز شناخته می شود، نیاز به زیرساخت‌ها یا مجوزهای اضافی را از بین می برد. معمولا ارائه‌دهندگان نرم‌افزار ابری هزینه‌ای سالانه برای نگهداری سرورها، شبکه‌ها و نرم‌افزارها دریافت می‌کنند. همچنین اغلب کاربران می‌توانند با یک پورتال وب، اطلاعات مربوطه از ارائه‌دهندگان را مشاهده کنند.
با وجود حفظ حریم خصوصی در صورت انتخاب گزینه اشتراکی، مشتریان می توانند یک فضای کاملا خصوصی را انتخاب کنند که اگر چه امکان سفارشی‌سازی بیشتری دارد ولی هزینه بیشتری را به همراه دارد.

ERP نوع On-Premise چیست؟

ERP یا سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی همه انواع فرآیندهای تجاری را از حسابداری گرفته تا تجزیه و تحلیل، کنترل موجودی و زنجیره تامین را هماهنگ می‌کند.

نرم افزار ERP on-premise در مکانی فیزیکی وجود دارد که تعمیر و نگهداری آن را نیز شرکت انجام می‌دهد. این راه‌حل‌های ERP امکان ادغام تخصصی با سیستم‌های تجاری فعلی را فراهم می‌کنند.

ERP نوع Cloud چیست؟

با استفاده از ERP ابری، شرکت‌ها از پلتفرم‌ها و خدمات رایانش ابری برای ثبت تحولات فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌کنند. شرکت‌ها از طریق اینترنت به نرم‌افزار خود دسترسی دارند.
منابع رایانش ابری هزینه بسیار کمتری دارند.

نکات مهم در انتخاب Cloud ERP در مقابل On-Premise ERP

صرف نظر از اینکه یک شرکت کدام استقرار ERP را انتخاب می کند، آنها می‌توانند انتظار تأثیر قابل توجهی در تمامی فرآیندهای تجاری داشته باشند. در ادامه چند عامل مهم برای انتخاب هر یک از این راهکارهای ERP را بررسی می‌کنیم.

1 – هزینه مالکیت

برخلاف ماژول‌های سیستم ERP در سیستم‌های ERP ابری، راه‌حل‌های on-premise معمولاً دارای هزینه‌های قابل توجه و سرمایه‌گذاری مستمر برای خرید و مدیریت نرم‌افزار، سخت‌افزار، سرورها و امکانات حیاتی برای آن هستند.
شرکت‌های بدون داشتن نیروی متخصص کافی در فناوری اطلاعات ممکن است برای نگهداری سیستم‌های on-premise با مشکل مواجه شوند. بودجه و منابع انسانی قابل توجهی نیز برای حفظ عملکرد سیستم در بهترین فرم آن مورد نیاز است.
علاوه بر این، ارتقاء سیستم‌های on-premise ممکن است به معنای استقرار مجدد سیستم در ایستگاه‌های کاری مختلف و پیاده‌سازی مجدد سفارشی‌سازی‌ها و ادغام‌های تجاری متعدد نرم‌افزار قبلی باشد.

از سوی دیگر، ERP مبتنی بر ابر هزینه اولیه کمتری دارد، زیرا پیاده‌سازی نرم‌افزار مستلزم بررسی دقیق نیازهای شما است و دسترسی به آن از طریق وب می باشد. همه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در این مدل برای ارائه‌دهنده آن می باشد. آنها زیرساخت فناوری اطلاعات را نگهداری می‌کنند، سیستم را فعال نگه می‌دارند، داده‌ها را ایمن می‌کنند و به‌روزرسانی‌هایی را ارائه می‌کنند که سفارشی‌سازی‌ها را نقض نمی‌کنند.

اجازه دادن به ارائه‌دهنده ERP ابری برای در دست گرفتن کنترل کامل بک‌اند، تضمین می‌کند که واحد فناوری اطلاعات شما بر نوآوری و رشد کسب‌وکار تمرکز دارند. به این ترتیب، آنها برای نگهداری و مدیریت سیستم‌های داخلی که ممکن است کارآمد نباشند، زمان و انرژی خود را بیهوده هدر نمی دهند.
هزینه های مدل اشتراک ERP مبتنی بر ابر قابل پیش بینی است (بدون در نظر گرفتن تورم در ایران) و امکان مدیریت جریان نقدی و برنامه ریزی عالی را فراهم می کند. ERP مبتنی بر ابر ممکن است تا 50٪ کمتر از ERP داخلی در طول چهار سال در یک شرکت با 100 کارمند هزینه داشته باشد.

2 – ارتقا و بهبود سیستم

سفارشی‌سازی‌ها برای ERP on-premise ارتباط تنگاتنگی با استقرار فعلی نرم‌افزار موجود شما دارند. امکان دارد ارتقا و به‌روزرسانی‌های محصول جدید از ارائه دهنده ERP، سفارشی‌سازی‌های قبلی شما را پاک کند.
بسیاری از شرکت‌ها ترجیح می‌دهند به جای اینکه با مشکلات شخصی‌سازی به‌روزرسانی مواجه شوند، کسب‌وکار خود را با فناوری‌های قدیمی اداره کنند. تقریباً دو سوم از کسب‌وکارهای تجاری با اندازه متوسط، برای انجام فعالیت‌های خود از نسخه‌های منسوخ‌شده نرم افزار ERP استفاده می‌کنند.

با این حال، ERP ابری در مسیر ارتقا وجود دارند، به این معنی که ارائه‌دهنده دائماً به‌روزرسانی‌ها را برای نرم‌افزار و ماژول‌های سیستم ERP شما انجام می‌دهد. پلتفرم‌های ابری به طور خودکار سفارشی‌سازی‌ها و ادغام‌های شما را به نسخه‌های نرم‌افزار جدیدتر و پیشرفته‌تر بدون نیاز به هزینه های بالا منتقل می‌کنند.

3 – عملکرد فنی سیستم

در مقایسه on-premise در مقابل cloud، وقتی صحبت از عملکرد می شود، ERP های ابری عملکرد بسیار بهتری را دارند. معماری نرم‌افزار Cloud حداکثر عملکرد شبکه را به صورت مطلوب ارائه می‌کند و امکان دسترسی بهتر برنامه را نسبت به on-premise فراهم می‌کند. این عملکرد بهینه شده با نیازهای شما سازگار است و حتی در زمان اوج کسب و کار، ERP ابری به صورت پویا منابعی را برای تطبیق با افزایش فعالیت ها فراهم می کند. این در حالی است که در مدل on-premise ممکن است تیم های فناوری اطلاعات برای دستیابی به سطوح کارایی مناسب در ساعات شلوغی با مشکل مواجه شوند. حتی ممکن است نتوانند نتایج عملکرد سیستم را به صورت منظم به مدیریت گزارش بدهند.

ارائه دهندگان Cloud ERP عملکرد برتر، دسترسی بیشتر و امنیت بهبود یافته را ارائه می دهند. آنها گواهینامه های استاندارد امنیتی داده ها را ارائه می دهند که با استانداردهای به روز نیز مطابقت دارد.

4- دسترس پذیری

ممکن است از راه دور به سیستم‌های ERP on-premise دسترسی داشته باشید، اما معمولاً برای دسترسی به آن در حالت تحت وب به یک اپراتور و پشتیبانی آن نیز نیاز دارید. از آنجایی که ممکن است مشکلات امنیتی و ارتباطی وجود داشته باشد، در صورتی که کارمندان به فایل‌ها در دستگاه‌های شخصی دسترسی داشته باشند، اجرای اقدامات امنیتی سخت‌گیرانه ضروری است.
با این حال، فضای ابری متفاوت است: برای دسترسی به داده های خود از دستگاه تلفن همراه معمولاً فقط به اتصال اینترنت نیاز دارید. انعطاف پذیری و دسترسی بالا دو ویژگی مهم سیستم های ابری می باشد. از آنجایی که کارمندان شما می توانند از هر جایی به منابع شرکت دسترسی داشته باشند، ماژول‌های سیستم ERP ابری منجر به نرخ تعامل بالاتری می شوند.

مزایای استفاده از ERP On-Premise

مهم ترین دلایل استفاده از یک سیستم on-premise در شرکت ها عبارتند از:

• هزینه های اولیه خرید تجهیزات رایانه ای آن در طول زمان امکان دارد از هزینه های پرداخت های متناوب نرم افزار های ابری کمتر باشد.
• شرکت ها کنترل و مالکیت کامل سخت افزار، داده ها و پلتفرم را دارند.
• اتکای صفر به سرورهای خارجی برای اتصال.

معایب استفاده از ERP On-Premise

• هزینه سرمایه اولیه قابل توجهی، علاوه بر هزینه های پشتیبانی و عملیاتی.
• تعمیر و نگهداری کاملاً بر عهده شرکت است.
• استقرار کندتر از ERP ابری است زیرا مستلزم نصب روی چند سرور و ایستگاه کاری است.

مزایای استفاده از نرم افزار Cloud ERP

در اینجا مزیت‌های ERP مبتنی بر ابر آورده شده است:

• نرم افزار Cloud دسترسی بالایی را ارائه می دهد.
• هزینه های اولیه صفر، ERP ابری را مقرون به صرفه نگه می دارد.
• هیچ مسئولیت نگهداری از جانب مشتری وجود ندارد.
• ارائه دهندگان Cloud ERP از بالاترین استانداردهای امنیتی استفاده می کنند.
• Cloud ERP استقرار سریعتری را نسبت به on-premise ارائه می دهد.

معایب استفاده از نرم افزار Cloud ERP

اگرچه راه‌حل‌های ERP ابری نوآورانه و ایمن هستند، اما همچنان دارای معایبی هستند. این معایب شامل موارد زیر است:

• بهره‌وری در استفاده از نرم‌افزار ERP ابری به داشتن اتصال دائمی به اینترنت قابل اعتماد بستگی دارد.
• هزینه کل مالکیت راه حل ERP ابری ممکن است بیشتر از هزینه اولیه باشد که در طول عمر سیستم پخش می شود.
• گاهی اوقات، نیازهای توسعه پیچیده ضروری هستند اما برای راه حل ابری مناسب نیستند.
• حساسیت انتخاب یک شرکت ارائه دهنده معتبر بسیار بالاست.

کدام یک از ERP Cloud یا ERP on-premise را انتخاب کنیم؟

ماژول‌های سیستم ERP و راهکارهای ERP زیادی برای مشاغل با هر اندازه‌ای وجود دارد و استقرار مبتنی بر ابر به کسب‌وکارهای کوچک امکان دسترسی به این خدمات را بهتر می‌دهد. مدل ابری مزایای قابل توجهی دارد، اما سفارشی‌سازی و نگرانی‌های امنیتی بالقوه آن به همان اندازه مهم است و شرکت‌ها می‌بایست در هنگام انتخاب راه حل مناسب برای خود در این رابطه تحقیق و سپس تصمیم‌گیری کنند.
سیستم‌های on-premise با پشتیبانی از سفارشی‌سازی و کنترل اطلاعات سعی در برطرف کردن این نگرانی ها دارند. با این حال، هزینه بالای اولیه این سیستم ها، شرکت‌ها را در زمینه میزان بودجه دچار محدوددیت می‌کند.

در نهایت انتخاب هر یک از این سیستم‌ها بستگی به نیازهای هر شرکت و وضعیت مالی آنها دارد.