پیگیری درخواست‌های خرید، نظارت بر سطح موجودی، و مذاکره با فروشندگان می‌تواند فرایندی بسیار دلهره‌آور و پر چالش باشد. یک کسب‌وکار تولیدی شامل چند فعالیت و عنصر است و بخش خرید باید مطمئن شود همه چیز در زمان و مکان مورد نیاز در دسترس است. این کاری است که با ERP مناسب برای مدیریت خرید انجام می‌شود.
تحولات حاصل از پیشرفت فناوری و رقابت فشرده در بازارها، سازمان‌ها را به دنبال راهکارهای نوین در مدیریت خرید و کنترل منابع میبرد. سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP) بعنوان ابزاری قدرتمند برای یکپارچه‌سازی و مدیریت فعالیت‌های سازمان، می‌تواند در بهبود فرآیند خرید و افزایش کارایی و کیفیت خدمات به مشتریان نقش مهمی ایفا کند.
مدیریت فرآیند خرید مواد مورد نیاز یک شرکت برای عملکرد و تولید محصول، معمولا بخش جدایی ناپذیری از عملیات شرکت و فرصتی برای بهبود کارایی و سودآوری شرکت است. فرآیند خرید کارآمد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌ها را محدود کنند و همزمان بیشترین سود را ببرند. فرآیند مدیریت خرید اغلب شامل ارزیابی موجودی، ردیابی ظرفیت ذخیره‌سازی و رسیدگی به مسائل توزیع است. همچنین، مدیریت خرید شامل ارزیابی اجزای زنجیره تامین و تلاش برای شناسایی بهترین قیمت ممکن برای مواد مورد نیاز است.
مدیر خرید معمولا با فروشندگان کار می‌کند. او تلاش می کند تحویل مواد ضروری را با نیازهای تولید هماهنگ کند. مدیر خرید همچنین ممکن است روابط با شرکتهای حمل‌ونقل که مواد را تحویل میدهند مدیریت کند. در این نقش، مدیر ممکن است درباره قراردادها مذاکره و عملکرد فروشندگان را ارزیابی کند. مدیر ممکن است بطور معمول برای کنترل هزینه‌های خدمات و مواد درخواست پیشنهاد دهد.
مزایای استفاده از ERP مناسب برای مدیریت خرید
بطور کلی استفاده از نرم‌افزار ERP مزایای گوناگونی دارد. با استفاده از سامانه ERP در مدیریت خرید، سازمان‌ها می‌توانند بهبود قابل توجهی در کنترل، بهره‌وری و هماهنگی فرایندهای خرید داشته باشند. این بازدهی بالا و بهبود کارایی می‌تواند در دستیابی به مزایای رقابتی و موفقیت در بازار به شرکت کمک کند.
برخی از مزایای استفاده از سامانه مدیریت خرید ERP عبارتند از:
قابلیت ردیابی کامل
می‌توانید وضعیت و تاریخچه هر سفارش خرید، فاکتور و پرداخت را در لحظه پیگیری کنید.
مدیریت آسان سفارش پشتیبان
می‌توانید سفارش‌های پشتیبان را براساس در دسترس بودن، فوریت و ترجیح‌های مشتری مدیریت و اولویت‌بندی کنید.
قابلیت یکپارچه‌سازی و هماهنگی فرآیندها
در مدیریت خرید، این قابلیت به معنای اتصال فرایندهای سفارش‌دهی، تامین مواد اولیه، پرداخت، ارزیابی تامین کنندگان و مدیریت موجودی است. این امر باعث بهبود هماهنگی و کارایی فرایندهای خرید و کاهش خطاها و تاخیرها می‌شود.
بهبود دسترسی به اطلاعات
سیستم بصورت متمرکز، اطلاعات مربوط به خرید را در یک پایگاه داده مشترک ذخیره می‌کند. این امر به کاربران امکان می‌دهد تا سریع و آسان به اطلاعات مورد نیاز برای بررسی و تصمیم‌گیری دسترسی پیدا کنند. بعنوان مثال، اطلاعات مربوط به تامین‌کنندگان، قراردادها، موجودی و خریدهای قبلی در دسترس قرار می‌گیرد.
بهبود کنترل موجودی ERP مناسب برای مدیریت خرید
با استفاده از این سامانه، می‌توانید موجودی مواد را در لحظه پیگیری کنید و سفارش‌های خرید جدید را بطور خودکار ایجاد کنید. این باعث بهبود کنترل موجودی، کاهش موجودی نامتعادل و از دست رفتن فرصت‌ها می‌شود.
بهبود همکاری با تامین‌کنندگان
از طریق این سامانه می‌توانید داده‌های مربوط به تامین کنندگان را مدیریت کنید، قراردادها را ثبت و پیگیری کنید و با آنها تعامل موثرتری داشته باشید. این امر باعث بهبود روابط تجاری، کاهش اشکالات ارتباطی و افزایش بهره‌وری در مدیریت زنجیره تامین می‌شود.
هزینه‌های تدارکات کنترل شده
می‌توانید هزینه‌های خود را با مقایسه قیمت‌ها، مذاکره در مورد تخفیف‌ها و اجرای بودجه و سیاست‌ها بهینه کنید.
چالش‌های شرکت‌ها در مدیریت خرید
چالش‌های مدیریت خرید، مشکلات یا موانعی هستند که مدیران خرید هر روز با آن مواجه هستند. هر شرکت باید به وضعیت و نیازهای خاص خود توجه کند و راهکارهای مناسب را در پیش بگیرد تا بهبود و بهره‌وری در مدیریت خرید را بدست آورد. برخی از چالش‌های رایج عبارتند از:
چالش 1 – مدیریت سفارش خرید
تلاش برای تکمیل سفارش‌ها، اختصاص شماره پیگیری، ثبت سابقه خرید، هماهنگی با فروشندگان و غیره، از زمان‌برترین و چالشی‌ترین فعالیت‌های هر کسب‌وکاری است. تمام این فعالیت‌ها باید ردیابی و داده‌های دقیق در لحظه ارائه شود.
سطح موجودی باید شبانه‌روزی نظارت و ردیابی شده و تضمینی ایجاد شود که همیشه موجودی کافی برای ادامه تولید بدون وقفه و انجام سفارش‌های مشتری را دارید.
چالش 2 – مدیریت تامین‌کننده ناکارآمد
مدیریت ارتباط با تامین‌کنندگان کار آسانی نیست. بکارگیری ERP ایجاد یک پایگاه داده قوی از تامین کنندگان را تسهیل می‌کند؛ این نیازی است که برای همه تولیدکنندگان ضروری است؛ بخصوص اگر قرار باشد قطعات متعددی را از چند تامین‌کننده سفارش دهید این نیاز جدی‌تر می‌شود. تمام داده‌های فروشندگان یا تامین‌کنندگان را که نیاز دارید، باید ثبت و سازماندهی شود. داده‌هایی مانند نام، اطلاعات تماس، اطلاعات مالیاتی، سبد محصولات آنها و موارد دیگر. اطلاعات دقیق فروشنده باید در اختیار سازمان باشد تا ثبت سفارش و مذاکره برای معامله‌ها را آسانتر کند. مدیران خرید باید مدام سبد تامین‌کنندگان خود را ارزیابی و به‌روز کنند تا با نیازهای تجاری در حال تغییر آنها مطابقت داشته باشد. آنها باید تامین‌کنندگان جدیدی را پیدا کنند که بتوانند قیمت، کیفیت، خدمات و نوآوری بهتری را ارائه دهند.
چالش 3 – پیچیدگی زنجیره تامین
با افزایش پیچیدگی و جابه‌جایی در زنجیره تامین، مدیریت خرید با مشکلاتی مواجه می‌شود. این شامل شناسایی و انتخاب تامین‌کنندگان مناسب، تضمین کیفیت و قابلیت تامین، مدیریت ریسک و ردیابی سفارش‌ها می‌شود.
چالش 4 – تغییرات قیمت
نوسانات قیمت مواد خام و کاهش یا افزایش نرخ ارز می‌تواند به چالش بزرگی در مدیریت خرید تبدیل شود. برنامه‌ریزی مناسب، قراردادهای قیمت‌گذاری و همکاری با تامین‌کنندگان قدرتمند می‌تواند در این زمینه کمک کند. مدیران خرید باید فعالیت‌های مخارج خود را در دسته‌ها، بخش‌ها و مکان‌های مختلف ردیابی و تجزیه و تحلیل کنند. آنها باید مطمئن شوند که هزینه‌ها با بودجه، سیاست‌ها و اهدافشان هماهنگ است.
چالش 5 – کاهش هزینه‌ها و بهره‌وری بیشتر
تحقیق و توسعه برای کاهش هزینه‌های خرید، بهبود فرایندهای انتقال و ذخیره‌سازی، بهره‌وری بهتر از فناوری‌ها و استفاده از روش‌های نوین مانند تجمیع خرید و همکاری با تامین‌کنندگان راهبردی می‌تواند در این زمینه موثر باشد.
مدیران خرید باید با افزایش هزینه‌های مواد خام، نیروی کار، حمل‌ونقل و سایر نهادها مقابله کنند. آنها باید راههایی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش پس‌انداز پیداکنند، بدون آنکه کیفیت یا زمان تحویل محصول یا خدمات به تاخیر بیفتد.
فنارپی، ارائه‌دهنده راهکار مدیریت خرید متناسب با نیاز سازمان‌ها
فرآیند مدیریت خرید شامل چند مرحله کلیدی است که دریافت کارآمد و مؤثر کالاها و خدمات را برای یک سازمان تضمین می‌کند. در اینجا به طرحی کلی از فرآیند مدیریت خرید در نرم‌افزار فنارپی (ERP شرکت فناپ زیرساخت) اشاره می‌کنیم:
هر ماژول در نرم‌افزار ERP دارای ویژگی‌هایی است که به ساده‌سازی فرایندهای خاص کسب وکارها کمک می‌کند. برای شرکت‌ها، خرید یک فرآیند بسیار مهم است زیرا سود یا زیان بیشتر به آن بخش بستگی دارد. یک سیستم خرید خودکار داده‌های خرید قبلی را در اختیار مدیر قرار می‌دهد و به او کمک می‌کند تا هزینه خرید را مطابق با سفارش‌ها تخمین بزند.
افزون بر این، ماژول مدیریت خرید با سایر ماژول‌های مرتبط مانند حسابداری، انبار، مدیریت صورتحساب، تامین‌کنندگان و غیره یکپارچه شده است. بنابراین فرآیند خریدی که در کسب‌وکارها انجام می‌شود، بطور خودکار ورودی‌هایی به ماژول‌های مربوطه ایجاد می‌کند که زمان کمتری را در ارتباط با هر بخش ارائه می‌دهد.
مراحل فرآیند خرید در سامانه خرید فنارپی
گام 1 – درخواست خرید
پیش از ارسال درخواست، شناسایی کالا یا خدماتی که باید خریداری شود، ضروری است. همچنین انتخاب تامین‌کننده مناسب و تحقیق و شناسایی تامین‌کنندگان بالقوه‌ای که می‌توانند نیازهای سازمان را برآورده کنند، الزامی است.
پس از انجام تمام این موارد، درخواست خرید ارسال خواهد شد. درخواست خرید شامل جزئیات کامل کالا یا خدماتی است که باید خریداری شود. خرید مواد اولیه داخلی و خارجی، خرید خدمات، خرید تجهیزات و قطعات یدکی، خرید کالاهای منابع انسانی، خرید خدمات مسئولیت اجتماعی و … از جمله درخواست‌های خریدی است که می‌تواند مطرح شود.
این سند جزئیات خرید درخواستی، از جمله مشخصات کالا، مقدار، تاریخ تحویل، و هرگونه نیاز خاص را نشان می‌دهد. همچنین در این مرحله تخصیص دپارتمان خرید و انتقال درخواست خرید به سفارش تامین نیز انجام می‌شود.
گام 2 – پیکربندی خرید
برای ایجاد روابط خوب با تامین‌کنندگان خود، داشتن شفافیت در کسب‌وکار ضروری است و یک راهکار ERP مناسب برای مدیریت خرید کاملاً یکپارچه این کار را انجام می‌دهد.
پیکربندی خرید شامل تعریف و ویرایش دپارتمان خرید، تعریف تیم خرید، تعریف تامین‌کننده، تعریف گروه تامین‌کننده، تعریف اطلاعات خرید، تعریف روش تأمین، تعریف عوامل قیمت‌گذاری، تعریف نوع سفارش خرید، تعریف روش پرداخت، تعریف روش حمل، تعریف اطلاعات تامین‌کنندگان کالا، تعریف و ویرایش شرایط استعلام و پیشنویس استعلام است.
گام 3 – سفارش خرید
بر اساس درخواست خرید تایید شده، یک سفارش خرید ایجاد می‌شود و در این مرحله سفارش‌های خرید به تامین‌کننده منتخب ارسال می‌شود.
در صورتی که خرید کالا یا خدمات گران‌تر و بیش از بودجه باشد، پیش از ایجاد سفارش خرید برای بررسی و تایید ارسال می‌شود. سفارش خرید تایید شده برای تایید به قسمت حساب ارسال می‌شود.
فقط با چند کلیک، تمام فعالیت‌ها تکمیل می‌شود و می‌توان یک سفارش خرید ایجاد کرد. صرفه‌جویی در زمان و تلاش و همچنین بدون خطا کردن آن، در نهایت به صرفه‌جویی در هزینه منجر می‌شود.
گام 4 – دریافت کالا
پس از دریافت کالا یا خدمات، بازرسی کاملی برای بررسی کیفیت، کمیت و مطابقت آنها با سفارش خرید انجام می‌شود. در صورت مشاهده هرگونه مغایرت یا مشکل، ثبت درخواست برگشت از خرید انجام می‌شود.
گام 5 – صدور فاکتور
درصورت تحویل کالا، فاکتور آن ثبت شده و به تایید مدیر دپارتمان درخواست‌کننده کالا می‌رسد. فاکتور خرید، یک سند الزام‌آور قانونی است که توافق بین سازمان و تامین‌کننده را رسمی می‌کند.
گام 6 – تایید فاکتور و پرداخت
فاکتور تامین‌کننده، با سفارش خرید و رسید کالا مطابقت داده می‌شود. پیش از پردازش فاکتور برای پرداخت، از صحت و کامل بودن اطمینان ایجاد می‌شود. از رویه‌های تعیین شده سازمان برای تأیید فاکتور و پردازش پرداخت پیروی می‌شود.
گام 7 – نگهداری سوابق و اسناد
سوابق جامع کلیه فعالیت‌های خرید، از جمله درخواست خرید، سفارش‌های خرید، فاکتورها، رسیدها و قراردادهای تامین‌کننده حفظ و ذخیره می‌شود. جمع‌آوری مدارک مناسب، شفافیت و قابلیت ممیزی را تضمین و مراجعات بعدی را تسهیل می‌کند.
توجه به این نکته مهم است که مراحل و فرآیندهای خاص درگیر در مدیریت خرید ممکن است بسته به اندازه سازمان، صنعت و سیاست‌های داخلی متفاوت باشد.
ویژگی‌های با ارزش ماژول خرید فنارپی
سامانه مدیریت خرید به منظور تسهیل در ارتباط میان مدیریت سفارشات و انبار، برای خرید اقلام و همچنین ارتباط با سامانه مالی و خزانه‌داری ایجاد شده است. از مزیت‌های رقابتی فنارپی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- خرید سفارش‌های ارسال شده از سمت کنترل موجودی و مدیریت انبارها بصورت یکپارچه
- ثبت خرید خدمات درخواستی از سمت واحدهای سازمانی
- ثبت خدمات جانبی شامل حمل مواد اولیه
- ثبت خدمات جانبی مستقل در بازرگانی خارجی و اتصال آن به سفارش خرید
- برنامه‌ریزی و امکان گروهبندی براساس انواع خریدها
- دسترسی به وضعیت در لحظه تاریخچه خرید، سابقه قراردادها، تخفیف‌ها، موارد جایگزین
- امکان ایجاد درخواست خرید برای هرگونه مواد حیاتی مورد نیاز یک دسته تولید
- پشتیبانی از خرید در صورت تقاضا برای سفارش
- دسترسی به قراردادهای خرید و امتیازهای قیمت فروشنده
- دسترسی به ردیابی کامل برای ارزیابی عملکرد فروشنده
- امکان تولید گزارش در مورد مواد حیاتی، تحویل مورد انتظار و سفارش‌های خرید باز
- ارزیابی بهترین فروشنده براساس یک یا چند معیار مانند تحویل، کیفیت، زمان تحویل و قیمت
- پشتیبانی از قراردادهای فروشنده، هزینه‌های زمین، سفارش‌های تحویل مستقیم و بازگشت و همچنین سفارش‌های برگشتی رد شده
- مدیریت آمار فروشنده مانند فروشنده اصلی، قیمت کالای فروشنده، تخفیف‌های موجود و غیره
- امکان خودکارسازی خرید و پرداخت‌ها با ایجاد سفارش خرید خودکار، پردازش فاکتور و پرداخت‌های تامین‌کننده
- مدیریت موثرتر روابط تامین‌کننده با ابزارهای صلاحیت، ارزیابی، نظارت و همکاری
کاری که ERP مناسب برای مدیریت خرید می‌کند
استفاده از سامانه مدیریت منابع انسانی (ERP) در فرآیند خرید می‌تواند بهبود قابل توجهی را در کنترل و بهره‌وری به همراه داشته باشد. با اجرای صحیح و موفقیت‌آمیز این سیستم، سازمان‌ها می‌توانند عملکرد خرید خود را بهبود داده و در بازار رقابتی‌تر عمل کنند.
