گسترده‌شدن رقابت سازمان‌ها و شركت‌ها برای عرضه محصولات و خدمات خود، آنها را ناگزیر به پیوستن به بازارهای جهانی كرده است. یكی از ابزارهای مهم فناوری اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمی در یكپارچگی اطلاعات در سازمان دارد و از شروط اصلی پیوستن به بازارهای جهانی است، سیستمهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) است. ERP شامل یك نظام بهم پیوسته اطلاعاتی، مهندسی و مدیریتی است كه همه نیازهای یک سازمان را با نگرشی فرایندی (در جهت تحقق اهداف سازمان و یکپارچهسازی تمام عملیات) برآورده میكند. ERP با نگاهی متفاوت، روند فعالیتهای شركت‌ها را از حالت وظیفه‌گرایی به فرایند محوری تغییر می‌دهد. فرهنگ‌سازی در سازمان پیش از پیاده‌سازی سامانه ERP اهمیت کلیدی دارد.
جدا از اینکه امکان پیاده‌سازی موفق سامانه ERP در سازمان شما چقدر باشد، تا وقتی این سامانه و فرایند جدید در اختیار کاربران قرار نگیرد، به مزایای کاربردی آن پی نخواهید بُرد. معمولاً سیستم و روش جدید مورد پذیرش کاربران قرار نمی‌گیرد و این عدم پذیرش از دلایلی است که موجب عدم موفقیت پروژه خواهد شد. بنابراین سازمان شما برای تغییر روند پیشرفت فرایندها از سیستمهای جزیره‌ای یا سنتی قبلی به راهکار ERP نیازمند مدیریت دقیق در تغییر رویکرد و عملکرد است.
آیا مدیریت تغییر و استقرار ERP فقط بُعد آموزشی دارد؟
احتمالاً یکی از بزرگ‌ترین موانع و تصورات اشتباه این است که مدیریت تغییر فقط بُعد آموزشی دارد. تیم مدیریت تغییر باید بتواند این اطمینان را ایجاد کند که بدنه سازمان خواستار تغییر است، برای ایجاد تغییرات آمادگی لازم را دارد و برای مطابقت با فرایندها و ابزارهای جدید مشکلی ندارد. البته توجه به این نکته ضروری است که آموزش سنتی قطعاً بخشی از فرایند مدیریت تغییر موفق است، اما همه آن نیست.
متاسفانه نکتهای که در بسیاری از سازمان‌ها در جهان و بخصوص در کشور ما برای مدیریت تغییر مغفول مانده، اهمیت فرهنگ سازمانی و لزوم توجه کافی به آن است. در واقع فرهنگ‌سازی بنیادین و مستمر از پیش از پیاده‌سازی تا پس استقرار ERP بطور مستمر و پیوسته ادامه دارد. یک سازمان پیش از آنکه به لحاظ فنی و نرمافزاری به انجام تغییرات و استقرار راهکارهای جدید بپردازد، نیازمند شناسایی نیروی انسانی، محیط، فرهنگ سازمانی و جغرافیایی است.
کارکان بیشتر سازمان‌ها تمایلی به تغییر ندارند، اما ERP از آنها می‌خواهد روش کارشان را تغییر دهند. اگر سازمانی نرم‌افزار ERP را تهیه و نصب کند، بی آنکه تغییری در روند کار کارکنان سازمان ایجاد شود، ممکن است هیچ‌‌کدام از مزایای رقابتی و مفید ERP ایجاد نشود. حتی ممکن است این نرم‌افزار سبب شود روند کار، کندتر و بی‌کیفیت‌تر شود. واقعیت این است که بیشتر اوقات، تغییر در درون سازمان با مقاومت مواجه می‌شود. از این رو است که فرهنگ‌سازی برای غلبه بر مشکلات موجود باید پیش از همه مراحل استقرار در سازمان کار خود را شروع کند. با اجرای درست فرهنگ‌سازی، میتوان فضا را با روشهای بسیاری برای پذیرش، آموزش صحیح و استقرار راهکار جدید ERP آماده کرد.
وقتی تغییر آغاز می‌شود، سازمان نه در حالت گذشته قرار دارد، نه در حالت آینده. فرهنگ‌سازی درست و اصولی در فرایند مدیریت تغییر این اطمینان را ایجاد می‌کند که در حال تحول وضع موجود به وضع مطلوب، فرایندهای روزمره کار ادامه می‌یابد؛ بنابراین، مقدمات امر باید از جانب تیم فرهنگ‌سازی پیش از ایجاد تغییر آغاز شود.
اصول فرهنگ‌سازی در سازمان
فرهنگ، قانون نیست. با رعایت فرهنگ پاداش خاصی دریافت نمی‌کنید و با رعایت نکردن آن نیز جریمه نمی‌شوید. اما اگر کمی عمیق‌تر فکر کنیم، احساس رضایت یا نارضایتی، همان پاداش و جریمه‌ای است که در صورت رعایت کردن یا رعایت نکردن فرهنگ سازمانی به آن می‌رسیم.
روشن است که فرهنگ سازمانی، بطور مستقیم بر عملکرد کارکنان تأثیر می‌گذارد. وقتی یک سازمان از فرهنگ سازمانی قوی و غنی برخوردار باشد، سه اتفاق رخ خواهد داد: کارکنان میدانند که سازمان از آنها چه انتظاراتی دارد و انتظار می‌رود در موقعیت‌های مختلف چه رفتاری از آنان دیده شود. کارکنان هم به این باور می‌رسند که واکنشی که از آنان مورد انتظار است واکنشی کاملاً درست است و همچنین میدانند اگر ارزش‌های سازمان را به نمایش بگذارند، سازمان به آنها پاداش خواهد داد.
در سوی مقابل نیز روشن است که داشتن فرهنگ سازمانی ضعیف و در عین حال سمی می‌تواند وجهه یک سازمان را خدشه‌دار کند. همچنین می‌تواند باعث کاهش بهره‌وری و تضعیف روحیه کارکنان شود که این موضوع به خودی خود می‌تواند فرایند رشد را به تاخیر بیاندازد. بنابراین، توجه به بُعد فرهنگ‌سازی بسیار مهم است. پیشرفت کارها بدون کارکنان متوقف می‌شود. بنابراین افراد را در اولویت قرار دهید تا احتمال موفقیت کسب‌وکار شما بیشتر شود.
فرهنگ‌سازی در سازمان، کلید مدیریت تغییر
باید به این نکته توجه کرد که وقتی افراد احساس شایستگی کنند عملکرد بهتر و خلاقیت بیشتری خواهند داشت. در کار‌تیمی، همه افراد به این نتیجه می‌رسند که برای نقص‌ها و توانایی‌های یکدیگر احترام قائل باشند. در سازمان‌های خودشکوفا، ایجاد اعتماد متقابل بخشی از فرایند فرهنگ‌سازی است.
یادآور می شویم که امروزه فرهنگ‌سازی در سازمان‌های پیشرو اهمیت زیادی دارد؛ هرچقدر کسب‌وکارها به سمت ارتقا در فناوری و گستردگی فنی پیش میروند، به همان میزان توجه به فرهنگ‌سازی نیز اهمیت پیدا می‌کند. از این رو است که اکنون شاهد ایجاد واحدهای فرهنگ‌سازی و اتاق‌های فکر ویژه برای رسیدگی به این مهم، در سازمان‌های بزرگ هستیم که این امر از خطیر بودن فرهنگ سازمانی برای تداوم، پیشرفت و بقای نیروی انسانی که عنصر اصلی هر سازمان است، حکایت دارد. اهمیت فرهنگ‌سازی بویژه در امور مربوط به مدیریت تغییر و استقرار راهکارهای ERP بیش از پیش مشهود است.
پروژه فنارپی و فرهنگ‌سازی در سازمان
راهکار جامع سازمانی فناپ زیرساخت یا فنارپی، در واقع ERP بومی شده با شرایط و فرهنگ سازمانی کشور است. این راهکار را نخبگان جوان ایرانی، طراحی و تولید کرده‌اند و اکنون در حوزههای کسب‌وکاری مختلفی مانند صنایع تولیدی، خدماتی و آموزشی و … با موفقیت در حال اجراست. فنارپی بر مبنای تجارب برتر بین‌المللی و پوشش‌دهی قوانین کسب‌وکار در ایران توسعه یافته است. بستر فرایندگرای این راهکار، به تسهیل تصمیم‌سازی، یادگیری و هوشمندی در محاسبه بهای تمام شده و مدیریت عملکرد، در سازمان‌های بزرگ و متوسط کمک می‌کند، بطوری که عملکرد سازمان با رویکردی یکپارچه و خودکار از لایه‌های فرایندی تا بین محصولی (سیستمی) مدیریت شود.
ما در فنارپی با تاکید و توجه به مقوله حساس و ارزشمند فرهنگ‌سازی در سازمان، همه ابعاد مهم در این زمینه را از ابتدای کار و پیش از شروع عملیات استقرار، تا پایان استقرار و مرحله پشتیبانی در نظر گرفتهایم. فرهنگ‌سازی در بکارگیری فنارپی، امری مستمر است که در هیچ کدام از مراحل استقرار و پس از آن (پشتیبانی) متوقف نخواهد شد.
فراهم آوردن بستر ذهنی مناسب برای کارکنان در خصوص تغییر پیش رو، آموزش صحیح، آگاهی بخشی درباره ابعاد پروژه، اطلاع‌رسانی از مراحل انجام استقرار و … بخش کوچکی از وظایف فرهنگ‌سازی در اجرای راهکار فنارپی است.
