مراحل پیاده‌سازی ERP در سازمان

استفاده از راهکار جامع برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا همان پیاده‌سازی ERP شامل شش مرحله بررسی، برنامه‌ریزی و انتخاب، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار و پشتیبانی و به‌روزرسانی است. البته این مراحل برای هر کسب‌وکاری منحصربفرد است و ممکن است تا حدی برای هر شرکت متفاوت باشد. افزون بر این، امکان همپوشانی مراحل مختلف هنگام پیاده‌سازی وجود دارد.

مراحل شش‌گانه زیر بطور کلی روش پیاده‌سازی ERP‌ برای کسب‌وکارهاست که ممکن است با تفاوت‌های مختصری در پیاده‌سازی ERP برخی نمونه‌ها پیش برود، اما کلیات همه آنها شامل مراحل زیر است.

1-بررسی، برنامه‌ریزی و انتخاب

این مرحله در ابتدا باید گروهی برای اجرای پروژه پیاده‌سازی ERP تشکیل شود و الزامات و ویژگی‌های مورد نیاز سیستم مطابق نیازها و مشکلات فعلی سازمان تعیین شود. این گروه برنامه اجرای پروژه و تاریخ‌های مورد نظر را مشخص خواهد کرد، درباره سیستم و طراحی آن تصمیم خواهد گرفت و کارهای مدیریت روزمره پروژه را انجام خواهد داد. در این مرحله در نهایت باید تصمیم‌گیری برای اختصاصی یا ابری بودن سیستم انجام شود و پس از جست‌وجو و تحقیق درباره سیستم‌های ERP موجود در بازار، سیستم مورد نظر انتخاب و خریداری شود.

2- طراحی

با توجه به الزامات تعیین شده و گردش‌های کاری کنونی سازمان باید جزئیات سیستم ERP طراحی شود.

3- توسعه

این مرحله شامل پیکربندی کردن و در صورت لزوم سفارشی‌سازی نرم‌افزار بر اساس طراحی صورت گرفته در مرحله قبل است. در این مرحله باید یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگری که با ERP جایگزین نمی‌شوند نیز انجام شود. اگر سیستم ERP اختصاصی انتخاب شده است باید سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای لازم تهیه و نصب شوند. در این مرحله باید تصمیم‌گیری درباره اینکه کدام داده‌ها به سیستم جدید منتقل شوند انجام شود.

4-آزمایش

این مرحله ممکن است همزمان با مرحله توسعه انجام شود. مثلا تعدادی از ماژول‌ها و قابلیت‌ها ممکن است آزموده شوند، اصلاحات لازم در نرم‌افزار اعمال شود و سپس دوباره آزمایش شوند. یا در حالی که یک ماژول در حال توسعه است، کار آزمایش ماژولی دیگر انجام شود.

5-استقرار

این همان مرحله آغاز به کار سیستم است. در این مرحله ممکن است مشکلاتی فنی یا برای کاربران پیش بیاید که لازم است به آنها رسیدگی شود. برخی داده‌ها خوب است در مراحل قبل از استقرار منتقل شوند و برخی داده‌ها (مثل تراکنش‌های فعلی) باید درست قبل از آغاز به کار انتقال یابند. برخی سازمان‌ها همه ماژول‌ها را با هم راه‌اندازی می‌کنند و برخی دیگر کار را با استقرار ماژول‌هایی که اولویت بالاتری دارند شروع می‌کنند.

6- پشتیبانی و به‌روزرسانی

در این مرحله باید تغییرات لازم در سیستم بر اساس بازخورد‌های کاربران انجام شود. اگر سیستم ERP اختصاصی تهیه شده، لازم است بروزرسانی‌های دوره‌ای نرم‌افزار نصب شوند و حتی ممکن است به مرور زمان به ارتقای سخت‌افزاری نیاز شود. اما در صورتی که از سیستم ERP ابری استفاده می‌‌کنید احتمالا خود عرضه‌کننده سیستم به صورت خودکار نرم‌افزار را به‌روزرسانی می‌کند.

متدولوژی پیاده‌سازی ERP فناپ زیرساخت یا فنارپی (FANRP)

استفاده از متدولوژی مناسب از مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار در موفقیت یک محسوب می‌شود. متدولوژی مجموعه‌ای سازمان یافته از رویه‌ها، تکنیک‌ها و ابزارها است که برای راهبری پروژه در چرخه حیات آن و دستیبابی به اهداف و کاهش مشکلات درجریان پروژه توسعه یافته است.

منظور از گام دراین سند، گام و مراحل متوالی در متدلوژی توسعه است که به منظور کاهش ریسک پروژه و ایجاد نقاط بازنگری و کنترل بین مراحل اساسی متدلوژی دیده شده است. هر گام هدف اصلی مشخص و متمایز و اهداف جانبی مربوط به خود را دارد که از طریق روش‌‏های اجرا و اقدامات کنترلی مربوط به همان گام، می‏‌توان به آن مجموعه اهداف، دست یافت. در پیوست به ضرورت و منافع گام‌بندی پروژه اشاره شده است.

گام‌های متدولوژی فنارپی

گام صفر: مذاکره و قرارداد (Pre-sales of ERP)

در این گام کلیه اقداماتی که برای معرفی ERP، مذاکره با مشتری و اقناع وی به خرید ERP از شرکت ما انجام می‌شود، رخ می‌دهد. تهیه پروپوزال، مذاکره بامشتری، برگزاری جلسات ارائه محصول و درنهایت عقد قرارداد از مهم‌ترین اقدامات این گام هستند.

مهم‌ترین خروجی این گام قرار داد منعقد شده با مشتری است و عملا تا تحقق آن، فعالیت‌های گام بعدی بطور رسمی آغاز نخواهد شد.

گام یک: آماده سازی (Project Preparation)

این گام بر برنامه‌ریزی و آماده‌سازی‌های اولیه و تعریف اهداف، تمرکز دارد. از اقدامات مهم این گام می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

تعریف و شفاف‌سازی محدوده (Scope) و منشور پروژه
تشکیل تیم‌های کاری (تیم‌ها و کمیته‌های اجرایی و مشورتی و…)
تعریف مراحل و اقداماتی که در ادامه پروژه باید صورت پذیرند
برنامه‌ریزی پروژه و تهیه سند PMP

از مهم‌ترین اسناد این گام، منشور پروژه (Project Charter) است که شامل: استراتژی اجرا، اهداف، حوزه، Deadlineها، مسئولیت‌ها، سازمان اجرایی و…) است. منشور پروژه، مبنای اصلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است. همچنین تعریف DoD (سرواژه Definition of Done) از موارد مهمی است که باید تعریف و تفاهم گردد. بعلاوه فراهم آوری اطلاعات و منابع لازم برای ادامه پروژه، در این گام صورت می گیرد.

مهم‌ترین خروجی های این گام سند منشور پروژه و سند PMP است.

گام دو: تدوین الزامات (Business Blueprint)

هدف اصلی این گام، ایجاد دغدغه و درکی مشترک در همه ذی‌نفعان و افراد درگیر در پروژه، نسبت به رویه‌ها و اقداماتی است که برای دستیابی به اهداف پروژه باید محقق شوند.

جمع‌آوری دقیق اطلاعات از الزامات این گام است که از طریق جلسات و مصاحبه، استفاده از پرسشنامه و سایر ابزارها، تحقق می‌یابد. این اطلاعات مشخص می‌کنند که سازمان مشتری چگونه عمل می‌کند.

در این گام باید به الزامات آتی کسب و کار، اطلاعاتی که در هر فرایند لازم هستند و اطلاعاتی که در هر فرایند جمع آوری یا تولید می شوند نیز توجه نمود. در این گام به بررسی میزان پوشش راه حل (سیستم) موجود به نیازمندی های مشتری و تعیین موارد نیارمند توسعه پرداخته می شود.

خروجی اصلی این گام، سندی تفصیلی است که در آن به کلیه الزامات پروژه، پرداخته شده است (که این الزامات از طریق مذاکرات اولیه، تجربیات پیشین، جلسات طوفان ذهنی و… استخراج شده‌اند)، همچنین نحوه برآورده‌سازی این الزامات با درنظرگرفتن قابلیت‌های سیستم و نیازمندی‌های توسعه در این گام مشخص می‌شود.

گام سه: ارائه راهکار (Analysis And Development)

در این گام به توسعه و تکمیل کلیه فرایندهای کسب و کاری در سامانه ERP پرداخته می‌شود. به این معنی که همه الزامات در سیستم تنظیم و Config شده و در صورت نیاز توسعه داده می‌شوند.

معمولاً حدود 80درصد اطلاعات لازم برای تنظیمات، از اسناد گام پیشین استخراج شده و برای 20 درصد بقیه که برای fine-tuning مورد نیاز هستند، باید مطالعات و بررسی‌های جدیدی صورت گرفته و در تیم‌ها، توسعه داده شوند.

همچنین در این گام باید به تست تنظیمات انجام شده، نیازمندی‌های توسعه داده شده و انتقال دانش بین اعضای تیم پروژه نیز توجه شود.

گام چهار: انتقال و اجرا (Transition and Go-Live)

در این گام، اقداماتی همچون، انجام تنظیمات سیستم، تست سیستم (که پیش از این نیز در گام های قبل، شروع شده بود)، اقدامات لازم برای انتقال و تغییر سیستم‌ها (Cut Over Activities)، آموزش کاربران نهایی، تست های لازم (همچون انواع تست‌‏های Functional و تست‏‌های Non Functional) و کلیه فعالیت‌هایی که برای اجرای اولیه (Go-live) لازم هستند، صورت می‌پذیرد.

در این مرحله به تکمیل و اصلاح تنظیمات انجام شده و انتقال داده‌ها از سیستم‌های پیشین (Data Migration) انجام می‌گیرد. بعلاوه به مواردی همچون استراتژی اجرای Go-live، نگهداری و تعمیرات پیش‌گیرانه سیستم و زیرساخت‌های مربوطه آن، رفع مشکلات و پاسخگویی به موارد کاربری و… نیز پرداخته می‌شود.

پس از فراهم‌کردن همه زیرساخت‌های لازم، آماده‌سازی سیستم و آموزش کاربران، در این گام نسبت به اجرای سیستم (Go-Live) نیز اقدام می‌شود. همچنین لازم به ذکر است اجرای سیستم ممکن است در چند مرحله انجام شده و اقداماتی مانند اجرای آزمایشی، تست سیستم، مانور پیش از Go-Live و اقداماتی از این دست نیز نیاز به انجام داشته باشد.

گام پنج: پشتیبانی (Support)

حیاتی‌ترین اقدامات این گام، موارد زیر هستند:

بهینه‌سازی (Optimization) سیستم
پایش (Monitoring) سیستم و تراکنش‌های آن
ایجاد بستر پشتیبانی و انجام پشتیبانی

باید توجه شود اجراکردن سیستم، پیچیده نیست؛ بلکه هنر در اجرای روان سیستم، بدون رخداد مشکلات و حوادث ناشی از تغییر سیستم و پیاده‌سازی ERP جدید است. کلید دستیابی به آن نیز آماده‌سازی مناسب و استفاده از سناریوهای تحلیلی (what-if) پیش از اجرای سیستم و پشتیبانی مناسب پس از اجرای سیستم است؛ این امر با در نظر گرفتن کلیه کارکردهای سیستم، مستند سازی صحیح، برنامه های نگهداری و تعمیرات سیستم، پشتیبانی مناسب و… محقق خواهد شد.

در این مرحله به موارد زیر نیز پرداخته می‌شود:

پشتیبانی و رفع کلیه مشکلات کاربری سیستم و مشکلات ناشی از انتقال و تغییر اطلاعات پایه (Master Data) و مستندسازی موارد لازم
بازآموزی کاربران (آموزش مجدد و آموزش های تکمیلی)
حفظ تطابق سیستم (و مستندات آن) با نیازمندی های کسب و کار
تغییرات جدید مورد نیاز در سیستم

Work Streamهای پروژه فنارپی

Work Streamها حوزه و زمینه‌های فعالیتی هستند که از جانب گروه‏‌های مختلف به‌تدریج انجام می‏‌پذیرند تا یک پروژه سازمان را تکمیل کنند.

در ادامه به تقسیم‌بندی Work Streamهای تعریف شده در شرکت فناپ زیرساخت، برای پیاده‌سازی ERP این شرکت یا همان فنارپی می‏‌پردازیم.

مدیریت پروژه PM (Project Management)

به منظور مدیریت کلیه جنبه‏‌های پیاده‌سازی ERP، ضروری است که مدیریت پروژه با وظیفه کنترل مؤثر تغییراتی که یک سیستم جدید به همراه خواهد آورد، در کنار به حداقل رساندن اختلالات و مدیریت انتظارات کارکنان، انجام شود.

مدیریت داده DM (Data Management)

اقدامات مرتبط با جمع آوری، نگهداری و استفاده از داده‌‏ها به طور ایمن، کارآمد و مقرون به صرفه بعنوان یک منبع با ارزش سازمانی است. هدف از مدیریت داده‏‌ها کمک به افراد، سازمان و ذی‏نفعان برای استفاده بهینه از داده‏‌ها در محدوده سیاست‌ها و مقررات تعیین شده است.

مدیریت فرایندهای کسب و کار

BPM (سرواژه Business Process Management & Value Management) با ایجاد دید یکپارچه از ارتباطات بین افراد، فرایندها و سیستم‌‏ها اجازه می‏‌دهد تا رویکرد جامعی برای بهینه‌سازی عملکرد در کل سازمان ایجاد شود.

این دید یکپارچه باعث ایجاد رویکردی جامع برای ارزیابی و بهبود فرایندهای کسب و کار می‌شود، تا همسویی فرایندها با اهداف و استراتژی کلی سازمان [مشتری] تضمین شود.

مدیریت تست ISM (Test Management)

اطمینان و تأیید عملکرد نرم افزار ERP در حین استقرار سامانه است. این Work Stream یک فرایند تضمین کیفیت (QA) برای اطمینان از اجرای صحیح و بهره‌برداری از سیستم ERP قبل از پایان پروژه استقرار است.

مدیریت تغییرات سازمانی OCM (Organizational Change Management)

کمک می‌کند تا ساختاری فراهم شود که از طریق آن، کسب و کار بتواند تغییرات در فرایندها، ساختار و فرهنگ موجود در سازمان را مدیریت کند. همچنین به کارکنان کمک می‏‌کند تا تغییرات رخ داده در سازمان را بپذیرند و مطمئن شوند که پیاده‌سازی ERP موفقیت‌آمیز بوده است.