پرسش‌های رایج درباره ERP و پاسخ آنها

در ادامه پاسخ هفت نمونه از پرسش‌های رایج درباره ERP را می‌خوانید.

چه وقت بهتر است از ERP بصورت On-premise و چه وقت لازم است از ERP ابری استفاده کنیم؟

به طور کلی نرم‌افزار On-premise بیشتر برای شرکت‌های متوسط و بزرگی سودمند است که خط مشی‌ ویژه‌ای در زمینه امنیت داده‌ها دارند، در شرکت گروه IT خبره دارند یا می‌توانند چنین گروهی را با استخدام افراد توانمند تشکیل دهند و قادر به تامین هزینه‌های آن هستند: هزینه تهیه زیرساخت مانند سرورها و سخت‌افزارهای لازم، هزینه دریافت لایسنس که باید یکجا پرداخت شود و در نهایت هزینه‌های نگهداری از زیرساخت‌، سیستم و ارتقای آنها. با سیستم ERP ابری، شرکت برای خرید این سیستم، نیازی به پرداخت هزینه اولیه سنگین نخواهد داشت و ضمنا برقراری دسترسی از راه دور به سیستم از مکان‌هایی غیر از دفتر شرکت آسان‌تر خواهد بود.  

نرم افزار ERP ایرانی بهتر است یا خارجی؟

این یکی از پرسش‌های رایج درباره ERP است. واقعیت این است که با وجود کیفیت و محبوبیت جهانی بالای بسیاری از نرم‌افزارهای ERP خارجی، استفاده از آنها برای شرکت‌های ایرانی مشکلاتی را در بر دارد. پشتیبانی نکردن آنها از زبان فارسی یکی از این مشکلات است. همچنین تهیه و پیاده‌سازی نرم‌افزار پیچیدگی‌های خاصی دارد و خدماتی چون به‌روزرسانی و پشتیبانی ممکن است با مشکل مواجه شود. بعلاوه به دلیل نرخ بالای ارز هزینه خرید نرم‌ افزار ERP چنان بالا خواهد بود که ممکن است برای شرکت به‌صرفه نباشد و مزایای مالی که قرار است عاید شرکت کند در سایه این هزینه رنگ ببازد. از سوی دیگر کسب‌وکارهای ایرانی نیاز به نرم‌افزاری دارند که با شرایط و ویژگی‌های آنها و فرهنگ مالی و اداری و قوانین کشور سازگاری داشته باشد. نرم‌افزارهای ERP ایرانی این ویژگی مهم را دارند که برای کسب‌وکارهای داخلی بومی‌سازی شده و با آنها تطبیق داده شده‌اند. همچنین مدیران برخی شرکت‌های ایرانی به دلایل امنیتی تمایل به استفاده از راهکارهای خارجی ندارند. انواع نرم‌افزارهای ERP ایرانی در بازار وجود دارد که صاحبان کسب‌وکارها در ایران می‌توانند از میان آنها گزینه مطلوب خود را انتخاب کنند.  

اصلی‌ترین عرضه‌کنندگان ERP در دنیا چه شرکت‌هایی هستند؟

یکی از پرسش‌های رایج درباره ERP مربوط به اطلاع از عرضه‌کنندگان مشهور سیستم‌های ERP  در سراسر جهان است. در ادامه به برخی شرکت‌های پرآوازه و شناخته‌شده‌ در دنیا اشاره می‌کنیم که راهکار جامع مدیریت منابع سازمانی عرضه می‌کنند. SAP: شرکت آلمانی پیشرو در حوزه نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است که نام آن مترادف و یادآور محصولات ERP است و در بیش از 180 کشور جهان خدمات خود را ارائه می‌دهد. Oracle: بیش از سی سال در بازار ERP سابقه دارد. انعطاف‌پذیری ماژول‌ها و قابلیت بالای سفارشی‌سازی از ویژگی‌های محصولات آن هستند. Microsoft: بزرگترین عرضه‌کننده نرم‌افزار در جهان از نظر درآمد و از شناخته‌شده‌ترین شرکت‌ها در حوزه فناوری در دهه‌های اخیر است که در حوزه ERP برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط حضوری برجسته دارد. Infor: در سال 2002 تاسیس شده و گزینه‌های ERP خوبی برای شرکت‌های متوسط تا بزرگ ارائه می‌دهد. این شرکت نرم‌افزارهای مخصوص کسب‌وکار‌های معین را نیز ارائه می‌دهد مثلا در حوزه تولید. Epicor: در سال 1972 تاسیس شده و در حدود 140 کشور خدمات خود را عرضه می‌کند. این شرکت در حوزه‌هایی چون تولید، خودروسازی، خرده‌فروشی و توزیع، راهکارهای ERP ارائه داده است. از دیگر شرکت‌های مطرح عرضه‌کننده ERP می‌توان IFS، Workday، NetSuite Oracle، Deltek، Sage، Acumatica و QAD را نام برد. با این حال لازم است اشاره کنیم که محصولات بسیاری از این شرکت‌ها متناسب با نیازهای جهانی بوده و لزوما با شرایط و قوانین کسب و کار شرکت‌ها در ایران سازگار نیست. از این رو به سفارشی‌سازی‌هایی نیاز دارند که در بسیاری از مواقع ممکن است قابل اجرا نباشد.

پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP برای یک سازمان چقدر زمان می‌برد؟

بسته به ابعاد و تعداد شعب و … شرکت به طور معمول این کار بین شش ماه تا سه سال زمان می‌برد. عواملی که روی مدت زمان پیاده‌سازی ERP در یک سازمان تاثیر می‌گذارد عبارتند از: اندازه شرکت، تعداد کشورهایی که شرکت در آنها فعالیت دارد، تعداد نقاط استقراری، از لحاظ تنوع جغرافیایی یا تعداد شهرها، تعداد کارمندان، ابری یا اختصاصی بودن، فرایندهای کنونی کسب‌وکار، تعداد کاربران همزمان سیستم، اطلاعات و سیستم‌های قدیمی که باید با سامانه ERP یکپارچه‌سازی شود، صنعت مربوطه و پیچیدگی سیستمی که نصب می‌شود مثلا از نظر افزونه‌ها و سفارشی‌سازی‌های لازم. سازمان‌هایی که مدل کسب‌وکاری واضح و روشن و همچنین داده‌های مرتب و پاکسازی شده (شامل داده‌های مالی، تامین‌کنندگان، مشتریان، موجودی انبار و سفارش‌ها) دارند می‌توانند طی مدت کوتاهتری کار پیاده‌سازی را تکمیل کنند. این موضوع درباره استارتاپ‌هایی که داده‌های کمتری برای سازمان‌دهی و انتقال دارند نیز صادق است. به جز این موارد، عوامل موثر دیگر در مدت پیاده‌سازی ERP از این قرارند: اختصاص دادن منابع درون سازمانی مناسب، روند جمع‌آوری اطلاعات از گروهتان درباره مسایلی که می‌خواهید با ERP جدید حل شود، داده‌هایی که باید منتقل شوند و سیستم‌هایی که باید با ERP یکپارچه‌سازی شوند و در نهایت در دسترس بودن منابع و کارکنان کلیدی طی فرایند پیاده‌سازی.  

هزینه راه ‌اندازی ERP چقدر است؟

یکی از پرسش‌های رایج درباره ERP از سوی صاحبان کسب‌وکارها که به دنبال راه‌اندازی سیستم‌های ERP هستند در زمینه قیمت نرم افزار ERP و هزینه‌های جانبی آن است. این موضوع به عوامل مختلفی بستگی دارد. عواملی که بر هزینه راه‌ اندازی ERP تاثیر می‌گذارند از این قرارند: 1. تعداد کاربران: برخی شرکت‌های عرضه‌کننده، هزینه را بر اساس تعداد کاربران دریافت می‌کنند. در این موارد هزینه اضافه کردن کاربران جدید در آینده نیز باید در نظر گرفته شود. 2. افزونه‌ها و سفارشی‌سازی: افزونه‌ها، پیکربندی کردن و سفارشی‌سازی سیستم‌ها هزینه‌بر هستند. بنابراین باید سیستمی را خریداری کنید که دست کم بیشتر نیازهای اصلی شما را با کارکردهای آماده خود برآورده کنند. 3. استراتژی پیاده‌سازی: بسته به تخصص فنی کارکنان سازمان، ممکن است تصمیم بگیریدکه از مشاور برای تسهیل فرایند پیاده‌سازی ERP بهره بگیرید. بیشتر شرکت‌های عرضه‌کننده سیستم‌های ERP خدمات پشتیبانی‌ ارائه می‌دهند که ممکن است شامل نصب و آموزش کارکنان باشد یا نباشد. برخی از آنها نیز با دریافت هزینه، خدمات مشاوره‌ای بیشتری ارائه می‌دهند. 4. روش استقرار: مثلا هزینه ابتدایی راه‌اندازی راهکار ERP اختصاصی بیشتر از برنامه مبتنی بر ابر است. در زمینه هزینه‌های بعدی که باید پرداخت شود نیز این دو مدل ERP با هم تفاوت‌هایی دارند. 5. پشتیبانی و آموزش: برخی عرضه‌کنندگان سیستم، گزینه آموزش درمحل یا از طریق ویدیوها و کلاس‌های آنلاین را ارائه می‌دهند اما بسته به خط مشی شرکت عرضه‌کننده، ممکن است این خدمات در هزینه نهایی تاثیر بگذارد. در هر صورت شیوه آموزش کارکنان در هزینه‌ها تاثیر دارد. 6. نگهداری و ارتقا: هزینه‌های به‌روزرسانی باید در برآورد هزینه‌های راه‌اندازی ERP لحاظ شود. همچنین برنامه به ارتقاهایی نیاز دارد که عرضه‌کننده ممکن است در هزینه پایه نرم‌افزار به حساب نیاورده باشد. در زمینه فواصل زمانی به‌روزرسانی‌ها و هزینه آنها باید از شرکت عرضه‌کننده سیستم استعلام کنید. البته هزینه‌های غیرمستقیم دیگری نیز وجود دارد که باید در نظر گرفته شود مانند زمان صرف شده یا تغییر بهره‌وری در مدت پیاده‌سازی به دلیل مشغول شدن کارکنان IT به کارهای پیاده‌سازی، آموزش دیدن کارکنان و عادت‌کردن تدریجی کاربران به پیچیدگی‌های سیستم. از طرفی باید هزینه‌های تامین امنیت و تهیه نرم‌افزار یا سخت‌افزارهای اضافه نیز در نظر گرفته شود.  

امنیت در سیستم‌های ERP چطور تأمین می‌شود؟

سیستم‌های ERP در قالب On-Premise می‌توانند از امنیت بالایی برخوردار باشند، اما سازمان‌ها برای تامین آن باید انرژی و هزینه زیادی صرف کند. یکی از نکات مثبت درباره امنیت سیستم‌های On-Premise آن است که برای استفاده از سیستم در شرکت حتی نیازی به اتصال به اینترنت نیست و شرکت می‌تواند از شبکه داخلی خود استفاده کند. با بالا رفتن پیوسته آمار حمله‌های سایبری، توسعه‌دهندگان سیستم‌های ERP در زمینه مقاوم‌سازی و امنیت محصولاتشان سرمایه‌گذاری بیشتری کرده‌اند. به جز آن، روش‌هایی وجود دارد که سازمان‌ها می‌توانند به کمک آنها امنیت سیستم‌های ERP خود را ارتقا دهند.  

آینده ERP چگونه خواهد بود؟

برای ارائه چشم‌اندازی کلی از آینده بازارهای ERP و اقبال جهانی به این سیستم‌ها، شاید اشاره به گزارشی که Fortune Business Insights در تابستان سال 2022 منتشر کرد سودمند باشد. در این گزارش پیش‌بینی شده است که بازار جهانی سیستم‌های ERP از 28/49 میلیارد دلار در سال 2022 به 63/90 میلیارد دلار در سال 2029 برسد و CAGR آن در این بازه زمانی 1/9 درصد باشد (CAGR یا نرخ رشد مرکب سالانه، میانگین نرخ رشد سالانه یک سرمایه‌گذاری طی چند سال است). در این بررسی، نرم‌افزارهای شرکت‌های مطرح و کلیدی مانند Oracle، IBM، Workday، SAP و مایکروسافت در نظر گرفته شده بود. طبق پیش‌بینی‌های این گزارش، ERP ابری بیشترین سهم بازار را در دوره مورد پیش‌بینی به خود اختصاص خواهد داد و ERP ترکیبی با بیشترین CAGR در این بازه رشد خواهد داشت. همچنین بیشترین سهم بازار متعلق به شرکت‌های بزرگ خواهد بود در حالی‌که شرکت‌های متوسط و کوچک، رشد با بالاترین CAGR را در این بازه زمانی خواهند داشت. بجز افزایش تقاضا برای سیستم‌های ERP، بسیاری از صاحبنظران و فعالان این حوزه پیش‌بینی می‌کنند که در آینده کسب‌وکارهای بیشتری به راهکارهای ERP مخصوص هر صنعت رو بیاورند، فناوری‌های صنعت 4 مانند اینترنت اشیای صنعتی و فناوری‌های ساخت افزایشی (additive manufacturing) مانند چاپگرهای سه‌بعدی بیشتر با سیستم‌های ERP تلفیق شود و قابلیت‌‌های اپلیکیشن‌های موبایل ERP ارتقا یابد. حرکت بیشتر به سمت ERP ابری و بهبود هوش تجاری در سیستم‌های ERP از دیگر پیش‌بینی‌ها برای آینده این سیستم‌هاست.