سرمایه انسانی از جمله منابع حیاتی برای مدیریت کسب‌وکارها و بخش جدایی‌ناپذیر هر سازمانی است. از ایجاد انگیزش، تسهیل تعاملات کار و کارکنان و شفاف‌سازی مسیر شغلی تا فرایندهای جذب و استخدام، بکارگیری، مدیریت کارکرد، محاسبات دستمزد و جبران خدمت، توسعه و آموزش سرمایه انسانی و مدیریت عملکرد برمبنای ارزش‌های سازمان، تحت عنوان مدیریت سرمایه انسانی قابل انجام است.
در صورتی که کارمندان به درستی مدیریت شوند و اطلاعات، سیستم‌ها و دانشی را که برای انجام کارهایشان نیاز دارند به آنها ارائه شود، سازمان می‌تواند شاهد اجرای روان مدیریت سرمایه انسانی و افزایش سود باشد. در تمام طول انجام وظایف تجاری، تمرکز باید روی کارمندان باشد. بنابراین مدیریت منابع انسانی یا مدیریت دارایی‌های انسانی حول فعالیت‌هایی برای استخدام بهترین کاندیداها برای موقعیت‌های شغلی و بهبود مستمر مهارت‌ها و توانایی‌های نیروی کار از طریق ارائه پشتیبانی خوب و مناسب به نام مدیریت سرمایه انسانی (HCM) می‌چرخد.
ERP و مدیریت سرمایه انسانی
ماژول مدیریت سرمایه انسانی در ERP یکی از پرتقاضاترین ماژولها و از انتخابهای اصلی هر کسب‌وکاری است و این ظرفیت را دارد که یکی از مؤلفه‌های اصلی استراتژی کلی سازمان باشد؛ مدیریت سرمایه انسانی بعنوان ابزاری مدرن و مناسب برای کسب‌وکار می‌تواند راهکاری عالی برای رفع تمام نیازهای سازمان در ارتباط با مدیریت موثر سرمایههای انسانی باشد.
هدف اصلی نرم‌افزار ERP بهینهسازی و برنامه‌ریزی مناسب منابع به‌منظور کاهش هزینه‌ها و اطمینان از حداکثر بهره‌وری است. با گذر از همین مفهوم، نرم‌افزار ERP یکپارچه با مدیریت سرمایههای انسانی می‌تواند مدیریت روان و هماهنگی تقاضا و عرضه بین سازمان و نیروی کار را تضمین کند. بیش از نیمی از زمان یک بخش منابع انسانی صرف پردازش اطلاعات کارکنان و پاسخ به پرسش‌های آنها می‌شود. هر اشتباه انسانی در رابطه با مدیریت سرمایههای انسانی منجر به عوارض جدی مانند نارضایتی کارکنان، در معرض تهدید قرارگرفتن شرکت، خروج سهامداران و بسیاری از موارد دیگر خواهد شد.
ماژولهای سرمایه انسانی بطور خاص برای ردیابی عملکردهای مختلف مرتبط با افراد، مانند برنامه‌ریزی، حقوق و دستمزد، مدیریت، توسعه، استخدام و غیره برای مدیریت موثر سرمایههای انسانی است. خدمات تجاری مانند رویه‌های عملیاتی استاندارد، آگهی‌های شغلی، اخبار، انجمن‌ها، ردیابی ساعات کاری و مزایا و غیره، همه می‌توانند در یک ماژول متحد شوند که مدیریت کلی و تصمیم‌گیری را آسان‌تر می‌کند.
چالش‌های پیش روی مدیریت سرمایههای انسانی
با آغاز هزاره سوم، هر روز نقش نیروهای انسانی پررنگتر شده و اکنون از آن بعنوان تنها عامل کسب موفقیت و مزیت رقابتی پایدار در سازمان یاد می‌شود. همزمان با رشد فزاینده تنوع کسب‌وکارها و تغییر سریع چشم‌انداز کسب‌وکارها، چالش‌های جدیدی هم بوجود می‌آیند که برای سال‌های آینده به تکامل خود ادامه خواهند داد و کارفرمایان هر سال با مجموعه جدیدی از چالش‌ها مواجه می‌شوند. با توجه به اینکه در هر سازمانی نیروهای انسانی، اصلی‌ترین سرمایههای سازمان برای اداره امور و رشد و پیشرفت محسوب می‌شوند، داشتن رویکرد و نگاهی آسیبشناسانه و آیندهپژوهانه به چالش‌های حوزه منابع انسانی در سازمان‌ها، امری حیاتی به نظر میرسد.
چالش‌های عمدهای که کارفرمایان در مدیریت منابع انسانی با آن مواجه هستند و راهکارهایی کهERP برای غلبه بر آنها ارائه می‌دهد، در ادامه ذکر شده‌اند:
چالش 1: ردیابی نیروی کار
بدون سیستم حضور و غیاب، سازمان‌ها با مشکلات مربوط به عدم رعایت مقررات، خطاهای حقوق و دستمزد و سایر چالش‌ها روبه‌رو هستند. برای حل چالش‌های مختلف، باید سیستمی متمرکز وجود داشته باشد که از طریق آن بتوان داده‌های تمام نیروی کار را بطور اختصاصی مدیریت و به شیوه‌ای منظم نگهداری کرد. ERP می‌تواند چنین حجم زیادی از دادهها را در خود نگه دارد و به مدیریت سرمایه انسانی کسب‌وکارها کمک کند تا کارمندان را به روشی بهتر پیگیری کنند. همچنین توانایی پردازش درخواستهای مرخصی و مدیریت ماندههای زمان مرخصی، برنامه‌ریزی کارکنان و مدیریت غیبت را ارائه می‌دهد و تایم شیت‌ها را قادر میسازد با حقوق و دستمزد و پروژهها یکپارچه شوند.
چالش 2: مدیریت حقوق و دستمزد
فرایند پرداخت حقوق و دستمزد یکی از پرچالشترین امور برای تمام مدیران مالی و حسابداران در مشاغل مختلف است. تهیه و تنظیم دستورالعملهای حقوق و دستمزد، محاسبه حقوق و دستمزد براساس اطلاعات صحیح جمع‌آوری شده، تنظیم سند حسابداری، رعایت تاریخها و مهلتهای مهم قانونی، ارائه فیش حقوقی و محرمانه بودن و حفظ حریم خصوصی از مهم‌ترین چالش‌های پیش روی مدیریت حقوق و دستمزد برشمرده می‌شود. راهکار ERP برای پاسخ به این چالش‌ها، همگام سازی دادهها مبتنی بر یک پایگاه اطلاعات است كه بتواند اجزای مختلف، وظایف خود را به‌صورت خودکار انجام دهند و به کاربران کمک می‌کند تا پیشبرد کارهای اداری دستی را به حداقل برسانند.
چالش 3: جذب نیروی کار در مدیریت سرمایه انسانی
جذب نیروی کار مستعد موضوعی است که همواره مورد توجه متخصصان مدیریت سرمایه انسانی بوده است. تامین نیروی انسانی و استخدام نیروها نیازمند بررسی و نیازسنجی علمی و اصولی است که این موضوع از اصلی‌ترین عوامل چالش نیروی انسانی به شمار می‌رود. استخدام نیروها بدون نیازسنجی درست باعث ورود نیروهای ناکارامد یا قرارگرفتن نیروهای کارامد در جایگاه نادرست و در نتیجه هرزرفتن توان نیروها و ظرفیت شرکت می‌شود.
پیاده‌سازی ERP برای مدیریت منابع انسانی تضمین می‌کند که افراد مناسب و ماهر برای موقعیت‌های شغلی مشخص استخدام شوند.
چالش 4: سنجش اثربخشی منابع انسانی
وجود ابزارهای مناسب برای سنجش اثربخشی منابع انسانی و دانستن اینکه افراد تا چه اندازه در پیشرفت سازمان موثر هستند، بسیار مهم است. سازمان باید استانداردهایی شفاف، قابل فهم، محاسبه‌پذیر و قابل اندازه‌گیری را جمع‌آوری کند و به بازخورد عملکرد کارکنان بپردازد و با بازیابی دادهها، نتایج را اندازه‌گیری کند. تعریف استاندارها برای مقایسه عملکرد واقعی نیروها و تعیین معیارهایی مهم است که بتواند در مورد موفقیت و یا عدم موفقیت و میزان همکاری نیروها برای دستیابی به اهداف سازمانی را قضاوت کند.
نرم‌افزار ERP توانایی اجرای گزارش‌های عملیاتی برای ردیابی اطلاعات منابع انسانی، گزارش انطباق کامل، توسعه شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPIs) برای اندازه‌گیری عملکرد فرایند منابع انسانی را ارائه می‌دهد.
چالش 5: آموزش و استراتژی های توسعه
اداره یک سازمان بدون آموزش و استراتژیهای توسعه می‌تواند ضرر قابل توجهی برای واحدهای مدیریت سرمایه انسانی و کارفرمایان باشد. سازمان‌ها باید منابع کافی را تخصیص دهند و بر این مؤلفه حیاتی بهره‌وری و رضایت تأکید کنند. اطمینان از اینکه کارمندها با آخرین دانش‌ها و مهارت‌های حوزه کاری خود آشنایی دارند از مهم‌ترین چالش‌های حال حاضر سازمانهاست. یک استراتژی آموزشی و توسعه موثر باید مهارت‌های فنی در حال تغییر سریع و مهارت‌های بلند مدت را در نظر بگیرد. آموزش فنی در جریان کار؛ به‌روزرسانی آموزش را برای مطابقت با نیازهای واقعی آسان‌تر می‌کند. راهکار مدیریت منابع انسانی ERP به متخصصان منابع انسانی شناسایی راهکارهای جدیدی را برای برنامههای آموزشی و توسعه حرفهای مستمر ارائه می‌کند.
چالش 6: سلف سرویس کارمندان
بعضی از فرایندهای سازمان هستند که به تعدد مورد استفاده قرار می‌گیرند. مدیریت این فرایندها از یک طرف و جلوگیری از تلف شدن وقت افراد برای ثبت و پیگیری موارد در بهره‌وری و شادابی سازمان اهمیت زیادی دارد.
معمولا این فرایندها در سازمان‌های سنتی به صورت کاغذی ثبت می‌شوند و یکی از امور روزمره پرسنل گرفتن امضا و تحویل این برگههای کوچک و خستهکننده است. مواردی مانند درخواست مرخصی، درخواست ماموریت و … از این جمله است.
از طریق راهکار مدیریت منابع انسانی ERP کارمندان قادرند از طریق اینترنت به اطلاعات خود در سامانه منابع انسانی دسترسی داشته باشند.
فنارپی، ارائه دهنده راهکار مدیریت سرمایه انسانی متناسب با نیاز سازمان‌ها
نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی فنارپی، نه تنها وظیفه مدیریت یکی از مهم‌ترین دارایی‌های سازمان که پرسنل مجموعه هستند را برعهده دارد، بلکه با نظارت بر فرایندهای جذب و استخدام نیروهای جدید و ورودی و خروجیهای سازمان، کیفیت نیروی انسانی را تضمین می‌کند. فنارپی با توجه به دیدگاه سرمایهبودن منابع انسانی در سازمان و اهمیت آنها، نام ماژول خود را مدیریت سرمایه انسانی انتخاب کرده است.
از طرف دیگر بخشی از فرایندهای حفظ و بهبود عملکرد پرسنل سازمان، مربوط به فرایندهای ارزشیابی درون سازمانی است که منجر به بهبود عملکرد و توانایی‌های پرسنل سازمان می‌شود. به این منظور نرم‌افزار فنارپی با تمرکز بر پرسنل و تیمهای موجود در شرکت و با جست‌وجوی مناسب به بهینهترین شکل ممکن، منابع انسانی موجود در سازمان را به بخش‌های مختلف سازمان و پروژهها تخصیص می‌دهد.
فنارپی بطور خاص، امکان مدیریت هرچه بهتر کارکنان را با تمرکز بر به‌روش‌های جهانی و ترکیب آنها با فرایندهای داخلی و بومی فراهم کرده است. فنارپی شامل تمام ویژگی‌های استاندارد یک ERP، شامل برنامه‌ریزی و مدیریت آموزش، محاسبات دقیق حقوق دستمزد و جبران خدمات، برنامه‌ریزی و مدیریت جذب استعدادها، مدیریت حضور و غیاب و اتصال به دستگاه‌های انگشت‌نگار است که این بطور کامل با سامانه مالی و حسابداری، مدیریت دانش و مستندات، پورتال و اتوماسیون اداری و HSEC یکپارچه شده است.
گروه محصول مدیریت سرمایه انسانی فنارپی، شامل محصولات توسعه سرمایه انسانی، مدیریت جبران خدمات، مدیریت روابط کار و کارکنان، مدیریت جذب و مدیریت حضور و غیاب است.
1- محصول توسعه سرمایه انسانی فنارپی
كاركنان در هر سطحي از سطوح سازمان، اعم از مشاغل ساده يا مشاغل پيچيده محتاج آموزش و يادگيری و كسب دانش و مهارت‌های جديد هستند و بايد همواره برای بهتر انجام دادن كار خود از هر نوع كه باشد، روش‌ها و اطلاعات جديد كسب کنند. توسعه وقتی رخ می‌دهد که فرد آموزش‌گیرنده بتواند آموختههای خود را در راستای اهداف سازمان به کار بگیرد.
محصول توسعه سرمایه انسانی فنارپی، فرایند نیازسنجی آموزشی شاغلان را به منظور كارایی و اثربخشی بیشتر، پیش از این كه آموزش واقعی اتفاق بیفتد، توسعه داده است. برنامههای سالیانه و دورهای آموزش، در فرایند برنامه‌ریزی و تهیه تقویم آموزشی فنارپی ارائه می‌شود. همچنین در فرایند اجرای آموزش، اقداماتی نظیر آمادهسازی تجهیزات، انتخاب دوره آموزشی، شناسایی و آموزش مربیان، زمان و مکان برگزاری دوره و بودجه مورد نیاز توسعه داده شده‌اند.
سنجش اثربخشی آموزشهای برگزار شده و اینکه تا چه میزان منجر به تغییرات مورد نظر سازمان شده است، در فرایند سنجش اثربخشی آموزشی فنارپی محاسبه می‌شود.
2- محصول جبران خدمات فنارپی
یک سیستم جبران خدمات پویا باید بتواند روش‌های محاسباتی مناسب را بر حسب مناطق، بخش‌ها، سمت‌ها اعمال کند. محصول جبران خدمات فنارپی برای پاسخ به چالش‌های موجود در این حوزه، امکان محاسبه حقوق، دستمزد ساعتی، پرداختهای متغیر برای پاداش، اضافه کاری، کمیسیون فروش و … را در فرایند مدیریت محاسبه حقوق دستمزد و رفاهیات فراهم کرده است. در این محصول همچنین فرایند پایان استخدام پرسنل و تسویه حساب آنها توسعه داده شده است.
یکی از نتایج محاسبات حقوق دستمزد فنارپی، ایجاد خروجیهایی است که میبایست به مراجع قانونی خارج از شرکت مانند اداره مالیاتی، تامین اجتماعی و بانک ارائه شود. همچنین با توجه به نیاز به پرداختهایی به پرسنل و مراجع قانونی در سیستم حقوق دستمزد، ارتباط با سیستم مالی از اهمیت فوق‌العاده بالایی برخوردار است. در این محصول، ارتباط با سیستم مالی و صدور سند حسابداری، ارتباط با سیستم خزانه‌داری و درخواستهای پرداخت بانک، بیمه و مالیات، در فرایند مدیریت اطلاعات حقوق و دستمزد پوشش داده می‌شود.
فنارپی، در فرایند مدیریت شخصیسازی پارامترها، سه پارامتر عمده وام، بیمه تکمیلی و سایر اضافات و کسورات، را با توجه به تفاوتهایی که مقادیر هریک از این پارامترها نسبت به افراد دارند، پوشش می‌دهد. نیاز به گروهبندی کارمندان سازمان براساس اشتراکهایی که دارند برای تسریع فعالیتها و اطلاع‌رسانی‌ها، از طریق پیاده‌سازی فرایند گروهبندی پارامترها و اشخاص پاسخ داده می‌شود. همچنین فرایند تعریف و ویرایش پارامترهای خروجی حقوق و دستمزد، براساس پارامترهای ورودی و مطابق با استاندارد فرمولهای ارائه شده از سوی اداره کار یا قوانین مصوب داخلی تعریف می‌شود.
برای طراحی الگوی فیش حقوقی پرسنل به ایجاد قالب فیش و مشخص کردن پارامترهای موجود در فیش و همچنین به تعریف کارگاهها و تامین کنندگان جهت استفاده در فایلهای بیمه و مالیات نیاز دارد که از طریق فرایند پیکربندی اطلاعات حقوق و دستمزد پاسخ داده می‌شود.
3- محصول روابط کار و کارکنان فنارپی
سوابق متمرکز کارکنان باید در یک مخزن واحد بصورت یکپارچه ذخیره، به‌روزرسانی و نگهداری شود و امکان گزارشگیری بهتر و کاهش هزینههای انطباق و آماده شدن برای ممیزیها فراهم باشد.
محصول روابط کار و کارکنان فنارپی، با توسعه فرایند استخدام نیروی کار، امکان ثبت و ویرایش اطلاعات پایه و تخصیص نقش به نیروی کار جدید معرفی شده از فرایند جذب بعنوان کارمند یا پیمانکار معرفی شده از سمت فرایند قراردادها را فراهم کرده است. درصورت نیاز به تعریف و ویرایش تنظیمات، شغل و عوامل شغلی، واحدهای سازمانی، پست‌ها، نوع و گروه احکام و تعریف پارامترهای ثابت آن و …، در رابطه با پرسنل سازمان، فرایند پیکربندی مدیریت سرمایه انسانی توسعه داده شده است.
فنارپی همچنین در محصول روابط کار و کارکنان، فرایند تعریف قرارداد کارمندی جهت امضای کارمند و کارفرما، فرایند صدور حکم کارگزینی برای تعیین حقوق و مزایای مستمر کارمندان سازمان، را توسعه و پیاده‌سازی کرده است.
فرایند خودیاوری (سلف سرویس) کارمندان، راهکار دیگر فنارپی برای پاسخ به چالش‌های موجود در این زمینه است. دسترسی سلف سرویس به داده‌های پرسنلی، به نحوی که پرسنل می‌توانند بطور مستقیم دادهها را مشاهده و بروزرسانی کرده و به این ترتیب در زمان واحد منابع انسانی صرفهجویی می‌شود.
4- محصول مدیریت جذب فنارپی
استخدام باید در سازمان به‌چشم نوعی سرمایهگذاری قابل توجه تلقی شود زیرا منابع انسانی دارایی‌های اساسی یک شرکت هستند. برای حفظ مزیت در رقابت، بخش منابع انسانی باید یک سیستم استخدام منسجم برای انتخاب استعدادهای شرکت داشته باشد. راهکار محصول مدیریت جذب فنارپی از طریق ارائه فرایند برنامه‌ریزی جذب و فرایند جذب کارکنان، از مدیریت استخدام پشتیبانی می‌کند.
فرایند برنامه‌ریزی جذب فنارپی، توانایی برنامه‌ریزی و بودجهبندی برای هزینههای نیروی کار و اندازه‌گیری هزینههای واقعی برای جذب نیروهای فعلی و آینده را فراهم می‌کند. برنامه‌ریزی جذب منابع انسانی فرآیندی است که طی آن، سازمان‌ها منابع انسانی موجود را ارزیابی، نیازمندی‌ها یا ضرورت‌های آتی را پیش‌بینی، شکاف‌ها را شناسایی و برای رفع آن شکاف‌ها نقشهای را طراحی می‌کنند.
در فرایند جذب کارکنان فنارپی، منابع انسانی می‌تواند صفحات شغلی را در وبسایت شرکت ایجاد کند، درخواست‌ها و توضیحات شغلی را ایجاد کند، رزومه‌ها را مدیریت کند، متقاضیان را از طریق فرایند استخدام ردیابی کند، پیشنهادهای شغلی را گسترش دهد و بررسی پیشینه انجام دهد. همچنین پیش از اینکه رزومه متقاضیان استخدام جدید را به مدیر فنی تحویل دهند، غربالگریهای پیش از استخدام را انجام دهند و فرمهای درخواست شغل را ایجاد کنند تا فرایند جذب نیروها به دقت انجام شود.
5- محصول مدیریت حضور و غیاب
ماژول حضور و غیاب فنارپی، سیستمی مبتنی بر وب است که از یک طرف به مدیران سازمان‌ها، امکان کنترل حضور و غیاب، نحوه تردد پرسنل و جاری ساختن قوانین محاسبه کارکرد و از طرف دیگر به پرسنل امکان مشاهده و تصحیح اطلاعات حضور، بررسی ورود و خروج‌ها، ثبت درخواست اضافه کاری، ثبت درخواست مرخصی، ثبت درخواست ماموریت و دریافت گزارش‌های مورد نیاز را می‌دهد.
فرایند مدیریت کارکرد فنارپی، امکان ثبت کارکرد، تایید ساعتهای کاری، تعریف تایم شیت و تخصیص برنامه زمانی به پرسنل را فراهم کرده است. همچنین این رویکرد با اتصال به پنل انگشت‌نگار و دستگاه‌های حضور و غیاب مبتنی بر تشخیص اثر انگشت، راهکار جامع کنترل تردد و حضور و غیاب را در اختیار مشتریان قرار می‌دهد.
علاوه بر قابلیت‌های سخت‌افزاری مرتبط با دستگاه حضور و غیاب، ماژول حضور و غیاب فنارپی دارای نقاط قوت بسیاری از جمله ثبت دقیق ترددها، سهولت کاربری، جامع بودن، ارائه گزارش‌های قدرتمند و پشتیبانی مناسب است.
مزایای رقابتی فنارپی در مدیریت سرمایه انسانی
راهکارهای فنارپی، با افزایش کارایی در بخش‌های مختلف و برای سهامداران کلیدی متشکل از کارفرمایان و شرکا، در هر بخش از زنجیره تأمین، ارزش می‌آفریند. از مزایای رقابتی فنارپی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ارتباط با سیستم مالی و صدور سند حسابداری، ارتباط با سیستم خزانه‌داری و درخواستهای پرداخت بانک، بیمه و مالیات به همراه امکان چاپ فیش و ایجاد فایل خروجی
- حقوق و دستمزد، مزایا، بررسی عملکرد، سیستم ردیابی متقاضی و سلف سرویس کارکنان را در یک واحد یکپارچه می‌کند
- امکان ثبت اطلاعات پرسنلی شامل اطلاعات شخصی، تحصیلی، سوابق کاری، آموزشی و مهارت‌ها و امکان تغییر
- امکان تعریف شیفت‌های کاری مختلف و تخصیص افراد به شیفت‌ها
- ثبت و نظارت بر تنظیمات حقوق و دستمزد، ارسال اطلاعات به مدیر حقوق و دستمزد
- امکان ایجاد چارت سازمانی، پست سازمانی، نقش و تخصیص پرسنل به پست‌ها و نقشهای سازمانی
- ثبت زمان ورود و خروج کارکنان و امکان اتصال به پنل انگشت نگار
- دسترسی سلف سرویس به داده‌های پرسنلی، به نحوی که پرسنل می‌توانند بطور مستقیم دادهها را به روز کنند
- تسهیل راهبری و مدیریت دوره‌های آموزشی براساس نیازهای دپارتمان‌های مختلف و فرد به فرد پرسنل
- دسترسی ابری با چارچوب برنامه تلفن همراه، کارکنان را قادر می‌کند تا کل مدیریت منابع انسانی را از ایجاد درخواست تا دریافت گزارش مدیریت کنند
- ابزاری استراتژیک برای توسعه منابع انسانی (بر اساس اهداف کسب‌وکار) و بهبود کیفیت و توانایی‌های پرسنل مجموعه
