نرم‌افزار ERP یک راهکار مدیریت کسب‌وکار کاملا یکپارچه است و شامل ماژول‌هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی، برنامه‌ریزی تولید، سفارش‌های فروش مشتری و موارد دیگر است. نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی، یک برنامه کاربردی قوی است زیرا دارای امکاناتی برای پشتیبانی از بسیاری از صنایع، فرایندهای مختلف در آن صنایع و ارائه راهکارهای خاص صنعت است.
سامانه ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی از نظر فنی نوعی نرم‌افزار است، تنها تفاوت ERP با سایر نرم‌افزارهای ساده این است که ERP برای یک ماژول یا بخشی از سازمان نیست؛ بلکه برای کل سازمان است، همه عملکردهای سازمان را یکپارچه می‌کند تا سازمان بتواند بعنوان یک واحد جامع فعالیت کند. نرم‌افزار ERP تمام جنبههای کسب‌وکار را توسط یک برنامه کاربردی با یک پایگاه داده یکپارچه کرده و امکان ارتباط و انتقال اطلاعات از یک ماژول به ماژول دیگر را در لحظه فراهم می‌کند.
این نرم‌افزار همچنین دارای آخرین ابزارهای تحلیلی برای تبدیل داده‌ها به اطلاعات قابل گزارشگیری است. این نیاز به تداخل دستی در بیشتر کارهای تکراری را کاهش می‌دهد تا هزینه کار را پایین بیاورد، فرایندها را سرعت دهد و احتمال اشتباه‌ها را تا حد زیادی از بین ببرد. اساساً وظیفه نرم‌افزار ERP تسهیل جریان اطلاعات از یک فرایند به فرایند دیگر در محدوده سازمان و ایجاد ارتباط نزدیک با سایر شرکای تجاری مانند تامین کنندگان و مشتریان است.
تفاوت ERP باSCM
یک سامانه مدیریت زنجیره تامین یا SCM بر فرایندهای زنجیره تامین تمرکز دارد. این فرایندها شامل سفارش مواد اولیه، دریافت کالا و بازرسی کیفیت، از فرایند تولید تا ارسال محصولات به مشتریان است.
سامانه مدیریت زنجیره تامین، عمدتاً فرایندهای خارج از سازمان را تحت پوشش قرار داده و با تمام تولیدکنندگان و افراد مرتبطی سروکار دارد که تجارت شما را ممکن می‌کنند. در مقابلERP بیشتر یک راهکار داخلی برای کسب‌وکارها به‌شمار می‌رود. راهکار مدیریت زنجیره تامین بیشتر مبتنی بر نظارت بر مواد و محصولات و داده‌های مرتبط با آنها عمل می‌کند که شامل تعامل با تأمینکنندگان می‌شود، در حالی که عملکرد یک ERP بیشتر مبتنی بر وظیفه و بصورت متمرکز است. تفاوت مهم دیگر بین این دو این است که ERP تقریباً تمام حوزههای عملکردی مدیریت کسب‌وکار را پوشش می‌دهد ولی SCM تخصصیتر است و فقط با برنامه‌ریزی و اجرای زنجیره تامین سروکار دارد.
تفاوت ERP با CRM
مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در مورد مشتریان خود اطلاعات بیشتری کسب کنند. این راهکارهای نرم‌افزاری ممکن است به شما امکان ایجاد پیشبینیهای فروش، ذخیره اطلاعات تماس، ایجاد خبرنامههای شخصی و شناسایی سرنخهای جدید را بدهد. یک سامانه CRM یا نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، چرخه ارتباط با مشتری را مدیریت می‌کند و بینش‌های کلیدی را در مورد تعاملات یک کسب‌وکار از مشتریان سرنخ گرفته تا مشتریان متعهد و بازگشتی ارائه می‌کند. این ابزار برای فروش و بازاریابی ایدهآل است.
تمرکز اصلی ERP افزایش کارایی از طریق خودکار کردن فرایندهای تجاری در تمام بخش‌های سازمان است. عملکرد اولیه CRM بهبود تعاملات مشتری و حفظ مشتری است، در حالی که ERP فرایندهای داخلی را بهبود میبخشد. کاربران اصلی CRM بخش فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری هستند. در مقابل، کاربران ERP بر ساده‌کردن عملکردهای داخل سازمانی – زنجیره تامین، مدیریت سفارش، امور مالی، برنامه‌ریزی پروژه متمرکز هستند. افزون بر این، CRM بر افزایش فروش تمرکز دارد، در حالی که ERP بر بهبود دقت و اثربخشی سیستم تاکید دارد.
برخی سیستم‌های ERP شامل ماژول نرم‌افزاری CRM به‌صورت یکی از اجزای این سیستم‌ها هستند اما سیستم‌های نرم‌افزاری CRM شامل اجزای ERP نیستند. یعنی کارکردهای سیستم‌های ERP بسیار فراتر از موضوع ارتباط با مشتریان است و فرایندهای مختلف کسب‌وکار را در بر می‌گیرد که به بخش‌های مختلف سازمان مربوط می‌شود. البته چون سیستم‌های CRM فقط روی ارتباط با مشتریان متمرکزند، در این حوزه قابلیت‌هایی پیشرفته‌تری نسبت به سیستم‌های ERP دارند اما نمی‌توانند هیچ‌یک از وظایفی را که سیستم‌های ERP در فرایندهای دیگر سازمان بر عهده دارند انجام دهند. به اين ترتيب روشن است که CRM فقط یک سیستم «فرانت آفیس» (front-office) است که بطور مستقیم با مشتریان سروکار دارد، در حالیکه ERP عمدتا سیستم پشت صحنه یا بک‌آفیس (back-office) است که البته در کل هر دو نوع کارکرد را شامل می‌شود.
تفاوت اصلی بین CRM و ERP مربوط به مقیاس است. در حالی که نرم‌افزار CRM تنها روی مشتریان شما تمرکز دارد، ERP بر جنبههای متعدد کسب‌وکار تمرکز دارد و به شما امکان می‌دهد همه آنها را یکپارچه کنترل کنید.
تفاوت ERP با نرم‌افزار حسابداری (Accounting software)
حسابداری گامی ضروری برای هر شرکتی است. پیگیری دقیق اعداد و ارقام به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا کنترل بیشتری روی کارهای خود داشته باشند تا با ظرفیت کامل خود رشد کنند. حسابداری دستی یا استفاده از نرم‌افزار حسابداری سنتی ممکن است در ابتدا برای صاحبان مشاغل کوچک کارساز باشد، اما این فرایند می‌تواند به‌سرعت خسته‌کننده و وقت‌گیر شود. نرم‌افزار حسابداری به مدیریت و اتوماسیون فعالیت‌های مالی یک شرکت کمک می‌کند، اما سیستم ERP ماژول‌های مختلفی دارد که ماژول حسابداری یکی از آنهاست. نرم‌افزار حسابداری طوری طراحی شده است که تمام نیازهای مربوط به امور مالی یک کسب‌وکار را برطرف کند. سیستم ERP کارکردهای اصلی بسته‌های حسابداری را در بر دارد اما شامل بسیاری از توانمندی‌های دیگر نیز می‌شود.
با رشد کسب‌وکارهای کوچک و پاسخگو نبودن روش‌های دستی حسابداری و صفحات گسترده، نخستین فکری که به ذهن صاحبان کسب‌وکار می‌رسد، تهیه بسته حسابداری است. چون مشکل اصلی آنها سازماندهی است: سازماندهی امور مربوط به فروش، دریافت وجه از مشتریان، پرداخت به تامین‌کنندگان و محاسبه سود. نرم‌افزار حسابداری قادر است این کار را انجام دهد اما هیچ بسته نرم‌افزاری حسابداری نمی‌تواند به‌تنهایی بر امور مربوط به تامین‌کنندگان نظارت کند، در کار مدیریت کارکنان کمکی کند یا نمایی از هزینه‌ها و فعالیت‌های انبار بدهد.
تفاوت این دو نرم‌افزار در نیازهای هر شرکت است. سیستم‌های ERP می‌توانند بخشی از شرکت باشند و هر کارمند با اعطای دسترسی از آنها استفاده می‌کند. درحالی که نرم‌افزار حسابداری بطور کلی فقط از بخش‌های حسابداری یا مالی پشتیبانی کرده و کاربران آن معمولا فقط حسابدارها هستند. نرم‌افزار حسابداری به مدیریت و اتوماسیون فعالیت‌های مالی یک شرکت کمک می‌کند، اما سیستم ERP ماژول‌های مختلفی دارد که ماژول حسابداری یکی از آنهاست. نرم‌افزار حسابداری طوری طراحی شده است که تمام نیازهای مربوط به امور مالی یک کسب‌وکار را برطرف کند. سیستم ERP کارکردهای اصلی بسته‌های حسابداری را در بر دارد اما شامل بسیاری از توانمندی‌های دیگر نیز می‌شود. قابلیت سفارشی‌سازی نرم‌افزار ERP بیشتر از نرم‌افزارهای حسابداری است و این قابلیت در نرم‌افزارهای حسابداری محدود است.
پیش از تصمیمگیری در مورد انتخاب نرم‌افزار، شرکت باید ابتدا نیازهای خود را بشناسد. اگر فقط برای بخش حسابداری به اتوماسیون نیاز دارد، استفاده از نرم‌افزار حسابداری کافی است. با این حال، اگر شرکت بخواهد هر فعالیت عملیاتی را خودکار کند، سیستم ERP انتخاب مناسبی است.
تفاوت ERP با BPMS
سامانه مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) روشی یکپارچه برای طراحی، اجرا و پایش فرایندهای کسب‌وکار است که ممکن است در هر یک از آنها افراد یا نرم‌افزارهای سازمان درگیر باشند. سیستم‌های گردش کار (BPMS) به پشتوانه زبان BPMN می‌توانند پیچیده‌ترین فرایندهای کسب‌وکار را نیز مدل‌سازی کنند. ERPبر پایه ماژول‌ها و کارکردها بنا شده است، BPMS امکان شخصی‌سازی گردش کار را فراهم می‌کند.
ERP و BPM دو مورد بسیار متفاوت هستند، اگرچه برخی عناصر مشترک وجود دارد. برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی نرم‌افزار است که دسترسی کاربران را به مجموعهای از برنامه‌ها فراهم می‌کند. ویژگی اصلی یک سیستم ERP توانایی آن در ذخیره و جمع‌آوری داده‌ها از یک پایگاه داده مشترک است. سیستم BPM به‌دنبال مهندسی دوباره فرایندها، حذف یا جایگزینی آنهاست. شباهت‌های زیادی میان سیستم BPM و ERP وجود دارد اما فرق ERP و BPMS آن است که سیستم BPM فرایندگراتر است و ERP بیشتر بر کارکردهای گوناگون کسب‌وکار و ماژول‌هایی که از این کارکردها پشتیبانی می‌کند متمرکز است. سیستم BPM امکان سفارشی‌سازی بیشتری را نسبت به ERP فراهم می‌کند و برای مدیریت یک فرایند بخصوص مفیدتر است، مثلا اگر بخواهید یک فرایند مالی خاص را مدیریت کنید، سیستم BPM می‌تواند همین یک کار را برایتان انجام دهد، اما ERP فقط قادر است کل ماژول را به شما ارائه دهد.
نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) متشکل از استراتژیها و تکنیکهایی است که برای درک، بهبود و خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. BPMS فرایندها را بعنوان منابعی در خود میبیند و به دنبال بهبود آنهاست. بنابراین، نرم‌افزار BPMS سازمانی برای سازماندهی، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای تجاری سازمان کار می‌کند. این سیستم با ارائه ابزار مدل‌سازی فرایند به کاربران برای طراحی و ویرایش گردش کار به این مهم دست مییابد. مدل‌سازی فرایند به کاربران اجازه می‌دهد تکه توصیفات فرایند را درج کنند تا به مخاطبان اطلاع دهند که دقیقاً چه اتفاقی در طول فرایند می‌افتد.
ابزارهای هوش تجاری BPMS قادر به تحلیل کارایی فرایندها با جزئیات بیشتری هستند. این سیستم‌ها اطلاعاتی را درباره مدت اجرای فرایندها، وضعیت فرایندها و تعداد فرایندهای بسته و باز در هر زمان در اختیار سازمان قرار می‌دهند. در مقابل سیستم‌های ERP در ذخیره‌کردن داده‌ها بصورت متمرکز سودمند هستند و به کمک آنها داده‌های ورودی از بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند در مکان واحدی نگهداری شود. ERP نمایی از کل کسب‌وکار ارائه می‌دهد که BPMS قادر به ارائه آن نیست. گستردگی و جامعیت تحلیل‌های سیستم ERP نیز بیشتر است چون ERP داده‌های بیشتری نسبت به سیستم BPM ذخیره می‌کند.
پیش از این که تصمیم بگیرید برای کسب‌وکار خود روی کدام یک سرمایهگذاری کنید، باید چند تفاوت مهم بین ERP و نرم افزارهای مجزا قائل شوید.
چهار تفاوت مهم نرم‌افزار ERP و نرم‌افزارهای مجزا
1. راهکارهای ERP فراگیرتر هستند
قبل از اینکه بتوانیم ERP را با سایر نرم‌افزارهای مجزا مقایسه کنیم، تعریف کامل ERP بسیار مهم است، ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی اساساً یک بسته نرم‌افزاری پایگاه داده است که تمام عملیات و فرایندهای کسب‌وکار شما را در بر می‌گیرد.
اساسا، نرم‌افزارهای مجزا مانند حسابداری، مدیریت زنجیره تامین (SCM)، مدیریت مشتریان (CRM) و … تنها جنبههای مجزا در حوزههای مختلف کسب‌وکار را مدیریت می‌کند، درحالی که ERP گزینه‌ای فراگیرتر است. همه گزینهها شامل منابع انسانی، بازاریابی، تولید و البته حسابداری را پوشش می‌دهد. اما ERP ماژول‌های دیگری را برای بخش‌های مختلف کسب‌وکارتان به شما می‌دهد. نرم‌افزار ERP بسیار بالاتر و فراتر از آن چیزی است که هر نرم‌افزار مجزا می‌تواند برای شما انجام دهد.
2. نرم‌افزارهای مجزا نمی‌توانند اطلاعات یکپارچه لحظه‌ای ارائه کنند
نرم‌افزارهای مستقل اغلب نمی‌تواند با سایر نرم‌افزارها در لحظه ارتباط برقرار کند و باید بصورت دستی ارقام را از نرم‌افزار فروش، نرم‌افزار مدیریت موجودی و سایر برنامه‌ها وارد کنید. ممکن است این مشکل بزرگ به نظر نرسد، اما با رشد کسب‌وکارتان می‌تواند بسیار وقت‌گیر شود و احتمال خطای بیشتری ایجاد می‌کند.
3. نرم‌افزارهای مجزا نیازهای خاص هر صنعت را برطرف نمی‌کند
نرم‌افزارهای مجزا اغلب طوری طراحی می‌شوند که برای همه کسب‌وکارها مناسب باشند. از این رو برای هر سازمان و کسب‌وکاری قابل تغییر و شخصی‌سازی نیستند. نرم‌افزارهای مستقل دارای قابلیت محدودی برای ردیابی موجودی برای مشاغل تولیدی و توزیعی با تکیه بر افزونه‌های شخص ثالث سختگیرانه هستند. در حالی که یک راهکار ERP ابزارهای مدیریت موجودی واقعی و غنی را برای تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان ارائه می‌دهند. با ERP، می‌توانید بطور فعال موجودی را مدیریت کنید تا هزینه‌های حمل‌ونقل را کاهش دهید، تصمیم‌های سریع‌تر و دقیق‌تری بگیرید و هزینه‌های نیروی کار را کاهش دهید. یک راهکار ERP همچنین به شما امکان می‌دهد BOMها، برنامه‌ریزی تولید، مدیریت زنجیره تأمین، منابع تولید، محمولههای عرضه و بسیاری از موارد دیگر را مدیریت کنید.
4. نرم‌افزارهای مجزا پایگاه داده یکپارچه ندارند
نرم‌افزارهای مجزای مستقل، بخوبی بخشها را مدیریت می‌کنند ولی دارای پایگاه داده (دیتابیس) های مجزا هستند و داده‌ها را پراکنده جمع‌آوری می‌کنند. فرض کنید برای مثال، شما یک شکایت مشتری را با گرفتن ده درصد تخفیف از سفارش آنها حل میکنید. اگر مجبور باشید برای واردکردن این تغییر به یک سیستم کاملاً جدید بروید، ممکن است فراموش کنید و در پایان روز با ارقام نامتناسب باقی بمانید. از طرف دیگر، یک راهکار ERP می‌تواند این عناصر را با یک ماژول CRM ترکیب کند که میتوان در آن تمام تعاملات قبلی مشتری را ببینید و اطلاعات آن را به روز کنید.
