تفاوت ERP با دیگر نرم‌افزارهای اداری

نرم‌‎افزار ERP یک راهکار مدیریت کسب‌وکار کاملا یکپارچه است و شامل ماژول‌‎هایی برای حسابداری، مدیریت موجودی، برنامه‎‌ریزی تولید، سفارش‌های فروش مشتری و موارد دیگر است. نرم‌‎افزار برنامه‌‎ریزی منابع سازمانی، یک برنامه کاربردی قوی است زیرا دارای امکاناتی برای پشتیبانی از بسیاری از صنایع، فرایندهای مختلف در آن صنایع و ارائه راهکار‎های خاص صنعت است. سامانه ERP یا برنامه‌‎ریزی منابع سازمانی از نظر فنی نوعی نرم‌‎افزار است، تنها تفاوت ERP با سایر نرم‎‌افزارهای ساده این است که ERP برای یک ماژول یا بخشی از سازمان نیست؛ بلکه برای کل سازمان است، همه عملکردهای سازمان را یکپارچه می‌‎کند تا سازمان بتواند بعنوان یک واحد جامع فعالیت کند. نرم‌‎افزار ERP تمام جنبه‌‎های کسب‌وکار را توسط یک برنامه کاربردی با یک پایگاه داده یکپارچه کرده و امکان ارتباط و انتقال اطلاعات از یک ماژول به ماژول دیگر را در لحظه فراهم می‌‎کند. این نرم‌‎افزار همچنین دارای آخرین ابزارهای تحلیلی برای تبدیل داده‌‎ها به اطلاعات قابل گزارش‎گیری است. این نیاز به تداخل دستی در بیشتر کارهای تکراری را کاهش می‌‎دهد تا هزینه کار را پایین بیاورد، فرایندها را سرعت دهد و احتمال اشتباه‌ها را تا حد زیادی از بین ببرد. اساساً وظیفه نرم‌افزار ERP تسهیل جریان اطلاعات از یک فرایند به فرایند دیگر در محدوده سازمان و ایجاد ارتباط نزدیک با سایر شرکای تجاری مانند تامین کنندگان و مشتریان است.  

تفاوت ERP باSCM

یک سامانه مدیریت زنجیره تامین یا SCM بر فرایندهای زنجیره تامین تمرکز دارد. این فرایندها شامل سفارش مواد اولیه، دریافت کالا و بازرسی کیفیت، از فرایند تولید تا ارسال محصولات به مشتریان است. سامانه مدیریت زنجیره تامین، عمدتاً فرایندهای خارج از سازمان را تحت پوشش قرار داده و با تمام تولیدکنندگان و افراد مرتبطی سروکار دارد که تجارت شما را ممکن می‌کنند. در مقابلERP بیشتر یک راهکار داخلی برای کسب‎و‎کارها به‌شمار می‌رود. راهکار مدیریت زنجیره تامین بیشتر مبتنی بر نظارت بر مواد و محصولات و داده‌‎های مرتبط با آنها عمل می‌کند که شامل تعامل با تأمین‌‎کنندگان می‎‌شود، در حالی که عملکرد یک ERP بیشتر مبتنی بر وظیفه و بصورت متمرکز است. تفاوت مهم دیگر بین این دو این است که ERP تقریباً تمام حوزه‌‎های عملکردی مدیریت کسب‌‎وکار را پوشش می‌‎دهد ولی SCM تخصصی‌‎تر است و فقط با برنامه‌‎ریزی و اجرای زنجیره تامین سروکار دارد.  

تفاوت ERP با CRM

مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM به کسب‌وکارها کمک می‎‌کند تا در مورد مشتریان خود اطلاعات بیشتری کسب کنند. این راهکار‎های نرم‌‎افزاری ممکن است به شما امکان ایجاد پیش‌‎بینی‌‎های فروش، ذخیره اطلاعات تماس، ایجاد خبرنامه‌‎های شخصی و شناسایی سرنخ‌‎های جدید را بدهد. یک سامانه CRM یا نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، چرخه ارتباط با مشتری را مدیریت می‌کند و بینش‌های کلیدی را در مورد تعاملات یک کسب‌وکار از مشتریان سرنخ گرفته تا مشتریان متعهد و بازگشتی ارائه می‌کند. این ابزار برای فروش و بازاریابی ایده‌‎آل است. تمرکز اصلی ERP افزایش کارایی از طریق خودکار کردن فرایندهای تجاری در تمام بخش‌های سازمان است. عملکرد اولیه CRM بهبود تعاملات مشتری و حفظ مشتری است، در حالی که ERP فرایندهای داخلی را بهبود می‌‎بخشد. کاربران اصلی CRM بخش فروش، بازاریابی و پشتیبانی مشتری هستند. در مقابل، کاربران ERP بر ساده‌کردن عملکردهای داخل سازمانی – زنجیره تامین، مدیریت سفارش، امور مالی، برنامه‌‎ریزی پروژه متمرکز هستند. افزون بر این، CRM بر افزایش فروش تمرکز دارد، در حالی که ERP بر بهبود دقت و اثربخشی سیستم تاکید دارد. برخی سیستم‌های ERP شامل ماژول نرم‌افزاری CRM به‌صورت یکی از اجزای این سیستم‌ها هستند اما سیستم‌های نرم‌افزاری CRM شامل اجزای ERP نیستند. یعنی کارکردهای سیستم‌های ERP بسیار فراتر از موضوع ارتباط با مشتریان است و فرایندهای مختلف کسب‌وکار را در بر می‌گیرد که به بخش‌های مختلف سازمان مربوط می‌شود. البته چون سیستم‌های CRM فقط روی ارتباط با مشتریان متمرکزند، در این حوزه قابلیت‌هایی پیشرفته‌تری نسبت به سیستم‌های ERP دارند اما نمی‌توانند هیچ‌یک از وظایفی را که سیستم‌های ERP در فرایندهای دیگر سازمان بر عهده دارند انجام دهند. به اين ترتيب روشن است که CRM فقط یک سیستم «فرانت آفیس» (front-office) است که بطور مستقیم با مشتریان سروکار دارد، در حالیکه ERP عمدتا سیستم پشت صحنه یا بک‌آفیس (back-office) است که البته در کل هر دو نوع کارکرد را شامل می‌شود. تفاوت اصلی بین CRM و ERP مربوط به مقیاس است. در حالی که نرم‌افزار CRM تنها روی مشتریان شما تمرکز دارد، ERP بر جنبه‌‎های متعدد کسب‌وکار تمرکز دارد و به شما امکان می‌‎دهد همه آنها را یکپارچه کنترل کنید.  

تفاوت ERP با نرم‌‎افزار حسابداری (Accounting software)

حسابداری گامی ضروری برای هر شرکتی است. پیگیری دقیق اعداد و ارقام به کسب‌وکارها امکان می‌‎دهد تا کنترل بیشتری روی کارهای خود داشته باشند تا با ظرفیت کامل خود رشد کنند. حسابداری دستی یا استفاده از نرم‌‎افزار حسابداری سنتی ممکن است در ابتدا برای صاحبان مشاغل کوچک کارساز باشد، اما این فرایند می‌تواند به‌سرعت خسته‌کننده و وقت‌‎گیر شود. نرم‌افزار حسابداری به مدیریت و اتوماسیون فعالیت‌های مالی یک شرکت کمک می‌کند، اما سیستم ERP ماژول‌های مختلفی دارد که ماژول حسابداری یکی از آنهاست. نرم‌افزار حسابداری طوری طراحی شده است که تمام نیازهای مربوط به امور مالی یک کسب‌وکار را برطرف کند. سیستم ERP کارکردهای اصلی بسته‌های حسابداری را در بر دارد اما شامل بسیاری از توانمندی‌های دیگر نیز می‌شود. با رشد کسب‌وکارهای کوچک و پاسخگو نبودن روش‌های دستی حسابداری و صفحات گسترده، نخستین فکری که به ذهن صاحبان کسب‌وکار می‌رسد، تهیه بسته حسابداری است. چون مشکل اصلی آنها سازمان‌دهی است: سازماندهی امور مربوط به فروش، دریافت وجه از مشتریان، پرداخت به تامین‌کنندگان و محاسبه سود. نرم‌افزار حسابداری قادر است این کار را انجام دهد اما هیچ بسته نرم‌افزاری حسابداری نمی‌تواند به‌تنهایی بر امور مربوط به تامین‌کنندگان نظارت کند، در کار مدیریت کارکنان کمکی کند یا نمایی از هزینه‌ها و فعالیت‌های انبار بدهد. تفاوت این دو نرم‌‎افزار در نیازهای هر شرکت است. سیستم‌‎های ERP می‌‎توانند بخشی از شرکت باشند و هر کارمند با اعطای دسترسی از آنها استفاده می‌‎کند. درحالی که نرم‌‎افزار حسابداری بطور کلی فقط از بخش‎‌های حسابداری یا مالی پشتیبانی کرده و کاربران آن معمولا فقط حسابدارها هستند. نرم‌افزار حسابداری به مدیریت و اتوماسیون فعالیت‌های مالی یک شرکت کمک می‌کند، اما سیستم ERP ماژول‌های مختلفی دارد که ماژول حسابداری یکی از آن‌هاست. نرم‌افزار حسابداری طوری طراحی شده است که تمام نیازهای مربوط به امور مالی یک کسب‌وکار را برطرف کند. سیستم ERP کارکردهای اصلی بسته‌های حسابداری را در بر دارد اما شامل بسیاری از توانمندی‌های دیگر نیز می‌شود. قابلیت سفارشی‌سازی نرم‌افزار ERP بیشتر از نرم‌افزارهای حسابداری است و این قابلیت در نرم‌افزارهای حسابداری محدود است. پیش از تصمیم‎‌گیری در مورد انتخاب نرم‌‎افزار، شرکت باید ابتدا نیازهای خود را بشناسد. اگر فقط برای بخش حسابداری به اتوماسیون نیاز دارد، استفاده از نرم‎‌افزار حسابداری کافی است. با این حال، اگر شرکت بخواهد هر فعالیت عملیاتی را خودکار کند، سیستم ERP انتخاب مناسبی است.  

تفاوت ERP با BPMS

سامانه مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) روشی یکپارچه برای طراحی، اجرا و پایش فرایندهای کسب‌وکار است که ممکن است در هر یک از آنها افراد یا نرم‌افزارهای سازمان درگیر باشند. سیستم‌های گردش کار (BPMS) به پشتوانه زبان BPMN می‌توانند پیچیده‌ترین فرایندهای کسب‌وکار را نیز مدل‌سازی کنند. ERPبر پایه ماژول‌ها و کارکردها بنا شده است، BPMS امکان شخصی‎‌سازی گردش کار را فراهم می‌کند. ERP و BPM دو مورد بسیار متفاوت هستند، اگرچه برخی عناصر مشترک وجود دارد. برنامه‌‎ریزی منابع سازمانی (ERP) نوعی نرم‎‌افزار است که دسترسی کاربران را به مجموعه‎‌ای از برنامه‌‎ها فراهم می‌‎کند. ویژگی اصلی یک سیستم ERP توانایی آن در ذخیره و جمع‌آوری داده‌ها از یک پایگاه داده مشترک است. سیستم BPM به‌دنبال مهندسی دوباره فرایندها، حذف یا جایگزینی آن‌هاست. شباهت‌های زیادی میان سیستم BPM و ERP وجود دارد اما فرق ERP و BPMS آن است که سیستم BPM فرایندگراتر است و ERP بیشتر بر کارکردهای گوناگون کسب‌وکار و ماژول‌هایی که از این کارکردها پشتیبانی می‌کند متمرکز است. سیستم BPM امکان سفارشی‌سازی بیشتری را نسبت به ERP فراهم می‌کند و برای مدیریت یک فرایند بخصوص مفیدتر است، مثلا اگر بخواهید یک فرایند مالی خاص را مدیریت کنید، سیستم BPM می‌تواند همین یک کار را برایتان انجام دهد، اما ERP فقط قادر است کل ماژول را به شما ارائه دهد. نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) متشکل از استراتژی‌‎ها و تکنیک‎‌هایی است که برای درک، بهبود و خودکارسازی فرایندهای کسب‌وکار استفاده می‌‎شود. BPMS فرایندها را بعنوان منابعی در خود می‌‎بیند و به دنبال بهبود آنهاست. بنابراین، نرم‌افزار BPMS سازمانی برای سازماندهی، مدیریت و خودکارسازی فرایندهای تجاری سازمان کار می‌‎کند. این سیستم با ارائه ابزار مدل‌سازی فرایند به کاربران برای طراحی و ویرایش گردش کار به این مهم دست می‌‎یابد. مدل‌سازی فرایند به کاربران اجازه می‌دهد تکه توصیفات فرایند را درج کنند تا به مخاطبان اطلاع دهند که دقیقاً چه اتفاقی در طول فرایند می‌افتد. ابزارهای هوش تجاری BPMS قادر به تحلیل کارایی فرایندها با جزئیات بیشتری هستند. این سیستم‌ها اطلاعاتی را درباره مدت اجرای فرایندها، وضعیت فرایندها و تعداد فرایندهای بسته و باز در هر زمان در اختیار سازمان قرار می‌دهند. در مقابل سیستم‌های ERP در ذخیره‌کردن داده‌ها بصورت متمرکز سودمند هستند و به کمک آنها داده‌های ورودی از بخش‌های مختلف سازمان می‌تواند در مکان واحدی نگهداری شود. ERP نمایی از کل کسب‌وکار ارائه می‌دهد که BPMS قادر به ارائه آن نیست. گستردگی و جامعیت تحلیل‌های سیستم ERP نیز بیشتر است چون ERP داده‌های بیشتری نسبت به سیستم BPM ذخیره می‌کند. پیش از این که تصمیم بگیرید برای کسب‌وکار خود روی کدام یک سرمایه‎‌گذاری کنید، باید چند تفاوت مهم بین ERP و نرم افزارهای مجزا قائل شوید.  

چهار تفاوت مهم نرم‌افزار ERP و نرم‌افزارهای مجزا

1. راهکار‎های ERP فراگیرتر هستند

قبل از اینکه بتوانیم ERP را با سایر نرم‌‎افزارهای مجزا مقایسه کنیم، تعریف کامل ERP بسیار مهم است، ERP یا برنامه‌‎ریزی منابع سازمانی اساساً یک بسته نرم‌‎افزاری پایگاه داده است که تمام عملیات و فرایندهای کسب‌وکار شما را در بر می‌‎گیرد. اساسا، نرم‌افزارهای مجزا مانند حسابداری، مدیریت زنجیره تامین (SCM)، مدیریت مشتریان (CRM) و … تنها جنبه‎‌های مجزا در حوزه‌‎های مختلف کسب‌وکار را مدیریت می‌‎کند، درحالی که ERP گزینه‌ای فراگیرتر است. همه گزینه‎‌ها شامل منابع انسانی، بازاریابی، تولید و البته حسابداری را پوشش می‌‎دهد. اما ERP ماژول‏‌های دیگری را برای بخش‎‌های مختلف کسب‌وکارتان به شما می‌‎دهد. نرم‌‎افزار ERP بسیار بالاتر و فراتر از آن چیزی است که هر نرم‌‎افزار مجزا می‌‎تواند برای شما انجام دهد.

2. نرم‌افزارهای مجزا نمی‌‎توانند اطلاعات یکپارچه لحظه‌ای ارائه کنند

نرم‌افزارهای مستقل اغلب نمی‌تواند با سایر نرم‌افزارها در لحظه ارتباط برقرار کند و باید بصورت دستی ارقام را از نرم‌افزار فروش، نرم‌افزار مدیریت موجودی و سایر برنامه‌ها وارد کنید. ممکن است این مشکل بزرگ به نظر نرسد، اما با رشد کسب‌وکارتان می‌تواند بسیار وقت‌گیر شود و احتمال خطای بیشتری ایجاد می‌کند.

3. نرم‌افزارهای مجزا نیازهای خاص هر صنعت را برطرف نمی‌کند

نرم‌افزارهای مجزا اغلب طوری طراحی می‌شوند که برای همه کسب‌وکارها مناسب باشند. از این رو برای هر سازمان و کسب‌وکاری قابل تغییر و شخصی‌سازی نیستند. نرم‌افزارهای مستقل دارای قابلیت محدودی برای ردیابی موجودی برای مشاغل تولیدی و توزیعی با تکیه بر افزونه‌های شخص ثالث سختگیرانه هستند. در حالی که یک راهکار ERP ابزارهای مدیریت موجودی واقعی و غنی را برای تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان ارائه می‌دهند. با ERP، می‌توانید بطور فعال موجودی را مدیریت کنید تا هزینه‌های حمل‌ونقل را کاهش دهید، تصمیم‌های سریع‌تر و دقیق‌تری بگیرید و هزینه‌های نیروی کار را کاهش دهید. یک راهکار ERP همچنین به شما امکان می‌‎دهد BOM‌ها، برنامه‌‎ریزی تولید، مدیریت زنجیره تأمین، منابع تولید، محموله‎‌های عرضه و بسیاری از موارد دیگر را مدیریت کنید.

4. نرم‌افزارهای مجزا پایگاه داده یکپارچه ندارند

نرم‎‌افزارهای مجزای مستقل، بخوبی بخش‌‎ها را مدیریت می‌‎کنند ولی دارای پایگاه داده (دیتابیس)‎ های مجزا هستند و داده‎‌ها را پراکنده جمع‌آوری می‌کنند. فرض کنید برای مثال، شما یک شکایت مشتری را با گرفتن ده درصد تخفیف از سفارش آن‌ها حل می‎‌کنید. اگر مجبور باشید برای واردکردن این تغییر به یک سیستم کاملاً جدید بروید، ممکن است فراموش کنید و در پایان روز با ارقام نامتناسب باقی بمانید. از طرف دیگر، یک راهکار ERP می‌تواند این عناصر را با یک ماژول CRM ترکیب کند که می‌‎توان در آن تمام تعاملات قبلی مشتری را ببینید و اطلاعات آن را به روز کنید.