این روزها همه جا سخن از مهاجرت به سوی سازمان فرآیندگرا است اما واقعا فرایندگرایی چیست؟ تعریف فرایندگرایی چگونه است؟
سازمان وظیفه گرا
شرکت‌ها و سازمان‌ها معمولا برای اداره خود از ساختار وظیفه‌ای استفاده می‌کنند. ساختاری به شدت سنتی. این ساختار، همانگونه که از نامش پیداست روی وظیفه‌ها تاکید دارد. مانند دریافت و خدمات مشتری، وارد کردن آن به رایانه، بررسی اعتبار مشتری، بررسی موجودی کالا، گزینش و بسته‌بندی سفارش، حمل و نقل، بارگیری و ارسال کالا به مشتری.
سازمان وظیفه‌ای بر اساس وظیفه طراحی و ایجاد میشود. از این رو برای قسمت واحدهای جداگانه در نظر گرفته میشود از طراحی محصول تا تولید، انبار، بازاریابی و فروش. از آنجایی که این بخش‌های طراحی شده به هم وابسته هستند و وظایف مستقل نیستند، کارایی به این شیوه کاهش می‌یابد.
شاید بارها برای همه ما این اتفاق افتاده که وقتی وارد یک سازمان یا نهاد دولتی میشویم با سلسله مراتبی طویل روبه رو میشویم که در اصل شاید فقط سمتهایی نمادینی هستند که اگر این سمتها را از چارت سازمانی هم حذف کنیم خللی در کار سازمان ایجاد نخواهد شد.
در این ساختار مواردی که میان وظایف واحدهای مختلف سازمان وجود دارد وابستگی متقابل است و بدلیل اینکه وظایف مستقل نیستند و انجام یکی به دیگری وابستگی دارد، کارآیی کم میشود.
به همین دلیل ارزیابی بسیار دشوار خواهد بود و مسئولیت واحدهای مختلف، به درستی مشخص نیست. زیرا دقیقا مشخص نمی‌شود که عملکرد سازمان، ناشی از عملکرد ضعیف یا اشتباه کدام یک از واحدهای وظیفه‌ای سازمان است. در واقع با توجه به وظایف از پیش تعریف شده انعطاف‌پذیری کافی برای تطبیق سریع وظایف را ندارند.
از سوی دیگر با این شیوه هزینه‌های سازمان زیاد میشود و سازمان مربوطه توسعه نیافته و بهبود نیز نخواهد یافت. بنابراین توصیه میشود که سازمان‌ها به سمت سیستم فرایندگرا و فرایندمحور حرکت کنند.
سازمان فرآیندگرا
در مقابل سازمان وظیفه گرا، سازمان فرآیندگرا قرار دارد. سازمانی با رویکرد فرایندگرا تمام کارهایش به هم وابسته است؛ مانند یک زنجیره می‌ماند که یکی بدون یکی دیگری بی‌معنا میشود، هر مرحله (هر دانه زنجیر) ارزشی به مرحله قبل می افزاید و به تنهایی ارزشی ندارد.
کارکنان به فرایندگرایی می‌اندیشند و به تمام مراحل کار و زنجیره حساس هستند. این سیستم دارای رهبر است و کارکنان را با طراحی و برنامه‌ریزی به سمت هدف سازمان هدایت میکند. برای سازمان فرایندگرا رضایت مشتری مهم است چرا که مجموعه وظایف در نظر گرفته میشود. طراحی سازمان فرایندمحور منجر به ارتقا کیفیت محصول، ورود سریع به بازار، سرعت در تحویل، بهبود عملکرد مالی و … می‌گردد.
سازمان فرآیندگرا کارایی کارکنان را نیز افزایش می‌دهد البته باید توسط رهبر به سمت هدف سازمان هدایت شوند بنابراین باید فرهنگسازی صورت گیرد و کارکنان آموزش ببینند. وقتی این اتفاق ها بیفتد کارکنان کار گروهی را ترویج می‌دهند و بر کارهای گروهی تاکید و آن را به همکاران جدید خود انتقال می‌دهند. از سوی دیگر تعهد را می‌آموزند و انگیزه ذاتی آنها افزایش می‌یابد و این موضوع بر افزایش عملکرد سازمان تاثیر مثبتی می گذارد و کارایی سازمان را افزایش می‌دهد. اعضای سازمان می دانند که باید فعالیت‌های خود را به درستی انجام دهند تا در رسیدن سازمان به اهدافش کمک کنند.
سازمان‌ها و شرکت‌هایی که به فکر پیشرفت، توسعه، افزایش کارایی به همراه بکارگیری تمام کارکنان و همکاری آنان هستند، بهتر است که به جای تمرکز کردن روی سازمان وظیفه‌گرا به دنبال مهاجرت به سوی سازمان فرآیند محور و شرکت هایی که ابزار نرم‌افزاری منطبق با سازمان فرایندگرا را تولید کرده‌اند باشند.
علاوه بر این، امروز با توجه به تغییر آهنگ رقابت در حوزه صنعت و تغییر سریعتر مولفه‌های بازار، تعداد رقبا بیشتر و درنتیجه رقابت سختتر شده است، بنابراین برای پیشتاز بودن در بازار رقابتی امروز به راهکارهای کارآمدتری نیاز است تا در هر لحظه به اطلاعات درستی از سازمان دسترسی داشته باشیم.
برای این کار باید میان واحدهای مختلف سازمان ارتباط یکپارچه سیستمی و یا زبانی یکسان وجود داشته باشد که برای این منظور باید از تکنولوژیهای روز و در بستر اینترنت استفاده کنیم.
برای رسیدن به این هدف فناپ زیرساخت استفاده از راهکار FANRP را پیشنهاد میکند.
FANRP محصول ERP شرکت فناپ زیرساخت ، راهکاری فرآیندمحور است که به وسیله آن میتوانید بر پایه اطلاعات درست و به موقع منابع را به درستی و در جهت منافع سازمان برنامه‌ریزی کنید.
محصول ERP فناپ زیرساخت با نام FANRP اطلاعات را در سازمان متمرکز کرده و جریان اطلاعات را ساده میکند، همچنین فرآیندهای کسب و کار را به صورت پیوسته به یکدیگر متصل میکند و در نتیجه آن، راندمان سازمان بالا خواهد رفت چرا که اطلاعات همیشه در دسترس است.
