یک سازمان کوچک‌تر (معمولاً یک شرکت تابعه) زمانی می‌تواند بسیار مؤثرتر باشد که یک راهکار ERP را متناسب با نیازهای خود اجرا کند و بار راهکارهای بیش از حد پیچیده مورد نیاز سازمانهای بزرگ‌تر بالاسری خود را تحمل نکند. از آنجایی که شرکت‌ها به‌دنبال تقویت استراتژی صنعت4 خود هستند، خواهان شرکت‌های تابعه موثرتری هستند و در عین حال سطح بالایی از همکاری و هماهنگی را در کل سازمان حفظ می‌کنند.
درحین گسترش یک شرکت، چه بصورت ارگانیک یا از طریق ادغام و تملک، نیاز به یک راهکار بیش از پیش احساس می‌شود، زیرا شرکت نیازمند ساختاری یکپارچه برای گزارش‌دهی و تقلیل پیچیدگی بین سیستم‌ها و ایجاد هماهنگی میان بخش‌های مختلف است؛ بنابراین انتخاب یک راهکار جامع برنامه‌ریزی که تمام ابعاد یک شرکت را در بر بگیرد، حیاتی است اما با مشکلات خاص خود همراه است که نیازمند تحقیق و بررسی برای انتخاب بهترین گزینه است.
بتازگی رویکردی تحت عنوانERP دو لایه (Two-Tier ERP) برای بهره‌وری بیشتر در شرکت‌های رو به رشد و بزرگ ارائه شده است. اما ERP دو لایه چیست و چطور اکنون به نخستین انتخاب شرکت‌های نوآور تبدیل شده است؟
ERP دو لایه چیست؟
در معماری دو لایه، مشتری در ردیف اول قرار دارد. سرور پایگاه داده و سرور برنامه وب روی یک دستگاه سرور قرار دارند که ردیف دوم است. این ردیف دوم، داده‌ها را ارائه می‌دهد و منطق تجاری را برای برنامه وب اجرا می‌کند.
ERP دو لایه رویکردی در زمینه راهکارهای جامع برنامه‌ریزی سازمانی است که از دو سیستم برای رفع نیازهای مشاغل بزرگ با شرکت‌های زیرمجموعه در مکان‌های مختلف استفاده می‌کند. براساس این رویکرد، دفاتر مرکزی از ERP سطح یک استفاده می‌کنند که مطابق نیازها سفارشی‌سازی شده و توانایی برطرف‌کردن نیازهای عملکردی یک شرکت بزرگ با چند زیرمجموعه را داراست؛ درحالیکه شرکت‌های تابعه و واحدهای تجاری وابسته از یک ERP سطح دو با منابع کمتر و مطابق با نیازهای محدود خود استفاده می‌کنند.
کسب‌وکارها از طریق ERP دو لایه از ادغام دو راهکار جامع برنامه‌ریزی استفاده می‌کنند بطوری‌که اطلاعات از زیرسیستم‌های لایه دو بطور خودکار به ERP لایه یک جریان یافته و به‌‌آسانی امکان مدیریت جامع داده‌های سازمانی را فراهم می‌کند.
در ERPهای دو لایه، نرم‌افزارهای لایه یک عموما فرایندهای اصلی کسب‌وکار از جمله امور مالی، سرمایه‌های انسانی و تدارکات را پوشش داده و نرم‌افزارهای لایه دو امکان مدیریت فرایندهای فروش، بازاریابی یا تولید را مطابق با ساختار و نوع فعالیت‌های شرکت‌های تابعه ممکن می‌کند.
پس از معرفی مجموعه‌های ارزان‌تر و کاربردی‌تر بعنوان جایگزین سیستم‌های قدیمی ERP، محبوبیت ERPهای دو لایه که از پیاده‌سازی‌های طولانی و تنظیمات پیچیده و سنگین رها شده بوند، بین صاحبان کسب‌وکارها افزایش چشمگیری پیدا کرد. کسب‌وکارها یکی پس از دیگری دریافتند که ERPهای دو لایه بسیار مقرون به صرفه‌تر هستند و نسبت به استفاده از ERPهای بزرگ و پیچیده، سریع‌تر می‌توانند از نرم‌افزارهای سازمانی خود به آن‌ها مهاجرت کنند.
چرا یک راهکار ERP دو لایه را برای سازمان در نظر میگیرند؟
دلایل متعددی وجود دارد که چرا سازمان‌ها اجرای استراتژی ERP دو لایه را در نظر میگیرند. در اینجا به چند نمونه از مواردی اشاره می‌کنیم که سبب شده است شرکت‌ها راهکارهای ERP دو لایه را اتخاذ کنند:
- یک شرکت، شرکت دیگری را خریداری می‌کند که راهکار ERP متفاوتی را اجرا می‌کند. در اینجا به‌جای ادغام تمام عملیات و شیوههای تجاری شرکت خریداری شده در راهکار سطح یک، شرکت خریدار تصمیم می‌گیرد راهکار دو لایه را در شرکت خریداری‌شده ادامه دهد.
- یک شرکت هزینه‌های عمومی و اداری خود را بررسی می‌کند و تصمیم می‌گیرد هزینه‌های راهکار ERP مرکزی را به واحدهای تجاری منفرد کاهش دهد. واحد تجاری تصمیم می‌گیرد که بهترین راهکار برای نیازهای خود را با یک چهارم سهم خود از هزینه‌های راهکار سطح یک انتخاب کند.
- یک شرکت در حال گسترش خط جدیدی از تجارت است؛ مانند انتقال به محیط مهندسی سفارش‌ها برای یکی از خطوط تولید خود. مجموع هزینه و زمان مورد نیاز برای ارتقا و اجرای تغییرات در راهکار سطح یک آن ممکن است بیشتر از هزینه‌های یک پیاده‌سازی کامل دو لایه و مبتنی بر ابر باشد.
- یک شرکت مایل است از بهترین قابلیت‌های سیستم برای پشتیبانی از نیازهای برآورده‌نشده در سازمان استفاده کند. این شرکت از پیشنهادهای ارائه‌دهنده سطح یک خود راضی نیست و می‌خواهد از قابلیت‌های یکی از ارائه‌دهندگان کوچک‌تر و زیرک‌تر ردیف سه در بازار استفاده کند.
- شرکت‌های تابعه که دارای مدل کسب‌وکار متفاوتی نسبت به شرکت مادر خود هستند. برای مثال، دفاتر فروش سخت‌افزار و نرم‌افزار درحالیکه شرکت مادر آن‌ها به ارائه خدمات مشاوره‌ای در زمینه فناوری اطلاعات تمرکز دارد.
- شرکت‌های تابعه فعال در صنایع مختلف یا شرکت‌هایی که در یک بازار خاص نسبت به شرکت مادر خود فعالیت دارند.
- واحدها یا دفاتر تجاری که خارج از محدوده و در کشوری متفاوت از شرکت مادر خود فعالیت می‌کنند.
- سازمان‌هایی که از طریق ادغام یا فروش به شرکت‌های بزرگ‌تر می‌پیوندند، سیستم مدیریتی برای کسب‌وکار خود ندارند یا از نرم‌افزارهای مقدماتی برای انجام امور خود استفاده می‌کنند.
- شرکت‌هایی که می‌خواهند از ویژگی‌های یک راهکار کاربرپسند در کنار ERP بزرگ و قدیمی خود برای عملکردها و فرآیندهای تجاری خاص استفاده کنند.
ERP لایه یک در مقابل ERP لایه دو
همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، ERPهای دو لایه در واقع متشکل از دو دسته سیستم مجزا هستند که هرکدام برای عملکرد خاصی طراحی شده‌اند.
سیستم‌های لایه یک
ERP لایه یک برای شرکت‌های بزرگ بین‌المللی، هلدینگی و دارای چند شرکت زیرمجموعه طراحی شده است. نصب، نگهداری و ارتقای این راهکار گران‌قیمت است و سفارشی‌سازی آن‌ها مطابق با نیاز کسب‌وکار، فرایندی دشوار، زمان‌بر و تخصصی است.
سیستم‌های لایه دو
ERP لایه دو برای شرکت‌های متوسط و کوچک طراحی شده است. این نوع ERP نسبت به سیستم‌های لایه یک ارزان‌تر و راه‌اندازی آن‌ها آسان‌تر است. برخی از این نرم‌افزارها بطور مشخص برای صنایع خاصی مانند خرده‌فروشی‌ها یا صنایع تولیدی توسعه یافته‌اند و برخی دیگر عملکردهای عمومی شامل حسابداری، فروش، مدیریت سرمایه انسانی و زنجیره تامین (شامل مدیریت سفارشات و موجودی) را نیز درکنار سایر فرایندهای خود پشتیبانی می‌کنند.
برتری ERP دو لایه
ERPهای دو لایه مدتی است به رویکردی محبوب برای شرکت‌های بزرگی که نیازمند یک سیستم قدرتمند و جامع برای مدیریت فرآیندهای خود و همچنین راهکاری مکمل برای شرکت‌های تابعه در مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند، تبدیل شده‌اند.
در سطح استراتژیک، وقتی شرکت‌های بزرگ‌تر نسبت به خرید و ادغام شرکت‌های کوچک‌تر اقدام می‌کنند، هرگونه ادغام نرم‌افزاری و تحمیل به استفاده از راهکارهای بزرگ سطح یک منجر به اختلال خواهد شد. بنابراین اگر هدف کمک به شرکت‌های تابعه برای دستیابی به عملکرد بهتر و سودآوری باشد، بهره گیری از یک سیستم لایه دو که قابلیت شخصی‌سازی بیشتری داشته باشد، مزایای بیشتری در پی خواهد داشت.
مزایای بهره‌گیری از ERPهای دو لایه
1.صرفه‌جویی در هزینه‌ها
معمولا کاهش هزینه‌ها جذاب‌ترین بخش برای همه سازمان‌هاست. با استفاده از راهکارها جامع دو لایه، هزینه‌های پیاده‌سازی، نگهداری و ارتقا تا حدی کاهش یافته، نیاز به نیروهای متخصص برای مدیریت سیستم‌های لایه دو را به حداقل رسانده و بهره‌گیری از توانایی آن‌ها را در سایر پروژه‌ها ممکن می‌کند.
2. رفع نیازهای خاص کسب‌وکار
یک واحد تجاری در شرکت ممکن است به دلیل نوع خاص فعالیت‌ها یا صنعتی که در آن فعالیت می‌کند، نیازمندی‌های نرم‌افزاری متفاوتی نسبت به کسب‌وکار مادر داشته باشد. یک ERP تخصصی متناسب با نیازهای کسب‌وکارهای کوچک‌تر، مدیریت امور مالی را تسهیل کرده و عملکردی را که شاید سیستم لایه یک از آن پشتیبانی نمی‌کند را به بهترین شیوه در اختیار کسب‌وکارهای متوسط و کوچک زیرمجموعه قرار دهد.
3. انعطاف‌پذیری و کنترل بیشتر
باتوجه به این نکته که ERPهای دو لایه پیچیدگی کمتری دارند و اصطلاحا «سبک‌تر» هستند، اعمال تنظیمات و شخصی‌سازی برروی آن‌ها ساده‌تر و سریع‌تر است و به زیرمجموعه‌های شرکت‌های بزرگ این امکان را می‌دهد تا نسبت به تغییرات بازار یا تغییر رفتار مشتریان انعطاف‌پذیری بالاتری داشته باشند و به بهترین نحو فرایندها و عملیات خود را کنترل و مدیریت کنند.
4. رسیدگی به نیازمندی‌ها
شرکت‌های تابعه در مکان‌های جغرافیایی مختلف مانند کشورهای دیگر، ممکن است نیازمند پشتیبانی از واحدهای پولی و یا سایر زبان‌ها برای پیشبرد امور خود باشند و باید با قوانین و مقررات محلی سازگار شوند. همچنین تفاوت‌های فرهنگی و منطقه‌ای نیز می‌تواند بر نحوه عملکرد و کاربری سیستم‌ها نیز تاثیر بگذارد. در رویکردهای دو لایه، سیستم‌های لایه دو امکان تنظیم مطابق با این ملاحظات ویژه را فراهم می‌کنند.
5. تجربه کاربری بهتر
استفاده از سیستم‌های لایه یک اغلب دشوار بوده و روند یادگیری آن‌ها کند پیش می‌رود. طراحی ERPهای دو لایه کاربرپسندتر است و تجربه کاربری بمراتب بهتری به کاربران ارائه می‌کند. تجربه کاربری بهتر مطمئنا زمان یادگیری را کاهش داده و متعاقبا به کاهش هزینه‌های آموزش منجر می‌شود.
البته نکات منفی بالقوه جدی برای استراتژی ERP دو لایه وجود دارد. اتخاذ یک استراتژی ERP دو لایه بدون تحقیق و برنامه‌ریزی کامل می‌تواند حتی فاجعه‌بارتر از مشکلاتی باشد که سازمان‌ها در وهله اول سعی در حل آن با استفاده از ERP دو لایه داشتند. سازمانی که به دنبال حرکت به سمت استراتژی ERP دو لایه است، نه تنها باید توانایی مدیریت پیچیدگی‌های داده‌ها را داشته باشد، بلکه باید سیاست‌ها و رویه‌های حاکمیت شرکتی قوی برای مدیریت همه چیز از مدیریت داده‌های اصلی (MDM) گرفته تا ادغام مالی و سیاست‌های منابع انسانی داشته باشد.
فرایند انتخاب ERP برای پیاده‌سازی استراتژی دو لایه
برای اینکه بتوانید در سازمان خود از رویکرد ERP دو لایه استفاده کنید، در گام اول باید نرم‌افزارهایی را بیابید که با ERP فعلی یا ERP لایه یک شما به خوبی ادغام شود تا مدیریت داده‌های اصلی از این طریق ممکن شود. همچنین نرم‌افزار انتخابی شما باید از فرآیندهایی مانند حسابداری، زنجیره تأمین، فروش، بازاریابی و عملیات همراه با نیازهای تخصصی شما پشتیبانی کند. همچنین داده‌های دریافتی از این ماژول‌ها را در لحظه نمایش داده و قابلیت گزارش‌دهی قدرتمندی داشته باشد. درصورتی‌که شرکت مادر شما، یک شرکت بین‌المللی با زیرمجموعه‌‌هایی در کشورهای مختلف است، نرم‌افزار انتخابی لایه دو باید از ویژگی‌های چندارزی و چندزبانی نیز پشتیبانی کند.
همچنین نرم‌افزار لایه دو باید به نحوی انتخاب شود که نه‌تنها نیازهای مدل خاص کسب‌وکار و صنعت شما را برآورده کند، بلکه بتواند مکمل عملیات نرم‌افزار لایه یک شما برای بهبود عملکردها و سودآوری نیز باشد. پس درصورتی‌که یک نرم‌افزار ماژولار انتخاب کنید، شما برنده‌اید.
در مسیر انتخاب نرم‌افزار باید به این نکته نیز دقت کنید که هزینه اولیه و هزینه مالکیت نرم‌افزار سطح دو نباید سنگین باشد. مسئله هزینه، بسیاری از شرکت‌ها را به استفاده از راهکارهای Saas سوق داده است زیرا پیاده‌سازی آن‌ها ساده و سریع است و نگهداری و تعمیرات آن‌ها نیز نسبت به سیستم‌های سنتی هزینه پایین‌تری دارد. Saas ERPها بعنوان نرم‌افزارهای لایه دو، برای شرکت‌هایی که مجبور به صرفه هزینه زیاد و بکارگیری تعداد زیادی از نیروهای متخصص خود برای اجرای روان ERPهای بزرگ لایه یک هستند، گزینه جذابی است و برای شرکت‌های تابعه که در مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند نیز بهترین گزینه محسوب می‌شود.
