پیاده‌سازی راهکار جامع مدیریت منابع سازمانی فرایند پیچیده‌ای است و بر کل سازمان اثر می‌گذارد. سازمان‌ها ممکن است با موانع فنی یا چالش‌هایی مربوط به کارکنان مواجه شوند. برخی موارد چالش برانگیز در پیاده‌سازی ERP برای کسب‌وکارها عبارتند از: بررسی و انتخاب شرکت عرضه‌کننده ERP، برنامه‌ریزی و مدیریت صحیح، تصمیم‌گیری درباره اینکه کدام سیستم‌های فعلی باید با ERP یکپارچه‌سازی شوند، آموزش مناسب و کافی کارکنان درباره ERP، آزمایش کافی ERP قبل از استقرار و حفظ کارکنان بعد از پیاده‌سازی ERP.
دشواری‌هایی وجود دارند که پیاده‌سازی ERP را با مشکل مواجه می‌کنند و گاهی باعث شکست در این فرایند می‌شوند، از جمله انعطاف‌پذیری کم سیستم ERP انتخاب شده که باعث می‌شود سازمان به ناچار فرایندهای خود را با سیستم تطبیق دهد، مقاومت کارکنان در برابر تغییر، برآورد نادرست هزینه‌ها از جمله هزینه سفارشی‌سازی، سرمایه‌گذاری در سخت‌افزار و هزینه نگهداری، برآورد نادرست زمان پیاده‌سازی، دانش کم درباره قابلیت‌های مختلف سیستم و پشتیبانی ضعیف شرکت عرضه‌کننده.
بهترین روش‌ها برای کاهش ریسک و هزینه در پیاده‌سازی ERP
با توجه به چالش‌های پیاده‌سازی سیستم‌های برنامه‌ریزی مدیریت سازمانی و احتمال شکست در آن که باعث اتلاف منابع ارزشمند سازمان می‌شود، بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها به دنبال روش‌هایی برای کاهش ریسک پیاده‌سازی این سیستم‌ها هستند. برای این منظور می‌توان از روش‌های زیر بهره برد:
- سازمان باید درباره شرکت عرضه‌کننده ERP و ویژگی‌های نرم‌افزار آن، فرایند پیاده‌سازی و خدماتی که ارائه می‌شود و همچنین هزینه‌ها به خوبی تحقیق کند و درابتدای کار همه نیازهای خود را به دقت تعریف کند.
- باید کاربران در مرحله طراحی سیستم ERP دخالت داده شوند زیرا آنها بیشترین شناخت را از فرایندهای کنونی کسب‌وکار دارند. ضمنا این کار سبب خواهد شد از سیستم استقبال بیشتری کنند و از آن بطور کامل بهره ببرند.
- سیستم ERP باید به‌گونه‌ای پیکربندی شود که از فرایندهای مهم کسب‌وکار پشتیبانی کند.
- سازمان باید از انتقال بدون فکر همه داده‌ها که ممکن است شامل داده‌های قدیمی و نامربوط باشد پرهیز کند و فقط داده‌هایی را که هنوز کاربرد دارند منتقل کند.
- لازم است به کیفیت آموزش کاربران دقت شود و محتواهایی برای آموزش و وفق دادن آنها با سیستم تهیه شود.
- شرکت حتما باید سیستم را قبل از پیاده‌سازی ERP برای کاربران به خوبی آزمایش کند.
- گروه پروژه باید بعد از استقرار سیستم باید به بازخورد‌های کاربران دقت کند و سیستم مطابق با این بازخوردها تنظیم و اصلاح شود.
توصیه‌های برای کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی ERP
1. برنامه‌ریزی دقیق و تعیین بودجه و هزینه‌های پیاده‌سازی ERP
باید در ابتدای کار به این گونه پرسش‌ها پاسخ دقیق داده شود: رویکرد شرکت در زمینه انتقال داده چه خواهد بود؟ قیمت نرم افزارهای ERP چقدر است؟ آیا هزینه‌ای برای سخت‌افزار و شبکه باید پرداخت شود؟ از چه مشاورانی باید استفاده شود؟ چه گروهی در سازمان مسئولیت پروژه را بر عهده خواهند داشت و وظایفشان چیست؟
2. انتخاب ERP بر اساس نیازهای کسب‌وکارتان
از تهیه کارکردهایی که مورد نیاز شرکتتان نیست و همچنین خرید نرم‌افزاری که انعطاف‌پذیری لازم را برای برآورده کردن نیازهای کسب‌وکار شما ندارد اجتناب کنید.
3. اجتناب از سفارشی‌سازی بیش از حد نیاز در پیاده‌سازی ERP
سفارشی‌سازی اضافه نه تنها بطور مستقیم هزینه بیشتر پیاده‌سازی ERP را به شما تحمیل می‌کند و فرایند پیاده‌سازی را طولانی‌تر می‌کند، کار ارتقا و به‌روزرسانی را نیز دشوار می‌کند.
4. تمرکز بر نرخ بازگشت سرمایه (ROI) در درازمدت
سازمان باید ROI خود را قبل از شروع پروژه تعیین کند و تاثیرات درازمدت هر تصمیم در زمینه ERP را روی سازمان در نظر بگیرد. بدون توجه به این نکته، برخی صرفه‌جویی‌های کوچک ابتدای کار ممکن است در نهایت باعث هزینه‌های هنگفت پیاده‌سازی ERP برای سازمان شود.
5. مشاوره
استخدام مشاوران مناسب و استفاده از تجارب آنان در پیاده‌سازی ERP درحوزه مسائل فنی و مسایل مربوط به کسب‌وکار در صورت لزوم.
